完善本馆文献服务工作体系

第一节　完善本馆文献服务工作体系

图书馆的导读工作，说到底是渗透在读者工作的各项活动之中的。可以这样说，每一项读者工作活动都需要恰到好处的导读工作介入，只有这样才有可能使图书馆的每一本书有其读者，每一个读者有其书。组织服务是导读工作的首要条件。《中小学图书馆（室）规程（修订）》中第十四条规定：“图书馆应以全开架借阅和半开架借阅为主。要开展好外借、阅览、宣传推荐等服务工作，并发挥班级图书角、图书箱的作用。”

一、外借服务

为了开展外借工作，一般设有外借处（或称出纳台）。外借处是出借书刊资料的主要部门，是为读者服务的前哨阵地。借书处每天都要接待许多师生读者，他们因工作、学习的需要，来图书馆借阅书刊资料。图书馆通过外借处一方面将书刊资料借给读者利用；另一方面，馆员通过借书处可以和读者直接接触、可随时了解读者对文献的需求情况，并有针对性地开展图书宣传和推荐工作，有目的地进行阅读辅导，解答咨询以及辅导读者利用图书目录等工作。

（一）借书处的设置

1.出纳台

这是办理借书、还书的地方。出纳台应设在靠近藏书室的地方，以便取书、还书。出纳台里存放着的借书记录，可以反映读者的借书情况。

2.藏书室

借书处应与藏书室相通，藏书室里存放着各类书刊资料。馆员根据读者的借书要求，从藏书室中提取各种书籍，读者还回的书籍应及时归回藏书室上架。设置书库的地方，应考虑楼板的承重能力，要有良好的通风、换气、采光照明、防火、防潮、防虫等条件。

3.目录柜

在出纳台前应设有目录柜。在闭架借书的情况下，读者借书前首先要查找目录。中小学图书馆为读者应设有书名目录和分类目录，供读者查用。同时要做好目录使用的宣传辅导工作，例如在目录柜旁边张贴使用说明。

（二）外借方式

为了方便读者，图书馆采用多种方式外借图书。主要方式有：

1.个人外借

个人外借是外借方式中一种主要的、基本的方式。它能满足不同读者对书刊的千差万别的需要。

2.集体外借

是以单位或小组的名义向图书馆借书。有的中小学图书馆对学生一般采取以班级为单位向图书馆集体借书的办法。由各班选派代表，定期到图书馆借出一批图书，然后回到班上设立“图书角”，将书分别借给本班的同学。到一定时期，将前一批所借的图书收回，归还给图书馆，然后再另外借出一批图书。集体借书的好处是能够合理分配图书，充分发挥藏书的作用，同时也可节省读者的时间。

3.馆际借书

当教师备课急需某种图书，而本馆又没有入藏的情况下，可利用馆际借书的方式来满足读者的需求。馆际借书是图书馆之间利用对方的藏书来为本馆读者服务的一种方式。馆际互借是降低拒借率的有效措施之一，也是实现文献资源共享的重要手段。

4.预约借书

当读者迫切需要某种书刊，而这种书刊已借出时，为了满足读者的需要，可采取预约借书的办法，待书还回后，即通知预约的读者来借。预约借书也是减少拒借率，体现千方百计为读者服务的一种有效措施。

（三）借书方式

开架借书与闭架借书的手续有所不同。

1.闭架借书

在闭架借书的情况下，读者借书前首先要查找目录卡，从目录中选定自己所要借的书籍，然后填写索书单。在索书单上应写明：索书号、书名、著者、卷册及借书证的号码等，然后凭借书证和索书单向图书馆工作人员索取所要借的书籍。馆员根据索书单从藏书室中找出读者所要的图书后，在出纳台办理借书手续。

2.开架借书

开架借书比闭架借书的手续要简便得多。读者可以直接到书架上翻阅图书，选定自己所需要的图书后，即可持书到出纳台办理借书手续。

开架借阅与闭架借阅相比，有许多优点，学校图书馆应积极采用开架借阅方式：

（1）开架借阅时，读者可以直接从书架上挑选自己所需要的书刊，不再需要经过目录和馆员作媒介，因而可以减少闭架借书时的盲目性。开架借书时，读者可以省去查找目录、填写索书单、等候借书的时间，因而可简化借书手续，缩短借书时间。

（2）开架借阅能使读者接触大量书籍，可以开阔读者的眼界，提高读者的阅读兴趣和求知欲望。

（3）开架借阅时，可供读者选择的书刊范围很广，如果读者原来想借的书刊已经借出，可在书架上选择内容性质相近似的同类书刊代替，因而可降低拒借率。

（4）开架借阅可提高书刊的利用率。一部分在闭架时不被读者注意的呆滞书刊，开架后可被读者发现并利用。

（5）采用开架方式后，馆员从进库找书的繁忙事务中解脱出来，可空出时间来开展图书宣传和阅读辅导工作。

但是，开架借阅也有一些缺点，主要是：乱架、图书破损和丢失。所以采用开架借阅方式一定要加强管理，适时通过宣传栏或入馆教育等形式引导教育读者，尽量避免书刊的损失与乱架。

3.半开架借阅

半开架借阅是介于闭架与开架之间的一种方式。半开架借阅是将书籍陈列在带有玻璃的书架里。书背向外排在架上，每层架子外面嵌上、下两块玻璃，玻璃中间留有一条手指宽的空隙，读者能看到书名和书的外形，但不能自取。借书时，读者从玻璃空隙中向里推动要借哪一本书，由馆员取出后，再借给读者。这种方式可省去读者查目录卡、填写索书单等手续。

随着教育事业的发展，目前不少学校都新建图书馆或改造了旧馆的布局，普遍实行“藏借阅一体化”的开放性的管理模式，在大空间的开架书库中设有阅览座位，读者直接面对藏书，自由取书，既可以在库内就座阅览，也可以在现场马上办理借阅手续，极大地方便了读者，深受欢迎。

（四）借书记录及其排列方法

图书借出后，馆员须将书袋卡、借书证（或借书卡）分别排列起来，组织成借书记录，以备图书归还时或进行统计时查用。

完善的借书记录应当能够回答三个问题：

①某读者借去了哪些书，反映一个读者的借书情况；

②某书被谁借去了，反映图书的去向；

③哪天应有哪些书要归还，反映图书的借还日期。

为了回答这三个问题，图书馆可根据自己的情况，分别采用单轨制、双轨制的排列方法。

1.单轨制排列法

单轨制排列法是将书袋卡与读者的借书证（或借书卡）放在一起，排成一套记录。单轨制排列法有两种：一种是按还书日期排，同日期内再按读者的借书证号码排。这种排列方法可回答：哪天应有哪些书归还；知道了还书日期，也能回答某个读者借了什么书。但不能查出某本书的去向。目前大多数图书馆采用这种方法，另一种是按借书证号码排列。这种方法可以反映读者的借书情况，但不能反映还书日期和书的去向。一些小型科技图书馆，由于读者人数不多，借期又较长，可采用这种方法。

2.双轨制排列法

把借书证和书袋卡分别排成两套记录，叫做双轨制。一般是将书袋卡按索书号排，可以查出图书的去向，为开展预约借书创造了条件。借书证则按还书日期或借书证号码排。如按还期、证号排，可知道某天应有哪些书归还，知道还期也能查出某个读者的借书情况。如单纯按借书证号码排，则仅能知道某读者的借书情况，不能查出哪天应有哪些书该还。

这种排法较适用于借书期限较长的图书馆。双轨制排列法虽然比较完善，但工作手续较烦、工作量较大，图书馆采用较少。不过，如果采用计算机技术辅助管理，这些问题都可迎刃而解。利用“文献流通管理系统”借还书时，只要用条形码阅读器扫描借书证和图书上的条形码即可办完借书手续，整个过程只需要3—5秒钟，计算机系统自动记下所有的流通信息，并可随时查询统计，快捷方便，再也不用对着大卡箱忙于查找书证、书卡了。

二、阅览服务

阅览服务是组织读者在阅览室内利用书刊资料的一种服务方式。根据《中小学图书馆（室）规程》的规定，学校图书馆应分别设置教师阅览室和学生阅览室。有条件的应设立规模适当的电子阅览室，放置学生比较感兴趣的百科全书等光盘，开展网络阅读服务。

阅览室不仅是供读者进行自学、研究的场所，也是读者查找文献、进行图书宣传的基地。阅览方式与其他流通方式相比，有以下几个特点：

①阅览室有安静的读书环境，为读者从事自学和研究提供了良好场所。

②读者在阅览室可以看到许多不外借的书刊，如：工具书、现期期刊及单本书刊等。有些外文书刊和库存本也放在阅览室供读者阅览。

③读者在阅览室可以同时利用许多种书刊资料。有时读者只须查阅一本书中的一个段落、一个数据、一个图表或期刊中的一篇文章，如果全部采用外借方式，费时费事。而在阅览室则可广泛查阅各种书刊资料。在开架的情况下更为方便。

④读者在阅览室内，特别是在开架阅览室内，可以涉猎许多文献，这对于开阔读者的视野，充实和丰富读者的科学、文化知识有很好的作用。

⑤阅览室的藏书周转快，可以提高书刊的利用率。

⑥馆员在阅览室有较多的时间和机会接近读者，可以了解读者的阅读需要，辅导读者利用各种检索工具，随时解答读者的咨询问题，还可及时了解图书馆的服务效果等。

阅览室应根据读者的不同需要，设置相应的辅助藏书。阅览室辅助藏书一般是经过选择的、科学价值较高的优秀书刊。辅助藏书一般种类较多，复本较少。辅助藏书要经常补充新书、对于陈旧过时的图书要及时剔除，以保证阅览室辅助藏书的现实性。阅览室内应配备各种工具书，供读者查阅。各种杂志、报纸，也应放在阅览室供读者阅览。要注意各科教育教学核心期刊的收集，广泛听取读者意见，根据期刊的利用率、读者推荐次数选择订购适合读者需要的期刊。书刊设备排放整齐，现刊架上应标出期刊名称，以免放错。

在布置阅览室时，除了要考虑如何配合业务需要，便利读者使用等因素外，更不能忽略提供一个足以吸引读者的特别氛围，因此应布置适合读者特点的宣传画、装饰画、名人名言、绿色植物等。

三、复制服务

复制服务是以文献复制为手段来为读者服务的一种方式。它是加速文献传递和信息交流的一种重要手段，也是解决书刊资料不足的重要方法。

复制服务的作用在于：

①文献复制可以提高书刊资料的利用率，满足读者多方面的需要。图书馆收藏的书刊资料数量、品种有限，同广大读者的需要之间经常会出现一些矛盾。教师有时只需从一本书中摘抄一个片断或从期刊中摘抄一篇文章。如果仅用手工抄写，不但费时，而且容易抄错。在这种情况下，采用复制方法则简便易行，节省摘抄文献的时间。

②能提高文献的周转率，加快文献传递速度。利用复制，可将书刊中的最新知识和最新科技动态及时传递到读者手中，这样，既加速了书刊的周转率，起到快速传递信息的作用，又可迅速地满足读者的需要。

③便于搜集和补充难得的文献资料。有些绝版书或难得的文献，还有一些缺期的期刊很难补充。利用复制方法可以获得复制品，以弥补书刊的缺漏。

目前越来越多的学校图书馆采用静电复印的方法开展文献复制服务。除了让读者复制获取文献资料之外，还将散见于图书、期刊中具有参考价值的资料复印后剪贴在活页卡纸上，按图书分类法或主题表给以分类号或主题，例如剪辑“教改动态”、“高考教学研究”等，不定期地以《信息剪报》或专题索引的形式提供给读者，深受广大师生的喜爱。

四、开展文献宣传工作，扩大图书馆的影响

文献宣传是文献借阅的先导，又是阅读辅导的基础。馆藏文献宣传是利用直观形式、书目形式和群众活动等形式，以形象的描绘或评论，主动向读者揭示文献内容、宣传馆藏信息，把读者最关切、最需要的文献及时地展现在他们的眼前，以吸引读者利用图书馆文献资源。

学校图书馆在进行文献宣传时，应注意和教学紧密结合，配合教师备课、课堂教学进度、教育科研课题以及科技节、艺术节、“十一”国庆节等集体活动、节日活动，有针对性地开展工作。文献宣传的方式很多，学校图书馆一般可以采用以下宣传方式：

（一）新书、新刊陈列

图书馆为了及时地向读者宣传推荐到馆的图书、期刊，扩大读者的知识眼界，经常在借书处或阅览室设立“新书、新刊陈列柜”或“新书陈列架”，从新到馆的书刊中挑选内容新颖、科学价值高的优秀书刊加以陈列。新书陈列的特点是及时、新颖、简便易行，因此被中小学图书馆广泛采用。

（二）专题书刊展览

专题书刊展览以教学或科研中的重大问题，或以纪念日、节日为主题，选择与主题有关的书刊资料，按照主题的要求，有系统地陈列出来。例如，配合“七七事变”60周年纪念活动，可以以抗日战争为主题，选择有关我国军民团结奋战，最终战胜敌人的英勇事迹的书刊及相关图片，组织专题图书展览。专题书刊展览的特点是目的性明确，主题突出，内容完整系统，因而能够使读者全面地了解某一问题的梗概及有关的书刊资料。

（三）综合展览

可在开学初在各年级课外阅读推荐书目基础上展出图书，帮助学生制订个人阅读计划。学期结束时，举办假期读物展览。

（四）报刊剪辑

报刊是强有力的宣传工具。书评刊物是我们向读者推荐好书、宣传馆藏新书的好帮手。图书馆可根据本校的藏书情况和各科教学的需要，从各种报刊上选择有关的书评资料，剪下来或通过复制办法，将这些资料加以编辑，张贴在图书馆或校园内明显的地方，供师生浏览、阅读。

有的图书馆自行编印读书小刊物，内容包括好书评介、新书报道、图书馆利用小知识、师生读者的读书笔记、畅销书阅读常识等，简易实用，也深受读者的欢迎。

（五）黑板报

黑板报是宣传图书、辅导阅读、联系读者的一种简便易行的宣传方式。黑板报的内容可以包括：宣传和推荐优秀的书刊；发表书刊评介或读者的读书心得；报道图书馆的各种活动；反映读者对图书馆的批评或建议，以及图书馆对读者提出的要求等。为了保证有足够的稿源，密切图书馆与读者的联系，最好组织各班级的学生与馆员一起来办，在师生中聘请通讯员，提高师生参与意识。

（六）故事会、读书座谈会

故事会、朗诵会、读书报告会都是学生喜闻乐见的宣传方式。有关内容请参阅本书第一章第三节的介绍。

（七）电视广播网络宣传

电视是最好的广告媒体，它具有图文并茂、绘声绘色、形象生动、播放及时、收看率高的特点。我们可以利用学校新闻电视网络，在课间或放学后学校统一播放新闻的时间插入图书广告，使人印象深刻，记忆效果较佳。有的图书馆与学校广播站联合办“每周读书”栏目，对新书、好书进行评论，声势较大，影响面宽，能够在同一时间内集中地向很多学生进行宣传。

（八）校园网宣传

不少学校已经建起校园局域网，计算机辅助教学已经走进课堂，甚至学生坐在家中也可以登录学校的远程教育网，接受教师的辅导。图书馆应该善于利用图书馆网站或学校主页进行图书信息宣传。我们将在本书第七章第三节详细探讨图书馆网站的规划与设计。

五、做好文献流通统计工作，及时调整导读工作计划

文献流通统计是图书馆统计工作的组成部分。通过对一定时期内图书流通数量和读者借阅情况的统计，可以反映出读者利用图书馆的情况以及图书馆的藏书利用情况，同时也可反映出图书馆对读者需求的满足程度、工作成效及存在问题。通过对统计材料的分析与综合，可以得出有关流通服务的统计指标，作为检验工作、总结经验、改进方法，以及修订导读工作计划的依据。

流通统计的种类主要有读者统计和借阅统计。

（一）读者统计

包括全馆读者总人数。各种类型如：教师、学生读者的人数比例；读者到馆总人数、各种类型读者到馆数量及其比例等。

（二）借阅统计

包括一定时期内读者借阅馆藏总量；各种类型读者借阅图书数量及其比例；各种类型读者借阅馆藏图书的分类统计、读者借阅馆藏图书的分类统计；光盘、图书等不同类型文献的流通数量及比例等等。

读者服务部门的工作人员在日常工作中要注意积累原始统计数据，每天要做好借阅人次、册次的综合统计和分类统计。在此基础上，定期进行每月、每年的统计以及各种统计指标的计算和分析，以便及时调整导读计划。如果实现流通工作电脑化管理，可以很方便地查询到这些数据。

具体的统计指标有多种，学校图书馆经常用到下列几种统计比率：

①藏书保障率：一定时期内本馆读者平均占有馆藏图书的数量。公式为：

②读者到馆率：指平均一个读者全年到馆的次数。公式为：

③藏书利用率：指馆藏中被读者借阅的数量占全部馆藏总数的百分比。公式为：

④书刊流通率：指某书库或阅览室用于公开流通的藏书，被读者借阅的数量所占的百分比。公式为：

⑤拒借率：指读者在图书馆未借到的书刊的数量占读者所要借的书刊总数的百分比。公式是：

上述几种比率，是流通工作中的基本统计方法，还可细分为许多具体的统计方法。对于统计数据应作进一步分析，说明其性质、内容及产生原因，才能反映具体情况，有助于导读工作的开展。

六、利用计算机网络技术，拓展读者服务工作

目前，以Internet技术为依托的信息网络建设已在我国形成热点，我国信息化建设的进程大大加快，不少中学已成功建起校园网。在电子化、网络化基础设施初步建立的情况下，图书馆应抓住机遇，充分利用网络技术拓展读者服务工作。下面介绍几种图书馆切实可行的网络服务项目，以资参考。

（一）新书通报、好书推荐服务

利用ASP技术编写了新书信息管理系统，将每批新书信息分门别类地发布到网上，配上图书的封面、内容提要。工作人员发布信息方便快捷，读者在网上能够及时了解图书馆最新入藏的图书、光盘。

（二）图书网上预约、催还和续借服务

图书馆可利用“个人自助图书馆”系统的功能模块和建立的网络条件，通过网络提供图书的预约、催还和续借服务。读者不一定要到图书馆来，而是可以利用任何一台联网的计算机预约所需图书、查询催还通知名单、办理续借手续。这种形式的预约、催还服务，加快了新书、热点书的流通，提高了图书使用率，大大地方便了读者。

（三）图书评论、阅读方法指导

工作人员不定期访问互联网上的读书主题网站，下载书评文章，分门别类地加入本馆导读系统数据库中，系统自动按照自定义的模板生成html页面，形成本地服务器上的书评文章专题文献库，读者可以按文章标题或内容用任意词查询阅读，导读系统自动生成每周阅读排行榜，显示读者的关注热点。

（四）网上信息资源导引服务

为了帮助读者有效地利用因特网信息资源，图书馆将网上的信息进行分类整理，为读者提供信息导引服务。根据学科专业知识及学校教学的规律，从读者利用的角度对各链接站点进行有针对性的推介，撰写简单的提要，大致包括这样几方面的信息：站点的类型、制作者、主要内容、站点特色、站点的特定服务对象以及简要的评价和推荐。

（五）最新期刊目录通告服务

建立期刊目次索引，摘录部分教育教学文章，为读者提供期刊信息服务。

（六）网上电子公告和意见箱服务

通过图书馆主页发布各类公告信息，及时向读者通告图书馆的进展和新增的各类服务。为了解读者的需求，在主页上设有读者建议信箱，公开解答读者提出的一些有共性的问题。对留下电子邮件地址的读者来信，则通过电子邮件予以答复。电子公告和意见箱服务加强了读者与图书馆之间的联系与沟通，电子意见箱服务能及时准确地获得读者的反映。

（七）网络环境下的读者培训教育

在图书馆不断采用新技术、增加新资源、提供新服务的情况下，向读者介绍新资源和新服务，辅导不同层次的读者利用好图书馆资源的读者培训工作变得愈来愈重要，这也是图书馆功能转变的重要内容之一。

七、制定完善的规章制度，加强读者服务工作的管理

图书馆规章制度是图书馆工作人员和读者必须共同遵守的带有强制性质的工作条例、章程、规则和办法的总称，是图书馆客观工作规律的反映，是实行图书馆科学管理的准则和依据。只有制定科学的、合理的规章制度，才能保证图书馆各项工作有章可循，有条不紊地组织文献资源向读者服务；才能保障广大师生使用图书馆的权益，使读者正确使用图书馆。

学校图书馆制定的规章制度主要分为行政管理工作制度和读者管理规则两大类。行政管理工作制度主要包括：藏书采编与剔旧等业务操作规范要求、工作人员守则、图书馆岗位责任制、劳动定额制度、财务管理制度、工作考评制度、设备管理制度等。读者管理规则主要包括借书规则、阅览室管理规则、电子阅览室网络文明公约等（具体内容可参见本丛书《图书馆学导论》中的有关章节）。