完善的教育信息管理

完善的教育信息管理

完善的教育信息管理为教育信息公开奠定了扎实的基础。如在美国密歇根州，不仅建立了统一负责教育信息搜集与管理的机构，还为教育信息管理提供了完善的教育信息管理系统，并请专门机构对教育信息进行分析，这些教育信息管理工作无疑给教育信息公开提供良好的前提条件。

建立了专门的机构

为了增进公众对密歇根州教育系统的了解，帮助所有密歇根州居民了解他们的学校是否达到了学术上、财政上与经营绩效上的目标，为了给地方教育当局、学校管理人员、决策者、教育组织者、家长提供有关学生的、财政的、教职员工的，以及学校层次的可靠数据，从而为教育决策、教育研究、测量学生成绩、评估不同的改革、决定经费的使用以及其他资源的分配提供依据。密歇根州政府早在2000年9月就发布了一项执行命令，该命令要求建立教育评估与信息中心（Center for Educational Performance and Information，CEPI）。该中心成立的主要原因在于“目前用来收集教育数据的方法效率低下，以文件为基础，多余冗长、缺乏一致性、非常耗时、而且数据是通过州和地方政府来公布；公众难以轻松地了解学校的运转情况”。

在组织结构方面，CEPI除了主任和一些管理人员外，还有一个专门的顾问委员会（advisory committee），该委员会包括以下人员:一名来自白宫财政部的代表、一名来自参议院财政机构的代表、一名来自州预算办公室的代表、一名来自州教育机构的代表、来自职业开发部与财政部的各一名代表、三名来自大学区（intermediate school districts）的代表、下列教育组织各有一名代表:密歇根学校董事会联盟、密歇根学校管理协会、密歇根学校的企业官员、负责审计学校记录的私营公司代表、州预算主任觉得有必要的其他代表。该顾问委员会负责向教育评估与信息中心提出各种建议。

CEPI的使命是要成为密歇根州评估公立学校与学生的最详细、最准确和最有用的唯一信息来源。它主要有以下职能:

1）常规管理。包括建立教育信息的搜集、保存、报告与使用的相关程序与制度；确定教育评估与信息数据库运行的期限；建立数据编码、定义，确定文件格式、报告结构、数据转换协议、软件与硬件规格，以及为了有效而准确地传输与搜集数据而必需的其他系统规范与程序。

2）技术支持。包括建立一个能够让所有相关的人都能共享的电子教育数据库；给大学区、地方学区、公立学校提供技术支持，从而能够有效地、准确地搜集数据，消除不必要的重复；确保信息的安全水平，保护每个学生的隐私；给使用教育信息的各级政府以及普通公众提供技术帮助，使他们能够轻松地获取和理解教育信息。

3）协调功能。包括明确所有相关的人在搜集与管理教育数据当中的角色；协调与其他政府部门的关系，如果CEPI有要求，政府部门和其他政府机构应该提供中心所要求的政策与技术信息；CEPI有权力管理州政府当中其他部门与机构所拥有的教育数据。

4）搜集和管理信息。确定要搜集和保存哪些信息。

完善了教育信息管理系统

图8.1

密歇根州教育信息管理系统（Michigan Education Information System，MEIS）由密歇根州教育评估与信息中心管理，为教育信息的搜集、保存与公布提供了一个很好的技术平台。该系统从结构上可分为五大块（如图8.1所示）:学生考试与成绩数据库（Student Test and Achievement Repository，STAR），如MEAP，ACT，PSAT等；学生档案数据库（Single Record Student Database，SRSD），包括学生的注册日期、年级等；教职员工数据库（Registry of Educational Personnel，REP），包括年级的分配、教师资格信息等；学校组织数据库（School Infrastructure Database，SID），包括学校的犯罪与安全数据等；财政信息数据库（Financial Information Database，FID），包括学区与学校的支出等。

密歇根州教育信息管理系统的功能主要有两项:搜集信息和公开信息。

1）搜集信息。传统的信息搜集方式是使用纸张和文件。由学校把信息送到学区，再由学区送到州教育厅。这种方式效率低下，文件过多过长，缺乏一致性，非常耗时，并且是通过州和地方政府来公布，使公众难以轻松地了解学校的运转情况。而有了教育信息系统，就可以便捷地、一致地搜集到每个学生、每个教师和每所学校的信息。各学区通过MEIS把信息传输给密歇根州教育评估与信息中心，由该中心负责整合（combine）、保存（store）和向州政府及联邦政府报告（report）。

为了确保信息搜集的一致性，该系统采用统一的、固定的模板。而为了确保信息的及时性，系统给授权的用户提供了修改与传输信息的窗口（Education Data Network，EDN）。学区通过学生档案数据库（SRSD）把学生信息传输给密歇根州教育评估与信息中心，每学年传输三次，内容包括总人数、开除、毕业和辍学率等；同时，通过教职员工数据库（REP）把教职员工信息传输给CEPI，每学年传输两次，内容包括与管理人员、教师以及专业人员有关的许多信息，如员工人数（用FTE计算，Full Time Equivalencies）、教育水平，以及其他人口统计等；学区还通过学校组织数据库（SID）把学校安全信息传输给CEPI，内容包括安全政策与实践，学校干预项目、纪律问题，以及各类安全/纪律事故等。

2）公开信息。在使用教育信息管理系统之前，除了一些已经在媒体公布或出版的信息外，公众若要了解更具体的教育信息，须依照《密歇根信息公开法》（Michigan Freedom of Information Act，FOIA）提出书面申请。而使用教育信息系统之后，就可直接在网络上搜索和申请，从而能更好地了解该州的教育情况。每个学校的报告（school report card）、每个学区的年度教育报告（annual educational report）都可通过该系统来获取。另外，每个学生和每个教职员工都有一个独特的代码，可以通过这个代码来获取各自的档案纪录。学生的认证代码是UIC （Unique Identification Code），教职员工的代码是PIC（Personnel Identification Code）。这两种代码都是由电脑生成的，不具有特定的含义，这也就保证了学生与教职员工个人信息的安全。

对教育信息进行了系统分析

如果教育信息被搜集上来后，不加以分析地呈现给公众，公众将无法理解这些原始数据到底意味着什么，他们也将无法确定学生的成绩是提高了，还是下降了，更不明白是什么导致了学生成绩的提高或下降。因此，密歇根州最先引进了达标与落后的学校评估服务工具（Standard ＆ Poor’s School Evaluation Services，SES）。SES是一种独立的分析服务，为家长、纳税人、教育者和决策者提供数据分析的强有力的决策工具，能改进学生成绩和学校管理。SES独立于政府机构，它利用教育评估与信息中心的数据，通过分析学业、财务与人口统计方面的指标与趋势，对每所学校的成绩提出客观的评价。

更为重要的是，SES不是就学习成绩而论学习成绩，而是把所有可能影响学生成绩与学校经营的因素都考虑进去，通过分析和比较不同学校，提炼出影响学校绩效的基准因素（benchmark），从而使成功的实践经验在不同学校之间共享，这实际上就是一个基准化（benchmarking）的过程。基准化的假设是所有学校都能够不断地改进，不管学校目前的成绩如何，学校中的一切都能越来越好。每一个单独的过程——学、教、训练、专业发展，都能够通过人们之间的相互合作及使用质量改进方法来得到不断的改进。基准化是一个组织把自身的成绩与最好的组织进行比较，确定那些组织是如何取得成绩，并用这些信息来改进自身成绩的过程。基准化模式有好多种，每种都要考虑以下问题:我们在做什么？他们在做什么？我们怎么做？他们怎么做？我们做得怎么样？他们做得怎么样？我们的结果为什么是这样？他们的结果为什么会那样？

SES的评估从总体上分为六部分:

1）一般概况（summary for parents）:学生在州教育考试中的表现，学生在大学入学考试中的表现，毕业率，辍学率，班级状况，学校支出，学校收入等。

2）学生成绩（student performance）:MEAP的通过率、优秀率、参与率，学生统计（按性别、种族、民族、经济状况、残疾），大学入学考试情况，毕业率，辍学率等。

3）学校财政（spending，revenue ＆ taxes）:学校总支出、生均经常性支出、平均教师工资、生均经常性投入、学校剩余经费、学校债务等。

4）投资回报（return on resources）:双语教育、特殊教育、贫穷孩子的教育等所投入资源所取得的效果。

5）学校环境（school environment）:注册人数（包括贫穷家庭孩子所占比例、特殊孩子所占比例、英语不熟练的孩子的比例）、教职工情况（包括教师情况、师生比等）、学校安全等（包括学生暴力袭击以及各种事故，如吸毒、非法持有枪支）。

6）社区状况（community profile）:包括人口数量、平均年龄、学龄人口、拥有学士学位的成年人、单亲家庭的孩子、失业率等。

SES不仅仅对学校之间进行比较与分析，还对学区之间、各州之间进行比较。经过SES分析之后形成的报告（SES observation）都通过教育信息管理系统向社会公开，这样家长、教师、教育工作人员、投资者以及其他人员，就能够清楚学校绩效的改进状况，明白是什么因素影响了学生的成绩，从而能够更有指导性地参与到教育中来。

密歇根州的教育信息管理不仅是一种技术上的应用，更是一种理念与机制的变革。与以前的信息管理相比，具有以下几点进步:

1）更加透明。新的绩效机制是“通过透明来实现绩效”，这就意味着教育绩效不再仅仅是政府与学校的责任，更需要家长、教育研究者、工商界人士、社区以及广大公众的参与和监督。而参与的前提是知情，没有对学校各方面情况的充分了解，家长就不可能给孩子做出正确的学校选择、教育研究者就难以开展系统的研究、工商界人士就难以决定投资的去向、社区就不知道该如何帮助学校、公众作为纳税人也不知道所花的每一分钱是否有价值。因此，除了涉及个人隐私的信息，其他信息完全是透明的。

2）更加用户化。以前的教育信息管理的服务对象主要是政府，信息的搜集主要是围绕着政府决策的需要，信息的公开主要是为了证明政府决策的正确性，而其他人的信息需求并没有得到考虑。新的教育信息管理则完全是用户化的，它首先要考虑哪些人需要哪些信息。它的用户包括联邦教育部、州教育机构与决策者、学区领导、学校领导、教师、家长与学生、社区与工商界人士等。其次，它要考虑如何公开这些信息，才能让用户更容易获取。最后，它还需要考虑如何让用户更容易理解与使用这些信息，而SES对教育信息进行了系统而客观的比较与分析。

3）更加系统。以前，教育信息掌握在不同的机构手中，不同的机构采取不同的标准（软件与硬件）来搜集信息，这就使得信息分散，而且不相容。教育评估与信息中心成立之后，制订了统一的信息搜集的模板，吸收了其他一些部门所具有的管理信息的职能，同时它有权力要求其他部门提供自己所需要的相关信息。这样搜集到的信息就更加全面与完整。而且，通过这种方式搜集的信息不再局限于学生成绩，它还包括教师、学校组织、学校财政、社区等所有相关信息。搜集到的信息就不再停留在学校层次，也包括学区、州层次的信息。

密歇根教育信息管理的进步为教育信息公开提供了很好的技术与平台。