浅谈项目档案管理工作

浅谈项目档案管理工作——以宁波市重点工程周公宅水库为例

夏　可

（宁波市周公宅水库管理局）

摘　要：由政府投资建设的重点工程集中反映了一个地区、一个城市政治、经济、科技、文化等方面的发展，无论从历史记录角度还是现实利用角度来说，做好重点工程项目的档案工作意义重大。笔者以周公宅水库工程为例，从加强制度、组织建设，开展同步监督指导和做好档案开发利用三方面论述了做好重点工程项目档案工作的体会。

关键词：重点工程　水库　档案管理

周公宅水库工程位于宁波市鄞州区章水镇境内的奉化江支流北大皎溪上，坝址位于章水镇原周公宅村下游约250米处，距宁波市区51千米。周公宅水库是一座供水、防洪结合发电的综合利用大（Ⅱ）型水利工程，水库具有多年调节性能，库容为1．118亿立方米。周公宅水库工程总投资8．117亿元，主体工程于2003年2月18日开工建设，2011年4月通过竣工验收。作为一项大（Ⅱ）型水利工程项目，具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案载体多样、数量较多，价值也比较高。形成的工程档案是水利工程项目的建设、维修、管理和改扩建的依据，又为宁波长远的经济建设和水利事业积累了宝贵的材料。

通过参加周公宅水库工程档案管理工作，笔者认为在项目档案管理中需要加强以下几方面的工作：

一、加强制度和组织建设是前提

周公宅水库工程档案，从工程立项、施工、竣工验收到使用期间产生的档案，贯穿于工程建设的整个过程，同时，它又分别产生于建设、勘察、设计、施工、监理等单位，要保证档案的齐全完整，必须首先从制度建设着手。我们把档案工作列入年度计划（计划包括整个建设中产生的档案内容、种类、产生的部门、收集、归档的时间安排，以及具体的质量要求等）及档案工作人员的岗位职责、目标考核、劳动竞赛中；并作为基础管理的一项重要内容，依法纳入到项目法人责任制、工程质量责任制、招投标制、工程监理制和合同管理中。根据国家、地方法规、标准的要求，结合工程实际制定了一系列的档案管理制度。

周公宅水库实施网络化管理，建立了以副总经理挂帅，计划财务处处长分管，各职能部门协助，工程监理、总承包单位把关的四级档案管理网络；理顺了重点工程从立项、设计、招投标、具体实施到验收把关的各个环节一级抓一级的档案管理体制。同时，成立了综合档案室，配备了专职档案工作人员，加强工程档案管理人员的业务培训，每年组织各参建单位参加市重点工程档案培训。可以说，组织、制度的健全，为项目档案提供了有力保障。

二、开展同步监督指导是保障

重点工程档案是项目建设从立项、实施到竣工全过程的真实记录，其内在质量直接关系到工程建设质量。重点工程建设往往投资大、工期长，新技术、新材料、新工艺采用集中，参与主体多，参建单位资质水平参差不齐，协作管理难度大，因此工作项目档案也就具有了组成成套性、形成阶段性、内容专业性、制成材料多样性和归档时间难以把握等特点。因此，加强在工程建设过程中的业务指导，使档案工作与项目建设实行“三同步”（同步管理、同步检查、同步验收），才能确保重点工程档案的质量和进度。

第一，档案监督和控制应在立项阶段就介入。重点工程的确定，往往经历了方案的提出、可行性研究、项目选址、方案比选论证、方案及概算审批这一复杂的前期过程，其中形成的档案材料非常重要，但因历时较长，经办人员较多，也最易散失，因此，要打提前战。周公宅水库建设项目从立项准备开始，明确了专人负责及时收集和整理形成材料的职责，并且为了工作的便利，把人员专门放在前期部门，确保档案管理人员对形成材料进行完整、系统、及时的收集和整理。

第二，工程全面实施前，我们制定了《档案管理暂行办法》《档案管理实施细则》等制度，对指挥部各处室、各分支机构的档案工作原则、管理机构和职责、归档范围、归档时间和要求、密级划分和保密规定以及档案材料保管、鉴定和利用等方面进行了全面的规范。参建单位进来后，结合工程实际，又制定了《项目文件归档与档案整理要求（包括归档范围和保管期限表）》，印发给各施工、监理、设计单位，明确施工、监理、设计单位和建设单位的档案工作职责和任务，明确竣工文件的归档范围及整理要求，使各参建单位对本项目文件材料的形成、积累、收集和整理有据可依，为整个工程档案的管理开好头，起好步。

第三，在工程合同或协议的签订过程中，把工程文件材料和合同中对承包人应提交竣工文件材料的名称、内容、编制要求、归档份数、时间、费用、质量要求及违约责任等提出具体的要求，并明确条款进行约定，使之直接与竣工验收、结算挂钩；在和监理单位签订合同时，明确监理单位对竣工资料的监督审核和向建设单位提交监理档案的职责，从而将档案工作全面纳入工程建设中。

第四，工程项目竣工时，我们严格按国家规定对工程立项、设计、施工、竣工等阶段形成的所有文件材料，进行认真检查和审核，保证整个工程项目档案齐全、完整、准确、系统。特别把核实竣工图的准确性放在首位，验收时坚持做到“三个结合”，即业主档案人员与施工单位技术人员相结合，与监理公司监理工程师相结合，与上级业务指导部门相结合，共同审核档案的准确性。在工程项目施工的全过程中，及时收集声像材料，形成了一套完整的照片档案及光盘资料，保证了竣工档案的齐全、准确、系统。

我们还对工程档案管理实施全过程指导、检查和服务。档案管理部门与工程其他部门一样都在工程一线，根据工程的进展，随时对参建单位进行服务，掌握文件材料收集、整理的进度。在跟踪指导中，我们对发现的情况和问题及时进行分析，认真研究解决措施，搞好内外协调并加以落实，如在对机电安装工程档案管理指导中，发现施工单位对工程档案不够重视，文件材料手续不完备，也没有进行系统整理，归档不及时，我们就和监理单位一起组织有关单位召开现场办公会，明确提出意见和建议，具体指导他们做好文件材料的收集、整理，我们的目标是在工程建设的同时，竣工资料同步形成，做到单项工程边建成、边验收、边立卷，从而使档案工作与工程进展同步，保证工程项目档案资料的归档率、准确率。

三、做好档案开发利用是目的

项目档案利用是开展项目档案工作的出发点。根据工程利用的需求，将静态档案信息通过查找、加工、编辑等变为动态、系统的信息，才能充分发挥档案的内在价值。在实际工作中，水库档案室编写了组织沿革、大事记、年鉴、全宗介绍、基础数据汇编、制度汇编等编研材料，为日常工作提供了借鉴、参考。另外，通过编写档案利用效果，分析、预测档案利用的方向，选择有关专题进行档案信息开发利用。