幼儿园电子文件的归档

六、幼儿园电子文件的归档

电子文件依法归档，赋予档案管理人员接收档案的职能，明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等。

(一)归档前的鉴定工作

要提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，这就是档案的鉴定工作。

1.电子档案鉴定的内容

电子档案鉴定工作内容主要包括对文件内容和技术鉴定。

文件内容包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

技术鉴定包括可读性、可靠性、完整性、病毒状况、载体状况鉴定。

2.电子文件鉴定的方法

电子文件鉴定方法有同期鉴定和后期鉴定。

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。确定电子文件的价值和保管期限，参照纸质档案的现行有关规定实行，与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。由于电子文件信息的易变性，应从技术和管理的角度对其原始性进行鉴定，以便保证文件的原始性。

(二)电子文件的归档程序

1.电子文件形成和签署审批或接收、登记。

2.收集积累。

3.整理、编制目录、暂存。

4.鉴定归档的电子文件，确定其属性。

7.编制归档说明。

8.存入磁、光介质。

9.复制备份。

10.确定载体标识。

在成熟的办公自动化系统中，电子文件的归档可由系统自动完成。在自动化归档系统中，更应强调有关的组织保证工作，加强检查和监督，明确责任人，确保电子档案的完整、安全和有效。

(三)电子文件的归档时间

逻辑归档实时进行，例如:在完全办公自动化的幼儿园，文件将实行逻辑实时归档，文件的形成之时就是文件的归档之日。

物理归档应定期完成。

在实行二套制的幼儿园(即电子档案与纸档案并存)，电子档案有必要与纸质文件的归档加以协调，确定一个归档期限。

由于电子档案易于复制，流动性强，将产生比以往更多的文件，因此很难划定固定的保管期限。所以在系统条件允许的条件下可提前归档，及时加以控制十分必要。例如，幼儿园科研档案，基建档案等可在项目完成后归档。

(四)电子文件的归档要求

电子文件的归档，除应按照纸质文件的归档要求执行外，还应针对电子文件的特殊属性按以下归档要求进行:

一般一张光盘即可将一所幼儿园全年的归档资料集中保存在一起。确保了归档的电子文件集中统一，完整齐全。

1.存储载体上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

2.把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，采取一式三套保存的方式:即一套封存保管，一套提供利用，一套异地保管。

3.将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

4.原电子文件数据载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

5.在网络上进行逻辑归档操作的电子文件，应进行物理归档。

6.文本文件应以最后定稿归档，图形文件如经更改，须将与当时产品技术状态一致的版本归档。

7.对于存储在移动介质的电子文件，归档时必须辅以人工干预，建立手工或计算机辅助的记录制度。