高校进馆档案数字化加工路径选择

高校进馆档案数字化加工路径选择

王文霞

（宁波职业技术学院）

摘　要：本文结合宁波职业技术学院开展进馆档案数字化加工的实践，就高校进馆档案数字化工作的实施途径、步骤、相关环节等进行了探讨。

关键词：高等学校　进馆档案　数字化工作　加工路径

根据《档案法》第三章第十一条规定，各级机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。宁波职业技术学院为宁波市档案馆进馆单位。2011年，宁波市档案馆启动新一轮档案进馆工作，按照《宁波市档案馆新一轮档案接收细则》规定，进馆单位2000年以前（含2000年）形成的档案资料都属于此轮进馆范围，且纸质档案、照片档案进馆前，必须进行数字化加工，随后同纸质档案一起进馆。根据这一要求，学院着手开始对馆藏进馆档案进行数字化加工。本文结合工作实际，谈谈数字化加工工作中的实施途径和关键环节。

一、合理选择加工方式

选择科学合理的档案数字化加工方式是进馆工作按时保质完成的前提。目前，高校档案数字化加工方式主要有自主加工和委托外包加工两种。其中从质量方面考量，选择由档案人员自主加工为最优，但由于高校档案人员紧缺、档案数量庞大、设备不足等原因，在效能上无法满足进馆时间上的要求；委托外包快速便捷，但可能会存在由于不熟悉高校档案工作特性而引起的质量风险。在权衡上述两种数字化加工方式利弊的基础上，我们结合学院正在实施学生勤工俭学项目的实际，采取了“1＋1＋1”的模式，即学院档案工作人员＋经过培训的学院学生＋外包公司共同参与的加工模式。具体来说，第一个“1”是指学院专业的档案工作人员，即由专业档案工作人员负总责，进行全程的业务把关和监控，监督、检查总体工作质量和进度，保障数字化加工工作的顺利实施。第二个“1”是指经过培训的学生，即我们从勤工俭学的学生中优选一批工作负责、认真细致的人员，进行档案业务、档案系统及进馆标准的培训，前期对进馆档案的目录进行输入、核对，确保规范准确，后期从事电子图像的质检及实体档案的复原，有效保证了数字化质量及实体档案的完好。第三个“1”是指外包公司，即经过公开招标，确定了一家资质优良、经验丰富的数字化加工公司，来承担纸质档案的扫描、图像处理等工作，并与学校签订数字化加工合同和保密协议，合同内容包括承包标的、数量、计费标准、履约时间、双方的权利和义务、质量技术要求、电子影像档案的验收、付款方式、违约责任等，做到严密、周全、详细，具有可操作性。

二、科学设置加工程序

“1＋1＋1”数字化加工方式确定后，我们又对加工程序进行了科学设置，主要分为五个环节。

（一）划定进馆范围

按照进馆标准对馆藏档案作了全面的梳理和严密的鉴定，划定2000年前（含2000年）学院永久和长期保存的行政、教学、声像、财会等四大类档案为进馆档案。

（二）进行前处理

本着价值性、实用性、特色性的原则，按照档案行政主管部门的相关规定并结合学院档案的特点，对进馆档案进行系统检查和梳理，将会议记录、涉密档案、会计档案及部分利用价值小或基本没有利用价值的档案确定为非扫描件，并对检查梳理中发现的破损、折损档案进行修整，对部分不够规范的档案进行了重新归整编码，为高质高效地开展扫描工作打下了基础。

（三）建构目录数据库

目录数据库严格按照规范、准确、便于查询的原则建构。对档案材料中有明确标题的严格按照标题确定题名，对部分没有标题的材料统一采用选取关键词的方法进行题名，保证案卷目录数据库和卷内目录数据库题名的规范以及案卷内容揭示的准确性，更便于迅捷地检索。加大对数据库建构的监督力度，逐卷、逐件核查著录项目，防止条目漏缺、档号与内容不符、漏号、空号、重号等现象，并按照《宁波市进馆档案机读目录数据交换格式》要求，从档案系统中导出相应的机读目录格式，完成与相关软件的兼容。

（四）扫描和图像处理

扫描工作均外包给数字化加工公司专业人员完成，采用平板进纸方式彩色扫描，扫描分辨率为300dpi；存储格式采用JPEG，同时要求对扫描形成的图像文件进行纠偏、去杂质、去黑边等处理，对所有电子图像命名后另转换PDF存储格式，便于网络查询。

（五）数据挂接

所有电子图像需进行最后的检验，准确无误后，将已转换的PDF图像数据挂接到档案系统，并完成JPG图像和PDF图像的备份。

三、严格监控加工质量

在进馆档案数字化工作中，电子图像数据和索引信息的质量如何，关系到进馆工作的成败。为把好质量关，我们把数字化图像的质检作为重点监控的内容。

首先，抽检图像数据。确定5%的随机抽查比率，对与条目数据相对应的图像数据的数量及内容的准确性进行重点检查，包括图像的分辨率、文件格式、色彩模式；图像文件的命名与条目档号是否一致；扫描图像是否完整，是否有缺页、漏页、重页；图像的倾斜度、清晰度、整洁度等是否符合档案局规定的技术指标。

其次，加大重点内容的查验比例。用于网络检索的PDF图像，在合成过程中最易出错，所以我们对其进行了100%的检验，不合格的图像重新合成，以保证数据成功挂接档案系统及网上检索的成功率和准确率。

再次，做好备份工作。对验收合格的数据及时进行备份，采用在线、离线相结合，索尼DVD单盘装光盘和移动硬盘双套异地备份。对备份数据也进行检验，主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

在此次进馆档案数字化加工工作中，由于在加工方式及程序方面作了科学合理的设置，对加工质量进行了严格监管，学院数字化加工成果基本达到了市档案局的要求，并于2012年12月顺利通过市级进馆验收，这也为下一步档案数字化工作奠定了良好的工作基础。

参考文献：

［1］申晓宁．高校馆藏纸质档案数字化外包工作实践探讨［J］．兰台世界，2012（1）．

［2］刘兢兢．档案数字化前处理工作的思考［J］．档案建设，2012（6）．