文书的基本特点

第三节　文书的基本特点

一、文书的基本含义

通过对文书产生与演变的历史性、规律性总结，我们不难发现，文书这种社会事物，虽然在历史上不同时期具有不同形式和特征，但其内在的特性一直保持不变，这使得文书区别于其他事物，也反映了文书的“质”的规定性，即文书是人类在社会生活中，由于处理事务的需要而形成和使用的、依据特定程序制作而成的各种记录材料。这种关于文书的“质”的规定性包括以下五层含义:

其一，文书是人类社会实践活动的直接产物。文书的产生主体是处在各种社会实践活动中的单位或个人，没有各种社会实践活动，就不可能产生文书。

其二，文书的产生具有明显的目的性。文书是出于人类的主观愿望而产生的，是为了满足某项社会实践活动中记录和传达信息以及处理事务的需要，其内容必须依据特定的目的而制作，不能凭空捏造或随意想象。

其三，文书具有固定的制作程序。文书一般都是按照特定的程序生成的，按照特定程序制作的文书才能具有法律效力，特别是公文文书，其发文程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印等。

其四，文书具有完整的体式和系统的内容。文书与其他文字材料不同，其制作必须遵守严格的体式，例如，要根据不同的需要选择不同的语文体式，内容必须包括文头、行文、文尾三部分且各部分都有详细规定，用纸、书写和印装等也有格式要求。

其五，文书是一种记录，是社会实践活动中产生的第一手资料，是没有经过任何加工的原始材料。这种原始材料的记录形式并没有统一的规定，它随着技术的进步在不断拓新。

二、文书的基本特点

根据上述界定，可以将文书的基本特点概述如下:

1.功能突出

这是由文书的社会工具属性决定的。文书是为了完成某项社会实践活动而产生的，具有很强的目的性，其制作通常以具体的社会实践活动为基础，以待解决的实际问题或实际事务为内容，一文一事，紧紧围绕某个主题，具有传递作者意图、解决实际问题和推动实际事务开展的功能。

2.表意明晰

表意明晰是由文书显著的目的性决定的。作为联系事务、互通有无、传达意图的工具，文书内容包含着作者对某项社会活动的主观意志，作者制作文书的目的是通过文书传达自己的意图、愿望、思想和要求等，文书表达的思想能否被阅读者准确地获取直接决定了文书的效用，因此必须清晰明了地表述作者的意思。

3.讲究时效

讲究时效是由文书的时效性决定的。任何一份文书都不会永远有效，文书的效用会随着时间的推移、社会的发展、机关的变革和情况的变化等发生变化。因为文书是在具体社会实践活动中产生的，用以推动具体社会实践活动的开展，其内容只有符合实践活动的特定时间范围才能发挥应有的作用。这就是为什么文书结尾一般都会注明落款日期的原因，有些文书还要对实施日期、生效日期和废止日期等予以特别说明。

4.责任明确

这是由文书的法律效力所决定的。权利和义务是相辅相成的，法律赋予了文书作者制发文书的权利，就必然要求其承担相应的义务，具体地讲就是，文书作者需要对其通过文书传达的，要求阅读者知晓、遵守、参照或执行的思想、意图、主张、指示和要求等负责。这就是为什么文书必须在结尾署上作者姓名或者作者单位，有些甚至在结构、用纸、用印、封装等方面都需要体现出作者的身份。

5.体式固定

在文书漫长的发展过程中，逐渐形成了固定的体式，从用语要求到内容部分的诸多要素和结构，再到用纸规格、书写格式、用印形式、封装方法等都有统一的规定，只有符合了固定的体式，文书才具有法定效力。这是文书区别于其他书面文字材料的显著特征，也是文书在国家管理和社会活动中发挥无可替代作用的重要保证。

以上是对文书特点的简单概括。实际应用中，不同种类文书表现得程度和侧重点可能有所不同，有的文书在这几个方面表现得比较明显，而有的则在另外几个方面体现得比较明显，具体应用时需要灵活对待，切不可照搬硬套。