4.3 教育管理信息化
4.3.1 教育管理信息化及其主要内容
1.教育管理信息化的背景及意义
目前我国的教育发展面临着复杂多变的环境。然而教育管理的手段相对落后，要做到高效、及时、准确的管理，依靠传统的管理手段是根本无法做到的，因此，必须借助先进信息技术手段，加快教育管理信息的传递、加工速度，使信息资源得到可靠的保存和有效的利用，将管理流程在线实现，使管理层即时获得准确明晰的现状，作出判断与响应，为决策提供依据，促进教育管理水平的提高。教育管理信息化的本质是教育管理思想、文化、理念、方法和机制的承载体和过程体现。
教育管理是一项涉及人、财、物，牵扯各方面的复杂而又敏感、重要而又繁琐的工作。在传统的手工管理方式中，由于人的能力、物力成本结构等客观因素的限制，不可避免地会在管理上存在漏洞和不到位。随着信息技术渗透到社会的各个领域后，从物质到精神层面也在不断进化，进行结构性的变革，如果一直沿用传统的管理方式，必然存在管理运行不畅、管理绩效不佳的问题。随着网络等信息技术的发展和广泛应用，教育管理的数字化和自动化研究与应用也逐渐深入，如何能提高教育管理的效率和信度，对教育管理信息化模式的理论探讨和现实分析是本文的初衷和研究的意义所在。综观当前教育管理信息化建设，有许多成功的经验值得总结，但也存在着不少问题需要进一步研究，需要采取新的策略，建立新的模式，不断地完善。管理者通过组织协调教育结构，充分发挥教育人力、财力、物力等信息的作用，利用教育内部各种有利条件，高效率地实现教育管理目标的活动过程。归纳总结研究的意义为：一是从教育学、管理学的角度看，可以不断丰富拓展其理论内涵；二是对高校教育管理信息化所呈现的特点和突出问题进行有效的控制与理论提升；三是揭示教育管理信息化的一般规律，为学校资源的合理配置、尽快进入科学管理轨道、规范合理地推动高校信息化建设的发展有参考价值。
2.教育管理信息化的概念及建设目标
面对信息时代迅猛发展的浪潮，在高等教育发生根本变革的同时，大学的教育创新要继续深化，在教育观念、教育体制、教学手段、教学方法方面要与时俱进，同时也要对学校管理层面进行创新，建立一种有效的资源整合模式，在管理内涵上突出多维性，体现数字时代的便捷和高效，在管理思想和理念、管理组织形式、管理过程、管理方法和技术手段等方面有必要进行改革和创新。教育管理信息化是应用先进的计算机网络技术，运用先进的管理理念整合教育的教学、科研、社会服务等工作，以便对需求作出迅速的反应，从而加强教育的发展能力与竞争能力。做到数据电子化，工作流程的数字化，决策的系统化。教育管理信息化可以充分利用现代信息技术，建立信息网络系统，集成和综合教学的信息流、公务管理资源流，实现资源的优化配置，不断提高教育管理的效率和水平，进而提高办学效益和竞争能力的过程。
教育管理信息化作为教育信息化的重要组成部分，应该有新的特点和发展方向，教育管理信息化应该呈现出时代特征，在开放性、交互性、虚拟化、以人为本的领域中重点发展。教育管理包括教育行政管理和学校管理两方面，这里主要涉及狭义的教育管理信息化即高校自身的教学管理信息化。
所谓教育管理信息化，是指在现代教育思想的指导下，利用计算机、网络通讯及多媒体等现代化信息技术，对教学科研过程进行管理，从而达到管理目标的状态或者方式，这是信息技术在教育管理领域的具体应用。教育管理信息化的核心是运用现代信息技术，依据一定的教育和管理思想，对高校的各个层面和教育过程进行计划、组织、协调、控制，以实现教育最优化的目的，同时把先进的管理理念和方法引入到管理流程中。狭义上讲，就是在教育信息系统建设过程中，通过对教育管理流程的分析和梳理，有效地优化教育管理模式，使教育管理规章制度蕴含在管理信息系统中，教育决策者和管理者通过对管理信息系统的调控，提高管理效率和水平，促进管理创新。
教育管理信息化建设是一个系统工程，涉及多个设计细节和执行环节，需要从高校整体的高度全盘考虑，并经历一个酝酿、启动、发展的过程。系统规划既要从时间上、发展上进行纵向的考虑，又要从高校各个部门以及其他校外机构的协调运作关系的横向关系上考虑；既要考虑软件系统的建设项目的分步实施，又要考虑这些建设项目的协调发展，最终达到以学校各类应用和信息资源建设为基础，以学生、教师为核心，面向教学、管理、科研、校园生活等多层次的信息化应用，提供综合的信息资源共享和业务协同服务，构建高校教育管理信息化环境。
综合考虑高校教育管理信息化建设的现状与需求，教育管理信息化主要以行政办公管理信息化、教学管理信息化、科研管理信息化和学工管理信息化为切入点，将校园的各项资源、管理及服务流程数字化，对传统校园环境进行革新，构建一个集高校教学、科研、管理、生活于一体的数字环境，以满足教师对科研、教学、管理以及学生对学习、科研、生活的个性需求。因此，教育管理信息化的主要内容包括以下几方面。
1.行政办公管理信息化
高校党校办作为高校最高的行政单位，是面向广大师生的综合管理部门，也是院系管理部门的行政命令直接发布机构，是院系教学工作、管理工作、科研工作的总协调者和保障者。传统的办公模式因其办理分散、效率低下、监管不足等弊端，成为各高校行政改革中迫切关注的问题。
随着教育管理信息化建设的不断探索，借助信息技术及其他领域的方法构建新的办公平台，提升和改进高校内部办公效率成为必要。办公自动化系统是教育管理信息化建设的重要部分，在高等学校日常运行中起着非常关键的作用，可以说是整个校园教育管理信息化建设的核心，是实现高校协同办公、支持跨部门流转的核心办公系统。建立办公自动化系统的目的是实现高校内部各部门之间的信息共享、办公和业务的处理流转，以及通过知识管理提高公务人员的办公水平和效率，通过技术手段来完善和提高机关内部各部门的管理能力、决策能力、协同工作能力。
2.教学管理信息化
教务管理工作是学校教学工作的中枢，是保证高校教学机制正常运转的枢纽，它是一项科学性较强、内容繁琐、数据量极大的管理工作，关系到高校教学秩序的稳定和教学质量的提高，以及高校的发展和人才的培养。近年来，随着高等教育快速发展所带来的办学规模日益扩大、学生人数不断增加，尤其是学分制的进一步推进和完善，教学资源相应显得紧张，教学组织及其管理也日趋复杂化，教务管理不再是单纯的行政管理，它已成为一个复杂的系统工程。
为适应这些新的变化，改进高校现有的教务管理模式，提高日常教务管理工作效率，教务管理必须走规范化、信息化、网络化的道路。教务管理系统已经成为各高校教育管理信息化进程中的主要环节，建立高效、科学、规范的教务管理系统是教务管理发展的必然趋势，也是实现教学管理和人才培养科学化的必由之路。运用先进的信息化管理手段，组织、协调、指挥与指导各方面人员的活动，以便高效率、高质量地完成各项教学任务，完成预期的教育目标。
3.学工管理信息化
学生管理工作是高校管理的重要组成，学生管理贯穿学生入学、在校、离校的全过程，涉及几乎所有的管理部门。而目前高校在学生管理上，按照不同属性业务，将其分散到各个管理部门，比如学生处主要管理学生的奖学金、助学金、勤工助学、贷款、补助等，后勤主要管理学生的住宿安排等，团委主要管理学生的各类活动。不同的管理部门之间存在着信息交换、业务协同的关联，在学生人数较少的情况下，依靠管理人员的手工努力，还基本能够满足管理的需要。随着招生规模的扩大、管理逐步深化，管理的问题也越来越突出，部门间信息共享困难、跨部门业务协同困难、管理深化困难，这些问题严重束缚了高校学生管理能力的提高。
学工管理信息化的目标是实现学生管理工作的网络化、信息化、规范化，优化工作流程，加强部门协作，提高工作效率，进行数据统计分析以便辅助领导决策，促进服务理念的深入和提高。学生管理信息系统将分散在各个部门的学生管理工作统一考虑，涵盖学生从招生进校、在校生活到毕业离校的整个过程，按照业务流、数据流打通各个部门之间的壁垒，实现协同工作。面向全体学生和多个管理部门，学生管理信息系统将为学生和教师提供双向的、实时的、快捷的、便利的信息交流的桥梁，满足各类相关人员的需要。
4.科研管理信息化
科研管理是高校教育管理工作的一个重要组成部分，高校科研管理是一项复杂的系统工程，包括规划、经费、人才、科技情报等项目。科研活动和科研能力是反映高校综合实力的一项重要指标，其比重正在不断加大。科研管理水平的高低对一个高校科研的进展、成果的获得、经费的使用、效益的高低等都会产生直接或间接的影响。目前许多高校的科研管理工作，很大程度上依赖人工进行，这一系列管理工作不仅量大，而且涉及范围广，既分散了管理者的精力又造成工作效率低下，尤其给查询、统计工作带来极大的困难。
通过科研管理信息化，实现对日常科研工作的网络化管理，整合科研工作流程，形成一个及时更新的科研数据中心和科研管理沟通平台。通过科研管理信息系统这一平台能够全面、实时、准确地提供学校的有关科研信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动、登记科研成果提供方便快捷的服务，为科研管理人员开展工作提供极大的便利。
4.3.2 浙江省高校管理信息化现状分析
1.调研方法
我省现有高校79所，其中省重点本科院校8所、一般本科院校25所、高职高专院校46所。本文通过问卷调查与开展座谈会的方式，对我省高校教育管理信息化现状进行了调查，调查内容涉及信息化基础设施建设、信息化建设的应用情况、信息化建设的组织机构及运行机制、信息化建设对教学的影响及信息化建设的技术环境等。
2.调研结果分析
通过对调查数据的分析，省内高校校园网建设已经比较完善，全省高等院校的网络通达教学、科研与管理楼宇、学生宿舍的比例达96%；所有高校都拥有自己的学校主页；高等学校中，各部门、院系、研究机构基本上都建有自己的网站。总体上，浙江省高校校园网的建设已经达到了一个较高的水平，为高校教育管理信息化提供了可靠保障。
目前，在我省高校教育管理信息化的建设过程中主要存在以下问题。
（1）资金短缺影响着信息化的普及
教育管理信息化建设一般经历三个阶段的发展：初期重视硬件设施的投入，中期重视应用系统建设，后期重视系统整合，共同发展，每个阶段都离不开强大资金的支持。教育管理信息化是一项系统工程，既包括硬件等基础设施建设，也包括信息资源等软件建设。教育信息化建设确实投入比较大，需要有一定的经费保障。浙江省的高校基本都有信息化经费预算，其中36%的省内高校把信息化经费预算单列为全校统筹信息化预算，有47.5%的高校纳入在部门分项预算中。但高校的办学经费普遍比较紧张，大部分高校无法在信息化建设方面作较大的经费投入，在相当程度上制约着教育信息化建设。因此，资金短缺是信息化建设推广实施方面需要解决的核心问题，还有部分高校注重前期投入，对后期维护信息资源的更新及深度加工投入不足、不够，面临使用效果不佳、管理无序的尴尬状态。因此，改善教育信息化面临的现状，深入推进教育信息化建设，不能只停留在口号上，应该引起决策者的广泛关注，解决好资金困扰是教育信息化发展必须应对的。
（2）重硬轻软现象较多
高校教育管理信息化已经开展多年，教育管理信息化工作发展速度很快，但在具体实施过程中，由于信息化建设整体对技术的依赖程度高，许多高校还是把主要的精力投入到硬件建设，在建设过程中普遍存在重硬件、轻软件和管理应用的现象，使得许多系统建立后成为“摆设”，不能及时发挥作用，加之硬件设备贬值速度很快，投入较大，投入后设备年折旧率高达20%～30%，贬值程度惊人，新近建立的管理信息系统不能得到及时有效的应用，造成的资金浪费现象非常严重。另外，忽视了教学管理观念的现代化、高效化、智能化，教学管理人员对教育管理职能的认识也严重滞后，依然习惯于传统的管理观念、理论和方法，停留于经验型的教育管理模式和方法。
（3）教育资源量品质不高
调查显示，全省61.9%的本科院校、32.35%的高职高专院校建立了校内教学资源管理平台。本科院校、高职高专院校各学科专业拥有教学资源总量的平均值分别为538.63GB和248.15GB。全省高校有188门国家级精品课程、995门省级精品课程已上网共享，近万门校级精品课程也已在校内共享。
教育管理信息化的基础是信息资源建设与整合，也是教育信息化建设的长期任务。但目前我国高校的信息资源建设较为滞后。一是宏观上教育行政部门缺乏有力的指导和协调推动力度不够。二是信息资源建设缺乏相对统一的标准，各个高校之间缺乏协调与合作。三是高校内部各部门之间缺少沟通和协调，各管理岗位彼此孤立，没有实现教学管理数据的充分共享，造成了大量不必要的重复工作，同时也降低了数据的准确性，各部门从自己的角度开发或购置了相应的管理信息系统，增加了数据采集的重复性，也给使用人员带来不便，学校整体工作效率没有明显提高。
信息资源的开发与建设是教育管理信息化的核心内容，教育管理信息化建设中最重要的就是信息资源的规范化，即信息的编码规则。目前，信息资源建设缺乏相对统一的标准，在开发上各部门各自为政，造成重复建设，并为以后的兼容留下隐患，开发能力强的高校疏于兼顾通用性，在信息资源建设上缺乏协调和合作，分散了信息资源建设的人力和物力等原因，导致了信息资源建设严重滞后、分布不平衡的现实。对信息的编码规则的制定要注意实用性、直观性和前瞻性兼顾，必须是对目前和将来会采用的教育管理模式都能够兼容的编码。在数据的采集过程中，要注意它的科学性和准确性，通过信息技术与教学信息资源的有机结合，建立起科学的教育管理信息系统。
（4）领导决策层的重视程度不足
部分高校对其教育管理信息化的重要性还没有充分认识，没有列入一项重要的常规工作来抓。有些高校在信息化建设方面，没有建立一个完善的领导决策机构，也没有制定总体规划。有些高校忽视信息化管理中的核心任务，重管理、轻教学。有些高校在机构设置、人员编制上没有到位，没有形成相应的信息化、科学化建设队伍，思想意识落后，很多工作仍然陷于繁琐、复杂、混乱的境况中，没能充分利用现有的信息化技术，也没有形成一套科学化的管理机制。高校决策层不重视学校信息化组织结构和管理制度的建设和完善，既没有成立信息化领导小组，也没有建立信息主管制度。
（5）管理与运行机制不健全
教育管理的信息化使高校体现出办学的开放性和多元性，提高了办学的信息资源共享度和效益的提升。而在现有的高校体制下，相应的配套政策和协作机制还未完全建立，相应的管理评价体系和激励机制也有待建立和完善，因此，建立一套科学化的教育管理信息化制度是一项非常重要的工作。
4.3.3 浙江省高校管理信息化推进策略
1.提高对教育信息化建设重要性、紧迫性的认识
基于教育管理信息化对教育管理提出的创新要求，面对信息时代的挑战，以先进科学、系统全面的教育管理新理念为先导，注重管理创新、改革和完善常规教学管理、营造信息化管理环境、加强教学管理队伍建设是搞好教育管理信息化的有效举措。它既是对以往管理理论和模式的整合，更是在整合基础上的一种超越和创新。
教育信息化的迅速发展，深刻地影响着高校人才培养模式、教学资源的整合利用、教育管理水平和教育质量。随着高校规模的日益扩大，对教学管理的要求和难度也同比增加，传统的教学管理方法已无法应对日益复杂的管理工作。充分运用信息技术手段促进教育管理，建立高效、科学、规范的信息管理系统，加快教育管理信息化建设是大势所趋。还要不断适应发展需求，革新教育管理方式，要从封闭的局域性管理向开放式的网络化管理转变，由手工的定性单项管理向网络化的定量综合科学管理转变。探索教育管理工作的新方式和新途径，要掌握教育改革的最新趋势和发展方向，从以管理措施、方法和手段创新为主的教育管理，转变为以制度和机制创新为主的教育管理，在执行教育管理职能的同时，充分调动全体师生的积极性、主动性和创造性。
2.整合有效信息资源，走可持续发展之路
由于技术力量、财力和管理队伍的整体素质等客观原因，教育管理信息化存在主动性不够的被动推进局面。教育管理信息化可通过校际资源共享，构建资源联盟，发挥校际联合的优势，积极探索资源建设的有效机制，推动教育管理信息化应用，以实践应用为推动力，促进教育信息化的大力发展。教育管理信息化新模式构建要从信息基础设施和信息资源两个方面考虑，把基础设施投资效益的最大化作为构建的目标，同时，整合高校有效信息资源，降低信息资源建设的成本，走节约型信息化道路，推动信息化应用可持续发展。
3.优化教育信息化运行机制
高校教育管理信息化的建设是一个全面的教育管理改革过程，是一项复杂的系统工程。在组织实施过程中，应充分估计实施的难度，制定具体规划，建立强有力的组织机构，加强硬件和软件的建设，加强管理人员的培训，制订严格的管理制度，建立良好的管理和运行机制，从根本上保证教育信息化目标的实现，促进高校教育教学改革和提高教学质量。
注重资源建设的实效性。教学管理信息化新模式构建要以信息资源的共享为出发点和落脚点，既要重视硬件和技术力量，还要重视软件建设，做到“统一网络平台、统一标准规范、数据充分共享”。合理配置硬件资源和软件资源，注重使用效益，加强硬件与教育管理的整合，提升教育管理信息化水平，明确教育管理的目的。避免盲目求高，以免造成不必要的浪费。要从够用实用的原则出发，构建适合本校实际情况的教学管理信息化新模式。其次在配置标准上要掌握结构灵活的原则，教育管理信息化新模式构建中应遵守有关国际标准、国家标准、行业标准和有关规范，制订出相应的配置实施方案，按照标准完成设计要求，为以后的应用维护打好基础。信息技术的迅猛发展，要求信息系统结构必须具有较好的灵活性，以保证将来的扩展和升级，适应各种业务的不断发展。
信息化管理队伍建设。在信息化条件下，建立一支高质量的信息化管理队伍，是加强教育管理的质量，完成办学任务的根本保证。信息化管理人员的素质在相当程度上影响着高校整体管理工作的水平和质量，所以抓好信息化管理队伍的建设是当务之急。一方面，教育管理信息化初期对教育思想、管理理念的转变还有一个过程；另一方面，信息化和科学化的管理对管理队伍的知识结构、综合素质、信息化能力都提出了更高的要求。信息化的管理队伍必须具备良好的意识，善于将知识和网络实践相结合，还要具有运用信息技术手段创造性和教育管理相结合的能力。但高校目前的管理队伍中，上述这些素质和能力还相对薄弱，很难适应教育管理信息化和科学化的要求。
实施教育管理信息化对推进教育现代化发展战略是必然的新任务，高校教育管理信息化是一个庞大的系统工程，同时也是一个发展变化的过程。随着时代的发展和社会的进步，我省各级各类学校基本的教育管理信息化也在不断深化的过程中。我们应当十分重视信息资源开发和利用、信息网络建设和管理、较高信息技术素养的复合型师资队伍建设等问题，不断加大信息技术在教育信息化中的应用广度和深度。教育管理信息化的定位需要不断调整，找出新矛盾，进一步创新管理理念，探索能适应时代需要的教育管理信息化新模式。
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