从“非转农”办理中看人事档案的作用及其管理

从“非转农”办理中看人事档案的作用及其管理

丁　敏

（金华市人才市场管理办公室）

摘　要：“非转农”业务的办理需要提供人事档案的相关信息作为佐证，在提供利用的过程中，笔者发现人事档案存在不完整情况，认为应由高等院校、用人单位、人事档案管理部门三方携手，加强管理，以确保人事档案的完整性。

关键词：“非转农”　人事档案　管理　作用

本文所称“非转农”，是指原为农业户口的学生，在被大中专院校录取后，户口迁往学校并转为非农户口，毕业后未被行政机关、事业单位、国有企业正式录用，经乡镇、行政村同意后，可以重新落实农业户口。2011年11月，金华市公安局下发《金华市区特定时期入学大中专院校毕业生户口“非转农”办理指南》的通知（以下简称《指南》），开始在全市范围内办理“非转农”业务。根据《指南》规定，办理“非转农”需要人力社保部门提供申请对象毕业后的就业情况证明。金华市人才市场管理办公室是市人社局管理流动人员人事档案的专门机构，负责出具“非转农”办理的相关情况证明。笔者结合参与“非转农”办理的实践，对人事档案在其中的作用进行分析，并反思人事档案应如何加强管理。

一、“非转农”办理中人事档案的作用

按照《指南》要求，符合“非转农”办理条件的主要有下述四种情况：（1）1995年以后毕业（肄业、结业）且在2003年底前入学的大中专院校毕业生，未曾被行政机关、事业单位、国有企业正式录用；2004年以后入学的大中专院校毕业（肄业、结业）生，属学校明确要求入学前将户口随迁的，能提供入学学校要求随迁证明。（2）被大中专院校招生录取迁出时属本市区农业户口。（3）申请“非转农”时户籍在本市区。（4）迁入地村民委员会及乡镇（街道）同意接收。根据以上条件，只要申请人人事档案中的入学时间、毕业时间以及就业工作情况能符合“非转农”条件的，他就具备了“非转农”资格。

在人才市场管理办公室保管的流动人员人事档案中，主要有以下几种材料能作为“非转农”办理的依据：（1）报到证，它是学校依据学生和单位签订的就业协议书上报至教育厅后再由教育厅下发的一份报到证明，报到证上一般会注明报到地点及具体的就业单位；（2）招工登记表、转正登记表、录用干部登记表、干部介绍信、事业单位录用通知书；（3）合同，这是确定双方劳动关系的证明；（4）解除协议、解除或终止劳动合同、开除文件、辞职证明，这是证明离开单位的材料；（5）考核表，这是申请人工作单位对申请人工作情况的鉴定；（6）工资核准表，反映申请人工龄工资情况，一般国企、事业单位才有；（7）职称初定表、职称评审表、职称考试合格登记表；（8）履历表上有申请人工作简历。根据上述8项内容，由人才市场管理办公室出具相关材料，并加盖公章，就能作为申请人就业情况证明，再到工商局打印各就业单位的企业性质后，一起上报给公安局审核决定是否办理。

二、从“非转农”办理中反思人事档案管理

（一）“非转农”办理中发现的人事档案管理存在的问题

截至2012年12月，金华市人才市场管理办公室已出具近6000份人事档案证明，为顺利办理“非转农”业务提供了高效服务。但是，在提供人事档案证明时，我们发现人事档案管理存在诸多问题，尤其是材料不齐全，信息不完整、不真实的情况比较突出，在一定程度上阻碍了办理工作的顺利开展。

1．人事档案材料不齐全

表现在：一些申请人的人事档案中只有进入单位的招工表、介绍信，却没有离开单位的证明材料，其职称表、履历表上也未显示单位录用、离职情况；一些申请人的职称表、履历表尽管填写了履职单位，但缺少相关的就业合同证明；一些申请人的档案十几年未曾更新，只有学生档案，没有就业档案，无法出具就业情况证明。

2．人事档案信息不完整

由于一些学生和就业单位对人事档案的重要性认识不足，在人事档案材料填写时存在马虎草率的行为，造成了人事档案信息错误、不完整等情况，直接影响了“非转农”的顺利办理。如，报到证上显示的一些单位名称不准确，或少字或简写，也没有加盖公章，工商部门无法据此查询申请人工作单位的性质；一些就业单位在和学生签订协议书时直接加盖集团公司的章，而学生离职时，又由集团公司下属单位出具离职证明，无法据此确定学生的具体供职单位；毕业生登记表、成绩单上缺少落款时间，有些连同意毕业的意见都未签署，无法据此判定学生毕业的准确时间及是否已获取毕业资格。

3．人事档案信息不真实

主要表现为：由高校产生的报到证内容不真实，当事人对报到证上的单位名称一问三不知，存在学生被就业的情况；用人单位对公章管理混乱，只要是熟人，不是客观事实也在就业协议书上加盖公章。

（二）加强人事档案管理的有效途径

一份完整的人事档案应该是对个人出生、成长等最全面、最真实的记录。笔者认为，要保证人事档案的完整、真实，应该由人事档案形成、管理的三个部门，即高等院校、用人单位和人事档案管理部门共同联手，加强管理。

1．高等院校和用人单位应重视人事档案的形成和积累

高等院校和用人单位应遵循以事实为依据的原则，杜绝档案材料出现不真实、不完整的情况，比如，高校上报教育厅产生的报到证应该同时附有就业协议书，当报到证有错误时就可以协议书上的公章作为补充依据；用人单位也要重视人事档案材料及其所反映内容的完整性，特别是要规范公章管理，防止出现类似就业和离职单位公章不同的情况。

2．人事档案管理部门应加强对档案材料的审核和指导

在档案接收和转出的过程中，人才市场管理办公室的档案部门应对接收或转出的人事档案的真实性、完整性进行审核，发现问题时要及时提醒相关人员作必要的材料补充；档案部门也要以与时俱进的眼光指导用人单位收集有关材料，以完整记录个人人事信息。