基于人力资源开发的档案管理分析

基于人力资源开发的档案管理分析

彭祥美

（贵州省地矿局一一二地质大队　贵州安顺　561000）

作者简介：彭祥美（1967—　），女，现任职于贵州省地矿局一一二地质大队人事教育科，研究方向：职工教育、档案管理。

摘　要：人事档案是人力资源管理过程中至关重要的环节，它为识别、选拔和使用人才提供了重要的依据。该文结合档案管理工作的实践，就如何更好地为组织、人事工作服务，为人力资源开发展开了一些有益的分析。

关键词：人力资源档案管理

人事档案是人力资源管理过程中至关重要的环节，它为识别、选拔和使用人才提供了重要的依据。它真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为合理分配使用人力资源提供了信息参考。本文就档案工作如何更好地为组织、人事工作服务，为人力资源开发展开了一些分析。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案的重要性

人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。人事档案对于每个人来说都非常重要，它可以证明一个人在各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！在人力资源管理中，人事档案的作用包括两个方面。

（1）档案对用人单位的作用。对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。单位为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解一个人，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位提高工作效率，提升整体素质的首选措施。

（2）档案对个人的作用。在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源开发和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

三、人事档案管理存在的问题

（1）内容上立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足单位发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

（2）个人档案材料分散、缺失现象。人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人重视不够，导致了档案材料分散、缺失。如：由于工作调动，致使一部分档案材料滞留在原工作单位；取得学历文凭，学历材料存放在自己手里等。当前，人才流动性大，各单位为提高工作效率，采取一系列措施引进高素质人才，其中就包括为引进的人才重新建档的情况。这些现象，严重破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源管理的效力。

四、关于人事档案管理的体会

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化。

（1）实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量。对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档；对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

（2）切实提高档案管理人员的素质。随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案法制意识，在全社会形成人人关心档案的良好局面。

（3）建立健全合理的人事档案管理制度。现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

（4）更新观念，扩大服务范围。随着人事制度的改革，用人方式试行聘用制，这对人事档案利用工作提出了新课题。传统的人事档案利用服务形式较为封闭，主动服务的能动性较差，利用方法和手段也比较单一，这就要求我们必须更新观念，树立全方位、多层次、多角度的服务新理念，转变工作作风，把要我服务变为我要服务，把被动服务变为主动服务，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。经常了解单位人事工作的实际需要，开展“跟踪服务”，把服务工作做到最需要的时刻，力争最大限度地发挥出人事档案工作的职能作用。

（5）人事档案管理机构实行许可证及年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，定期考试更新知识。

（6）加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高，建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过计算机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展作出贡献。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，改变原有的模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。