数码照片档案的特点和管理对策

数码照片档案的特点和管理对策

胡小明　王秋菊

（浙江省档案局）

摘　要：数码照片与传统照片相比有很大的不同，优缺点并存，当前数码照片档案管理存在着管理规范缺位、真实性和安全性难以保证、收集难度较大、整理不规范等问题，本文提出了加强数码照片档案管理的应对之策。

关键词：数码照片档案　特点　管理对策

随着数码相机的广泛应用，数码照片逐渐取代了传统的胶片照片，这为人类生活包括档案工作带来了很大的便利。数码照片与传统照片相比有很大的不同。近年来，由于数码照片数量的激增，如何根据数码照片档案的特点进行科学管理，成为摆在档案工作者面前的一个紧迫课题。为此，要尽快建立起相应的管理制度，尤其要寻找出应对良策。

一、数码照片优缺点并存

数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于光盘、存储卡等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件。数码照片档案则是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的、有保存价值的数码照片。数码照片与传统照片相比，具有许多优点。除了成像快、处理快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还具有存储久、质量不变的特点。不仅可以在数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，其应用范围广泛。

当然，从档案管理的角度看，数码照片也有它的缺点：一是数码照片对软、硬件环境的依赖性。数码照片依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件而具有生命力。从制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，离开了计算机系统，人工无法识读，更无法对其施加任何影响，管理活动便无从谈起。二是数码照片信息的易改性。一方面，计算机对数码照片的增、删、修改十分容易。另一方面，如果档案人员在整理照片时误操作，也容易对数码照片档案造成损害。三是数码照片信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置，也不再对原载体从一而终，可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间。也就是说，它不再具有物理意义上的实体形态，并且与载体分离，如果原照片没有备份就很难辨其真伪。

当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等可转成数码照片，方便管理和利用。反之，数码照片也可以冲印成纸质照片，或生成胶片。

二、当前数码照片档案管理存在的问题

在数码照片基本取代传统照片的背景下，数码照片档案的管理已引起了有关方面的重视，但在管理的实践中仍然存在较多的问题，主要表现在：

（一）管理规范缺位

尽管国家档案局已于2002年出台了《照片档案管理规范》等相关文件，并对照片档案提出了明确的管理要求，但上述管理规范并未涉及数码照片档案的管理。目前，国家档案局也没有出台专门针对数码照片档案管理的相关规定。管理规范的滞后使得许多档案馆（室）对数码照片的管理处于一种“规范缺位、各显神通”的无序状态。

（二）真实性、安全性难以保证

现代科技的迅猛发展，计算机和功能强大的图像处理技术的完美结合，开辟了现代数码科技随心所欲的新天地。它在带给人们现代生活方式的同时，也使传统暗房做不到的特殊图像效果都可能做到，甚至改头换面、无中生有、偷梁换柱等技术处理也易如反掌，数码照片和数码照片档案的真实性、可信度因而大打折扣。另外，数码照片档案以数字化形式存储于计算机硬盘或光盘中，也存在诸多不安全因素，如设备故障、计算机病毒侵害、介质老化等可能造成数据文件的破坏或丢失。

（三）收集难度较大

从实际工作情况来看，由于基层部门的兼职档案人员大多数没有经过专业的档案培训，既没有将数码照片及时归档的档案意识，也缺乏档案管理方面的业务知识，所以，当数码照片形成后，当事人不知道或是不舍得将照片归到档案馆（室），甚至担心照片归档后，利用起来不方便。也有相当一部分人受传统档案观念的影响，只注重传统实体照片的归档、保存，不重视数码照片的移交归档，致使相当数量的数码照片档案散存于部门或个人手中。另外，由于人员变动等情况，没有相关的移交制度和手续，也会导致大量有保存价值的数码照片流失。

（四）整理不规范

数码照片的拍摄者在完成拍摄任务后，往往是将大批量的数码照片从数码相机中卸载转存于计算机上，很少有人会及时对其进行分类、编写照片说明等整理工作。时间长了，电脑中存储的照片文件越来越多，有些照片的相关信息甚至连拍摄者本人也说不清楚，这使得数码照片在移交归档后，因为照片拍摄时间不明、拍摄内容不详等原因而无从着手整理。

三、加强数码照片档案管理的应对之策

（一）制定规范，完善管理制度

造成数码照片档案收集难和管理难的原因，主要是缺乏制度规范的指导。国家档案局应抓紧制定出台专门针对数码照片档案管理的标准规范，或者对现有《照片档案管理规范》进行修订，增加数码照片档案管理的专门内容，从而使档案馆（室）在管理数码照片档案时有规可循。各单位也应根据自身实际，制订符合档案管理要求和适合本单位特点的数码照片档案管理制度，并明确数码照片档案管理人员的职责范围。通过相关制度的建立和落实，加强数码照片档案的规范管理。

（二）实施前端控制，加大收集力度

数码照片档案的特性使其收集比传统照片档案的收集更为复杂，收集好这一新载体形式的照片档案难度也更大。有些数码照片从生成到归档跨越了好多部门，应当建立相应的归档制度，理顺档案管理与各生成部门的关系，在档案管理部门统一协调下，完成对数码档案照片的生成、积累、归档保管等项工作，以保证这一新的载体形式档案收集、验收、保管工作的可能性和连续性。档案管理人员应及时发现并了解单位的动态和信息，凡是单位的重大活动，应主动和相关部门的兼职档案人员进行沟通与联系，尽可能落实专人承担拍摄任务，并提前向拍摄者提出数码照片的具体拍摄要求。拍摄人员在每次拍摄工作完毕后，要及时将数码相机存储卡卸载转存，并进行整理、归类、编号，以及相关信息标识等。档案部门要在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证其完整与安全。

（三）从实际出发，突破传统照片档案的整理模式

日益增长的数码照片档案如何在整理和利用中做到方便快速、简单准确呢？传统的照片整理模式显然无法满足这个要求。如果按照传统照片以“张”为单位的整理方法，那么在照片命名、条目输入、检索利用中将消耗大量的人力和物力，并且很难达到科学管理的目的。数码照片档案的整理，应从实际出发，突破传统照片档案的整理模式，探索建立以“专题”为单位的整理利用模式。第一，以“专题”为单位做好初步整理，以时间和活动主题等要素为依据建立该项专题照片的文件夹。第二，对文件夹中的照片进行鉴定，对于没有归档价值的照片应该删除。第三，以专题为单位编制档号。这种以一个专题为基本单位的归档方式既快速方便，又简明扼要，省去了传统整理模式的繁复。

（四）加强对数码照片档案的安全保护

数码照片档案的管理，安全保护是核心环节。加强对数码照片档案的安全保护，要把好“三关”：一要把好入口关。要充分考虑到数码照片档案管理的计算机管理系统的安全性、先进性及稳定性。及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的可用性。档案接收部门在进行数码照片归档鉴定验收时，应按其技术条件进行检测，其内容包括硬件环境、软件环境版本的有效性、记录格式、注释说明、编号等内容是否齐全。二要把好存储关。制定相应的数据安全保护措施，防止数码照片档案的破坏或丢失。数码照片档案除保存在数据库外，还应将鉴定过的数据拷贝到耐久性载体上，至少一式两份，或及时输出照片存档。三要把好维护关。数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读，档案部门要认真做好数码照片档案读取设备的维护，如果读取设备或软件过时了，存储的信息要及时复制或迁移，软件要及时升级或更新，这样，数码照片档案信息才能长久地保存下去。