纸质公文发文处理

纸质公文发文处理_文书学教程

第一节　纸质公文发文处理

纸质公文发文处理有一定的流程(详见第二章第六节)，其具体环节包括:

一、拟稿

拟稿是拟稿人根据机关领导人或承办部门负责人交代的公文写作意图、公文写作原则进行公文写作的过程。凡属重要公文，应由机关领导人亲自草拟文稿，一般性公文可由秘书部门或业务部门拟稿。

机关领导人或承办部门负责人在给拟稿人下达公文的写作任务时，事先应有周密的思考，在交代任务的同时，还要向拟稿人交代清楚制发公文的意图、依据以及具体要求，拟稿人在接受写作任务之后，若有不清楚明白的地方，也必须向机关领导人或承办部门负责人作进一步的了解。只有这样，拟稿人在写作时才能尽量地避免难以下笔、勉强成文或误时误事的情况发生，从而迅速顺利地完成拟稿任务。

按照《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》的规定，草拟公文应当做到:

①符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

②情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

③人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

④结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

⑤必须使用国家法定计量单位。

⑥用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

同其他文章的写作一样，公文的拟稿也要经过起草前的准备、起草、修改等几个阶段。

拟稿过程是在单位信笺上完成，也可以用专门的发文稿纸，见表5-1、表5-2。

一般地说，领导人的讲话稿应由领导人自己写作，而不应由其他人代写;一些重要公文应经机关领导认真思考、慎重讨论，并由主管领导动手写作，或在拟稿人的协助下写作。写作的文稿要符合党和国家的方针、政策、法律法令和上级机关的有关规定，忠实拟稿意图、切合收文机关的实际、文风端正和符合文种体式等要求。

拟稿是一种特殊的创造性活动，需要遵循特定的规则，掌握一定的方法和技巧。该方面的内容详见第九章《公文写作》。

表5-1　发文稿纸式样(一)

(机关名称)发文稿纸

(首页)

(机关名称)发文稿纸　　　　　第　页

　　　　　(续页)

表5-2　发文稿纸式样(二)

(机构名称)发文稿纸

　　(机构简称)　　　发〔　　〕　　号　　　缓急　　　密级

二、会商

会商是指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。会商的目的在于维护文件的合法性、有效性、维护政令的统一性和权威性。有时候，不同机关之间，或者同一机关的不同部门之间，制定的正式文件存在相互抵触甚至完全对立的情况。这导致实际工作无所适从。更为严重的是，文件的权威性被削弱，机关的威信受到威胁。因此，文件的制定必须和其他机关或部门的文件精神保持一致性，才能在实践工作中产生效用。正确地履行会商程序，就可以避免上述现象的发生。

会商由发文机关或具体承办部门主动组织，就有关问题及其政策与相关机关或部门协商完毕取得一致意见后，应请被邀请机构或部门的有关责任者签署会商意见。会商意见签署在“发文稿纸”有关栏目内(见表5-1、表5-2)，写明对有关内容是否同意，并签名。

三、核稿

核稿是对拟稿人写作的文稿进行检查审定，因此，它可以看作拟稿过程的延续，同时也是公文定稿的重要过程。

为了保证公文质量和节省领导人将来在文稿签发时所用的时间和精力，核稿一般由拟稿人所在部门或机关办公厅(室)内熟悉工作情况、掌握公文写作要求、政策水平较高、文字能力较强、富有经验的领导人或秘书承担。

核稿主要依据公文写作的要求，对文稿从内容到形式的所有构成要素进行全面细致的检查审定。

①是否需要行文，即考查文件是否有必要形成。需要本着精简公文的原则点，可发可不发的公文尽量不发。即使是必须发文，也需要考查发文时机是否成熟。时机不成熟，不可发布公文。

②文稿内容表达的发文意图是否准确，与上级机关和本机关的有关规定是否一致，所提出的要求、制定的措施是否切实可行，其界限是否明确、交代是否清楚，有无笼统含糊、模棱两可或规定过死、过于繁琐的地方。

③文稿的文字表述是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有互相矛盾、前后不一以及重复交叉的现象。

④文稿制发的名义是否合适，是否需要一定的会议讨论或经过上级或有关机关批准。

⑤文稿的体式、使用的文种是否恰当，行文的语气是否得体，标题、收文机关、密级、时限、印制份数是否妥当等。

⑥文稿是否经过会商，是否经过一定的程序讨论通过，是否需要上报。

审核的重点在是否需要行文;是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;是否与有关部门、地区协商、会签;文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。通过核稿及时纠正所发现的问题，必要时还须把文稿退回给拟稿人修改，或会同承办部门一起研究修改。

核稿并不是所有的发文都要经过的处理程序，那些属于例行或事务性的公文就不必核稿，在拟稿人自行检查审定之后，就可以直接送有关领导人签发。

核稿完毕，填写发文稿纸上的文件字号、印数、密级各栏，在拟稿部门意见栏或办公部门意见栏内填写核稿意见，并签注姓名和日期，以示对文稿内容负责，见表5-1、表5-2。

四、签发

签发是机关主管领导对送审欲发的文稿，经审定后认为可以发出时，在发文稿纸上签署发文意见，并签注自己的姓名和日期。

签发是形成公文的最重要的一道程序。公文草稿一经签发即成定稿，并依据定稿缮印成为正本。签发人代表机关或部门对公文的内容以及文字表述负有完全的责任。签发是领导人行使职权的一种表现。因此，必须是自己职权范围内的有关公文，才有权签发，而不得越权签发，也正因如此，机关对于签发公文的职权分工，应该有明确的原则规定。首先，以机关名义的发文，或者涉及全局的重要文件，由机关领导人(正职领导人或主持日常工作的副职领导人)签发。这是在机关自身法定职权范围内的签发，是正签。机关领导因公外出时，可以授权或委托他人代行签发(称代签);某些重要公文，由机关领导人集体讨论或依次审阅后，共同签发或由机关主要领导人签发。其次，以机关的某个部门名义的发文，由其部门负责人签发;若因公文内容涉及的问题重要，或部门把握不准，为慎重起见即经部门负责人签发后，再经机关领导人审签(称核签或加签)。再次，与他机关的联合发文，有关机关的负责人需要共同签署(称会签)。

在签发公文时，签发人要在发文稿纸的签发栏内明确地填写“发”、“印发”、“急发”等字样，并签注签发人姓名和签发日期。凡是需要核签或加签的文件，要明确地填写“请××同志审阅后发”等字样;授权或委托代行签发职责的，要明确地填写“代签”字样。

签发人对签发的公文负有完全的责任，因此，签发人在签发公文时要对公文的内容和文字进行认真的审阅和修正。若发现内容与发文意图出入较大，应退回拟稿部门或拟稿人重拟。

五、复核

复核是文稿正式付印前的最后一次审核。其主要内容是审核审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否规范等，是对文稿从形式到内容的最后一次把关。如果复核发现问题，经过了实质性的修改，应按照程序复审。

六、注发

注发是将领导签发的公文意见进一步具体化，因此，需要根据领导意图和有关规定并结合公文内容具体进行。注发的项目主要包括:

①明确公文发文范围、阅读范围、紧急程度、密级登记以及印数、印制和发出时间;

②明确公文的制作方式和发送方式;

③赋予公文发文字号;

④进行版式设计;

⑤向催办部门或人员销办。

上述工作如果已由拟稿人、核稿人完成，则需要逐一审查核对。

七、缮印

缮印是根据公文定稿制成公文正本的过程。制成公文正本一般有打印、铅印、胶印、复印、缮写誊清等方式。文稿在送印前要编好发文号、确定印制份数、注明时限和密级，以便一并缮印。

缮印必须严肃细致，保证公文制作质量。目前，除了信函、信访文书采用手工缮写外，大多数文件采用印刷方式完成。缮印过程中需要注意:

①忠实于原稿，不许随意改动原稿的文字、标点符号、格式以及调换段落。若发现原稿有疑误之处，未经秘书或办公部门同意，亦不得擅自改动。

②版面设计美观大方、清晰悦目，字体大小得当、疏密相宜。要尽量避免末页无正文的现象，若无法避免，则应该通过调节文字行距的方式加以回避。

③要防止出现多页、缺页、倒页现象。

④注意保密，不得让外人随便翻阅文稿和印制的公文。秘密公文，应有专人负责和送达指定缮印地点印制，并对公文的底版、清样等严格管理，及时监销废页，防止失密泄密现象发生。

⑤缮印需建立登记制度，登记的内容包括公文名称、送文单位、送文时间、印文数量、印完时间、缮印人姓名、取件人姓名等项。

缮印完毕，填写发文稿纸上的打印人、印刷日期各栏。公文原稿由承办部门收存。

八、校对

校对是以签发的文稿为底本，对缮印的校样所进行的文字核对校正工作。校对的作用在于保证缮印的公文文字准确无误，因此，所有制发的公文，都必须经过对其校样的校对，才能予以付印。

校样先由文印部门初校，然后再由承办部门或拟稿人复校。大机关和规模大的文印部门应配备专职的校对人员。校对时尤其需要注意:

①一丝不苟，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎放过，同音异体、字形近似的字，数字、地点、人名等，尤其要反复校准。

②不得随意改动校样的原文，校样上校出的错漏之处，要以醒目的色笔和规定的符号标明，并牵出版芯。

校对完毕，还应对公文的格式、文头文尾的附加标记作全面的复查。校对一般经过2～3个校次后方能付印。重要公文还需适当增加校次，以确保文件质量。付印之前，校对人在发文稿纸的校对人栏签名，然后付印。

九、用印

用印是在需要用印的公文上盖上发文机关或机关领导人的印章。只有加盖了发文机关或机关领导人的印章，公文才能有效。

印章应由机关办公部门指定专人掌管，并应建立一定的用印制度:

①用印必须经有关负责人批准，并由掌管印章的人员经手进行。

②用印公文的制发机关必须与印面一致，用印公文的内容必须与签发的公文原稿相符，否则不得用印。

③所捺印面要端正清晰，不得歪斜模糊;用印的位置要正确，即发文机关和时间同时见于文面的，印章应盖于发文机关的上端，上不压正文，下不压日期;只有发文时间而没有发文机关见于文面的，印章一般应盖于发文日期上，骑年压月;布告、通知，印章盖于年字上。

④要核实用印份数，超过的份数不能用印;要防止将印错盖在漏印的空白纸上。

⑤送印刷厂印制的公文，需套印机关印章时，应指派专人送取。

⑥以谁的名义发文，就得用谁的印章，必要时可以为下级机关或部门的公文代章，但需注明“代章”字样。有时候，公文的业务性很强，也可以用该机关或部门的业务专用章。

⑦用印后要在《用印登记簿》上填写用印时间、用印单位、用印文件标题、件数、批准人、用印人、经手人各栏，见表5-3。

表5-3　文件用印登记簿式样

(机关名称)文件用印登记簿

十、分装

分装是公文发出前对公文的封缄工作，以方便传送。分装主要由下列环节组成:

①由内收发从文印部门接收文件，清点份数，按领导签发意见或注发要求拣配文件。

②由内收发人员进行发文登记。

③装封，即将文件装入文件套或文件筒、信封，填写封皮和回执单(需要时);检查核对;封口;为密件加密封条。

④将封装好的文件转交外收发，并履行签收手续。

最后，由外收发通过邮寄、机要交通、机要通信或文件交换等不同途径发出文件。至此，发文的整个程序便完成了。

上述分装过程中，尤其需要注意发文登记。

凡是发出的公文，都要进行登记。发文登记的作用和收文登记一样，是为了便于发文的统计和查检。

发文登记一般采用簿册登记形式，以年度为单位分册装订。发文登记又可以分为内收发的《发文登记簿》、内收发对外收发的《送文登记簿》、外收发的《发文登记簿》。

内收发的《发文登记簿》的登记项目有:顺序号(发文在簿中的顺序登记号)、登记日期、发文号、密级、文件标题、发往机关、份数、归卷情况、备注等栏，见表5-4。部门多、发文量大的机关，可以增置发文登记簿或在一册登记簿内作出隔离标志，按部门或按发文种类分开登记。

内收发对外收发的《送文登记簿》的登记项目一般有:登记日期、封号(送文在簿中的顺序登记号，此号同时要写于送文的封皮上，故称为封号)、发往机关、发送方式(标明发文是否急件、密件，是否由机要交通发送或通过邮局挂号发送等)、发送时间和签收人(由外收发填写，收文后签名或盖章)、备注等栏，见表5-5。内收发向外收发送交公文时，应履行上述送文登记的交接手续。

表5-4　发文登记簿式样

(机关名称)发文登记簿

(内收发用)

表5-5　送文登记簿式样

(机关名称)送文登记簿

(内收发对外收发用)

外收发的《发文登记簿》的登记项目与收文登记的项目是相同的，可以使用同样格式的登记簿。对机关的外收发来说，无论是其他机关的来文，还是本机关内收发送交的发文，都可以看作来文，所以在“来文机关”栏内，视公文来源分别登记外机关名称及本机关或本机关有关部门的名称。同样，在“收文机关”(或“分送部门”)栏内，外机关来文的收文机关(或分送部门)就是本机关或本机关有关部门。本机关的对外发文，收文机关(或分送部门)就是外机关。

十一、封发

封发是对待发的公文进行封装和发送。

封发由办公部门的内收发担任，包括书写封面、装入公文、封口和发送。公文印制完毕交内收发，内收发应严格清点核对公文的印数，根据主送、抄送意见分别装封，正确填写封皮，加盖密级、急件印戳，经核对封皮及其封装的公文之后，将封口封缄，密件还须贴密封签和加盖密封章。

书写封面时，收文机关的地址、名称字迹要工整，要用全称或通用的简称。为了节省书写的时间和避免差错，对于经常发送的单位，可以事先印制有收文机关及其地址、邮政编码的封皮或标签，以备使用。发文如系密件、急件、亲启件，封皮上要加盖相应的戳记。装封公文要依据发文稿纸注明的发送机关、份数准确分装。为了防止收文机关在拆封时损坏公文，装封的公文要折叠整齐，并略短于封皮的长度。封口要用糨糊或胶水封实，绝密件还要在封口处加盖专用密封章或粘贴密封签。

公文装封后要及时发送。发送的方式按发送要求分别采用邮递、机要交通和专人传递，不要托人代送。邮递要件应有回执单，机要交通和专人传递件要有完备的交接手续。会议发放的公文，要履行签收手续，为了加强公文的管理，还应向与会人员所在单位发送“会议文件目录”或“会议文件通知单”。

公文经封发后，应将发文的底稿和正本及时归卷。如果发文是收文的复文，还须进行收文处理的注办程序，即注明复文发出日期、发送的单位、份数等。注办的文字，可写在文尾的空白处，或填入文书处理单中“处理结果”栏内。

十二、询办

凡是有关请示或商洽的公文，发出时应在发文登记簿上加注“待复”注记，当过了一定时间而不见收文机关的回音时，就要建议领导通过致函、通电或去人向收文机关询问办理情况，以避免发出的公文办理久拖未果。在收到复文后，即将复文与发文放在一起归卷。

询办可交由催办的专门机构或专职人员兼任。