实施全程管理是有效控制生产文件质量的保证

实施全程管理是有效控制生产文件质量的保证——秦山第二核电厂生产文件管理的启示

朱晓钦

（中核核电运行管理有限公司）

摘　要：生产文件是生产阶段形成的工作依据性文件，又是生产过程的记录，关系到企业生产安全、生产效率和产品质量，关系到企业的经营管理甚至生死存亡。因此，加强生产文件质量管理，确保生产文件的真实有效、准确可靠、完整齐全十分重要。秦山第二核电厂实行的全程管理生产文件质量的方法，给我们很多启示，值得学习借鉴。

关键词：生产文件　全程管理　质量控制　文档一体化

生产文件是生产阶段形成的工作依据性文件，它既是生产的依据，又是生产过程的记录，关系到企业生产安全、生产效率和产品质量，关系到企业的经营管理甚至生死存亡。如何加强生产文件管理，确保其真实有效、准确可靠、完整齐全十分重要。秦山第二核电厂在加强生产文件质量管理方面做了许多积极的探索，值得学习借鉴。

一、秦山第二核电厂生产文件管理特点

秦山第二核电厂生产文件是在核电站生产阶段所产生和使用的具有职能价值的现行文件，是核电站最重要的一类执行性文件和记录性文件，它包括上层文件、技术支持文件、程序文件、管理手册、记录报告及来往信函等。文件是档案的前身，是档案的基础，核电厂充分考虑到两者密不可分的关系，实施了有效的文件管理。

（一）实行文档一体化管理

电厂领导从总体规划角度提出了文档一体化管理思路，设立了专职的文件档案管理部门——信息文档处。文档管理部门集中管理电厂文档信息业务，并通过科学、先进的信息技术手段，更好地管理利用各类文档信息，在电厂其他各部门之间起到联系、协调、提供信息利用的作用。信息文档处负责文件的收发、录入、管理等，承担着每一个新文件的最新发布，可以协调各方，总揽全局，并将各类文件及时归档，切实做到文件档案一体化管理。为保证被接收文件的完整性，被分发文件在各项活动中使用的有效性，秦山第二核电厂明确规定了文件接收的控制方法、相关部门的责任，还明确规定了公司各类文件材料的归档范围、归档的实施方法和质量要求，为文档部门做好文件的管理、收发控制、利用服务等工作打下了坚实基础。

（二）使用分类管理法进行生产文件管理

秦山第二核电厂在建设实施阶段，文档分为工程文档和生产文档两类进行管理，而在完全进入生产阶段后，除日常一般性往来函件等，秦山第二核电厂文件构成主要是有关生产的各类文件档案。生产文件档案主要由上层文件、技术支持文件、程序文件、管理手册、各类生产记录报告、合同文件、有关生产活动的信函等组成。不同种类的文档配备不同的专职人员专门管理，保证了其专业性、完整性。在实际运用管理工作中，根据秦山第二核电厂对生产文件的控制和使用要求，我们将生产文件统筹分成基准文件、卫星文件、工作文件三大类。

1．基准文件的管理

基准文件是指电厂在生产、管理活动中产生或使用的文件的原件或主件，基准文件由信息文档处进行统一管理。基准文件的作用是用于产生卫星文件和特殊情况下产生工作文件，它必须保证是唯一和最新的版本，也即基准文件必须及时、正确地归档和更新。信息文档处针对基准文件专门设立了基准文件库。基准文件库房按照“深化检索、简化整理”的原则管理。在生产文件生效、发布后，根据原件编码，将其在数据库系统中检索出来，按照既定规则处理排架、打印标签、更新替换文件版、整理归档作废文件，同时，专人负责数据库系统中相应文件数据信息的更新和修改。进行基准文件管理，既保证了源数据的完整，又维护了原始文件的完整、安全和有效。

2．卫星文件的管理

卫星文件是来自基准文件并用于产生工作文件的原件，需要加盖信息文档处的专用“卫星文件”章，否则为无效文件。卫星文件的产生、更新和取消由信息文档处实施严格管理，必须做到与基准文件保持一致，确保所提供的卫星文件完整、有效。卫星文件由秦山第二核电厂各使用部门自行保管，信息文档处定期对卫星文件进行检查，对重点处室进行不定期的抽查，主要检查卫星文件的正确性和有效性，以及作废文件的后期处理情况。对于每次的检查都形成记录并定期通报检查结果，以便于发现问题后及时纠正。

3．工作文件的管理

工作文件是用于运行、检查、试验、维修等作业过程的文件。工作文件来自卫星文件，由使用部门负责产生和管理，并加盖“工作文件”章才能成为有效文件。信息文档处定期对各部门的工作文件使用情况进行检查，形成记录并定期通报。工作文件使用完毕后，应由各部门文件管理员将其收回，进行登记销毁或作为记录报告归档。

将生产文件按照不同的使用方式进行分类管理，步骤一环扣着一环，不允许一份生产文件不经过文档管理部门而直接进行处理、发布，基准文件库的文件只作为参照文件，不允许拿出去使用。这种分类管理的方法维护了档案原件的完整、安全、有效，具有相当的实用价值，值得借鉴。

（三）责任明晰，确保生产文件准确、有效

对企业来说，文件有效性和准确性有时是关乎生死存亡的大事。秦山第二核电厂的生产文件的形成、校核、审定及批准由各部门负责并签字确认，而信息文档处在生产文件形成后进行中间干预，实行文档审查，确保生产文件的唯一性和最新性，并在各部门负责人对生产文件批准签字后进行文件生效处理，发布最新文件。生产文件生效过程是一个分工合作、各司其职、互相监督的过程，这样既避免多头管理造成文件混乱，又明确了各部门职责，保证了生产所需文件的有效性、准确性。

（四）实施文件收发控制，文件管理工作顺畅，保证文件及时、有序传递和归档

为保证被接收文件的完整性、有效性和及时性，秦山第二核电厂按照文件管理规定在信息文档处设立了统一的文件交换站，用于核电厂内部及各部门之间以及与现场承包商之间的文件收发、传递，以保证文件能够及时、正确、有效、有序传递。

1．生产文件的接收

秦山第二核电厂生产文件的接收分为纸质文件接收和电子文件接收。秦山第二核电厂目前只针对一些特殊的技术支持文件、上层文件、合同文件及一些生产维修急需现场使用的生产文件进行纸质文件接收处理，其余均通过系统流程进行电子文件接收处理。纸质文件接收时严格按照不同类型文件的特殊要求进行有效性检查，若有不当则退回修改，特别是记录报告类文件要依据《文件材料归档范围和要求》来执行。文件接收完毕，按照文件著录要求将有关的数据信息录入数据库系统中，以便于将来检索查询。电子文件接收一般按照《电子文件归档及管理》规定执行，对于电子流程文件，则在文件批准后由信息文档处相应专业人员进行生效发布并将信息及所附带的电子文件接收归档进入查询系统，以供有关人员查询利用。

2．生产文件的分发及更新

生产文件的分发与接收一样，分为纸质文件分发与系统电子文件的分发。纸质文件分发时需填写文件分发更新单，由信息文档处根据授权部门或电厂领导确定的范围对原件复印、扫描后加盖相应红色印章进行分发，而原件则保持原始状态归档保管。系统电子文件的分发是经过系统流程产生的文件在生效后通过系统自动分发给各部门的专职文件管理员。这些文件管理员在接收到电子文件后下载打印成纸质文件，并在文件封面上加盖本部门的文件接收章，注明下载日期，并及时更新、撤销旧版文件。

二、秦山第二核电厂生产文件管理的启示

（一）实施文件、档案一体化管理，便于把好文件的入口关和出口关，确保档案内容、版本的准确、无误、有效

实践证明，建立科学有效的文档管理体系是核电厂各项活动顺利进行和安全高效运行的保证。目前，秦山第二核电厂的文档一体化管理体系已健全、完善，文件运转和利用相当有效。

（二）区分原件、复印件，进行分类管理

原始档案是不可再生和完全复制的，但我们又需要对其记载的信息数据进行加工利用，因此利用复印件提供使用，不但保护了原始档案和数据，又能够使我们多次利用与原始档案相一致的信息内容，有利于保护档案原件。

（三）加强文件形成过程控制

将文件管理的关口前移，明确形成过程各环节相关人员的工作责任，可以增强档案的完整性、准确性、有效性，保证生产过程的安全和高效。

（四）企业的一切生产活动实施文件化和程序化管理

企业生产实践过程都形成一定的文件记录，做到物出有据、事出有证，使企业发展的每一个历史片断都留下记忆；同时，将形成的文件记录从始至终均纳入管理体系，避免人为失误，防止文件管理因人而异、因时而变，确保文件管理安全有效。

（五）专业的档案工作人员是生产文件管理有效进行的关键

档案人员是实施档案全程管理的主体，只有建立一支既懂档案管理又熟悉生产工艺的专业档案工作人员队伍，并保持相对稳定，才能满足生产文件持久、有序、安全管理，才能保证文件全过程管理。