禽流感文件材料的前端控制和过程管理

H7N9禽流感文件材料的前端控制和过程管理

楼　俐

（浙江省绍兴市第六人民医院）

摘　要：H7N9禽流感疫情，是继传染性非典型肺炎（SARS）、H1N1禽流感之后的第三波疫情。笔者在参与前两次疫情档案管理的基础上，提出H7N9禽流感文件材料应实行前端控制和过程管理，以期为今后预防、控制和治疗各类疾病以及处理类似公共卫生突发事件提供参考。

关键词：H7N9　文件材料　前端控制　过程管理

自2013年2月以来，上海、安徽、江苏、浙江等省市先后发现不明原因的重症肺炎病例若干例，经诊断这些病例均为H7N9禽流感病例。这是继传染性非典型肺炎（SARS）、H1N1禽流感之后发生的第三波疫情。笔者认为，各医院在控制好疫情蔓延、传播的同时，应根据H7N9疫情防控工作中文件材料的形成特征，加大前端控制和过程管理的力度，切实提高H7N9疫情档案的管理水平，这对于今后预防、控制和治疗各类疾病以及处理类似公共卫生突发事件将起到非常关键的作用，意义深远。本文结合绍兴市第六人民医院H7N9禽流感文件材料管理工作的实际，谈一些具体做法和体会。

一、主动出击，加大前端控制力度

H7N9禽流感疫情的突发，是对医院档案部门专技人员专业知识娴熟度及职业敏感度的最好考量。疫情就是命令，我院档案室在分管领导的指令下，紧急召开相关职能部门网络兼职档案员会议，就H7N9禽流感文件材料管理工作进行布置，及时将H7N9禽流感文件材料收集范围、收集原则及相关要求等下发给各职责科室，并据此从源头上对文件材料的形成、收集进行把控。

（一）明确H7N9禽流感文件材料的收集范围

H7N9禽流感文件材料具有内容丰富、载体多样的特点，其内容大致可分为9类：（1）组织领导、工作机制、疫情指示、实施方案、措施通知、决定、安排、会议记录、纪要、大事记等材料。（2）医疗专家检查、视察工作时的讲话、指示材料。（3）疫情监测情况、应急预案、信息统计数据、网络直报数据材料等。（4）疫情通报、舆论宣传、宣传资料、简报、阶段性总结等材料。（5）本单位有关H7N9发文等材料。（6）接受捐赠物资、资金等材料。（7）先进事迹表彰和失职处分材料。（8）H7N9禽流感病例病历档案。（9）与之相关的照片、声像、实物及其他。从载体形式看，H7N9禽流感文件材料主要以纸质为主，电子文件、照片、录音、录像、幻灯片、实物等为辅。

（二）强调H7N9禽流感文件材料的收集原则

H7N9禽流感文件材料的收集原则主要包括：（1）收集应遵循宜早不宜迟、种类宜多不宜少、范围宜广不宜窄，尽早、靠前、广泛收集相结合的原则；（2）档案人员应以对党、对人民、对历史高度负责的态度，以维护党和国家历史真实面貌为己任和使命，确保H7N9禽流感文件材料的完整齐全。

（三）把控H7N9禽流感文件材料的形成和收集

H7N9文件材料主要形成于医院党政、人事、医务、科教、院感、护理、财务、信息、总务等职能科室，如果这些部门对档案工作认识不足、档案意识不强，势必影响文件材料的形成质量和收集的完整性。因此，档案人员主动出击，在取得医院领导支持和相关科室配合的情况下，从源头上加强对文件材料形成和收集的指导。比如，病案是记载疾病发生、发展、诊治经过、治疗效果及转归等的文字记录，它是H7N9禽流感文件材料的重要内容。对病案的质控原则上属于医院医务科的职能范围。档案室工作人员就从有利于病案保管的角度向医务科提出了病案书写、内容记录、材料等方面的建议。又如，档案人员紧紧抓住H7N9禽流感“突发”的特点，进一步密切与各职能科室兼职档案员的联系，根据文件材料收集范围、要求等突击开展收集指导，确保了H7N9禽流感文件材料的完整齐全。

二、指导和审核并重，切实加强过程管理

（一）指导开展编目、整理和预立卷工作

在控制前端的同时，加强过程管理也很重要。档案人员定期、定时、定点、定科进行巡视和走访，指导各职能科室开展文件材料的编目、整理和预立卷工作，如：指导建立各大类；遵循档案形成的自然规律，对材料进行归类整理，并保持文件间的有机联系；设立卷内目录表和备考表等。同时及时为科室兼职档案员解疑释惑，帮助他们妥善解决在文件材料归类整理和归档过程中遇到的各类业务问题，如分类交叉问题、保管期限划分问题、顺序排列问题、编目格式问题等。

（二）严格进行归档材料审核工作

H7N9禽流感疫情得到控制后，其文件材料的形成也告终结，此时，平时积累在各职能科室且已完成预立卷工作的材料就将向医院综合档案室移交。档案室严格按照归档要求、范围等对归档材料进行审核，发现不符合要求的材料即时退回各职能科室进行整改或补充；对于符合要求的归档材料，由档案室按文件材料的不同载体形式，遵照相关规则划分档案保管期限、统一进行编目整理，并通过数据录入、扫描技术处理等输入档案管理系统软件进行管理。

三、结语

对H7N9禽流感文件材料实行前端控制和过程管理，是我们在总结SARS、H1N1两次突发疫情材料形成规律特征的情况下自行摸索出来的工作经验，经实践证明是可行且有效的。今后，我们将对这些档案进行科学的开发利用，以期为新疫情的预防、控制、治疗与研究提供更实际的服务，真正实现档案的价值。