图书馆的软管理

第四节　图书馆的软管理

面对图书馆各要素的管理，如何在管“物”的基础上确立“以人为本”的管理思想，如何最大限度地调动员工的积极性和创造性，增强图书馆的活力，从根本上提高队伍的战斗力和凝聚力，以提高图书馆聚、散信息的能力，促进图书馆事业的迅速发展。这个问题已尖锐地摆在我们的面前，成为图书馆管理科学研究的一个新的内容。它的重要性已受到各级领导和图书馆管理者的关注。

一、软管理的含义

把管理科学和管理工作从着重对物对财的管理同着重对人的管理加以区别而分别称之为“硬”和“软”。“软管理”主要以提高劳动者素质为目的。人们越来越深切地感到，工作的高质量来源于人的高质量。管理的高质量要点在于培养和使用高质量的人。软管理的核心是管好人。实现人的素质的全方位升级换代，确立“以人为本”的管理思想，是软管理的根本内容。

随着信息社会的到来，图书馆事业的新发展面临着良好的机遇和严峻的考验，图书馆必须主动参与社会，在其功能、作用、服务方式、服务质量等方面进行一次根本性的变革，去适应时代的需要。而这一切的实现关键在于人，需要造就一大批敬业、勤业、政治上靠得住、技术上过得硬的人才。造就人才需要有一个良好的外部环境。同时对于一个单位来说，也要求有一个好的管理机制，一个科学的管理体系，进而推进到人自管、人自控的管理新领域，这就是图书馆软管理追求的目标。

图书馆软管理并不排斥对物、对财、对业务工作的管理，它是以人的管理来优化、活化财、物、业务等的综合管理。

二、一切为了调动员工积极性

作为图书馆管理主体的馆领导班子必须全心全意依靠全体员工，离开他们的积极性、创造性和主人翁责任感，一切都无从谈起。图书馆的软管理正是围绕最大限度地调动员工积极性而进行的。

（一）走出误区

图书馆的管理是一个系统工程，领导者思改革、求发展，面对内外事务，纷繁烦杂，说实在的，已经是够忙的了。因此，会产生一些认识上的误区，比如，认为图书馆的管理工作，要抓业务发展，抓经费来源，抓消防安全，抓设施维护，抓人才引进等等。要抓的事那么多，至于对人的管理，无非是做做思想工作，谈谈话之类，闲时多做一点，忙时少做一点，反正是软杠子，做多做少无碍大局。再不行，可以通过规章制度或行政命令强制下级执行。这种见物不见人的管理思想的错误，也许是某些图书馆领导者管理成效甚微，甚至管理失败、说话没人听的原因之一，使他们陷入深深的苦恼之中。

之所以称这是认识上的误区，一是因为，在客观事物的诸多矛盾中，我们要善于抓住主要矛盾，而且是起决定性作用的主要矛盾。抓住了人的素质的全面提高这个管理工作中的主要环节，有了一支充满活力的队伍，推动其他各项工作就可迎刃而解了。因为做人的工作成功与否，本身就是要看能否推动事业的发展。管理的目标是一致的，但是由于管理思想不同，效果却大不一样。做好人的工作，调动了他们的积极性，所起的作用就如先磨刀，再砍柴的关系，不同之处在于，不是就事论事地磨刀、砍柴等着磨刀。同样是忙，却忙在了点子上。所以，我们要把人的管理纳入全馆工作的规划中去，作为全馆工作的重要内容之一，有计划有步骤地，从时间到内容上都给以保证。而且，把调动员工积极性为目标的人的管理不能光让党组织的书记单枪匹马去抓，而是整个班子一起重视，有分工有合作一起抓，才能抓出成效。尤其是那些实行馆长负责制的图书馆，馆长一定要把这项工作作为自己份内工作中很重要的一部分。这是管理思想的飞跃，是有远见的领导班子的选择。

（二）认清队伍现状

由于图书馆长期受到传统的封闭式管理和封闭式工作的影响，因此，比起其他行业来，图书馆的工作人员一般比较保守，按部就班，贪图安逸，满足现状，习惯于平均主义，风险意识和主动参与社会的意识较差。但是，也有其积极的一面，如遵循规范，办事比较认真；默默无闻，甘愿为别人做嫁衣；不图名利，不少人为社会作出了大量无私的贡献。加之队伍中的知识含量提高，因此，面临良好的发展机遇，只要有好的领导班子和好的管理机制，是完全可以把员工发动起来，把大家的积极性和创造性调动起来，图书馆事业的发展是大有希望的。

总之，管理者必须在软管理的过程中，最大限度地发挥每一层次、每一员工的长处和积极因素，扬长避短，共创图书馆事业发展的伟业。

三、充分调动员工工作积极性

软管理的目标是调动员工的积极性，那么，面对复杂多样的员工，面对前人的经验教训，管理者如何调动员工的积极性呢？

（一）坚持物质和精神的统一

首先要弄清影响积极性的原因。心理科学和行为科学研究表明，人的需要是行为的根本原因。人的积极性实质是主观上的努力和客观上的积极行动。因此可以说，需要是引起积极性的根本原因。要调动人的积极性，针对人的需要开展活动才是最有效的途径。而人的需要可分为物质需要和精神需要。

物质需要是否满足涉及到人的生存和发展。人类只有解决了衣、食、住、行等问题，才有可能顾及其他，如果职工整日为生活担忧，怎么能有工作积极性呢？所以，对于诸如职工住房问题、烧煤气问题、建自行车棚、办食堂等问题，这些都涉及到员工的物质需要，必须作为大事来抓。图书馆领导除了布置给行政后勤部门去实施外，自己务必亲自关心，切实加以解决。

精神需要同样影响人的积极性。它与物质需要同等重要。如有效的思想政治工作、表扬、激励、尊重、成就、感情、文化娱乐等等。

总之，管理者应该明确认识到，物质需要和精神需要好比两匹骏马，他们带动员工积极性这辆马车向前飞奔。要想马车迅猛前进，二马必须同行。归根结底，我们必须理顺人心、抓住人心，把员工满意不满意、高兴不高兴作为检验软管理成败的重要标准。

（二）开展有效的思想政治工作，建立目标共同体

开展思想政治工作是我们党的优良传统，是培养高质量人的重要手段之一。管理实践使我们深深体会到，思想政治工作并不是可有可无的，它在提高人的素质、推动全馆工作向高水平发展中是必不可少的。我们在进行思想政治工作中，一是要理直气壮，二是要有计划地常抓不懈。配合党的中心工作，有计划地学习党的方针、政策；学习党的历史、社会的发展史，改革开放的意义和成就，社会主义市场经济体制的性质、内容、目标，如何接轨等等；学习先进人物的先进事迹；明确图书馆作为文化战线的一个重要组成部分，我们的光荣使命、应遵守的职业道德，我们如何尽心尽职地为两个文明建设作出尽可能大的贡献。弄懂要有地位必须有作为的关系。我们的学习不是抽象的大道理，不是空洞的说教。学习材料必须精心选择，应该是很有说服力的，内容丰富的。形式上应该是多种多样、大家容易接受的。运用专题报告会、观看录像片、组织漫谈讨论，也可以组织外出参观祖国社会主义建设的伟大成就，组织专题演讲会等。通过经常性的思想政治工作，可以提高员工的思想觉悟、事业心和责任感，同时培养三爱（爱国家、爱集体、爱岗位）、三自（自尊、自爱、自信）、四有（有理想、有道德、有文化、有纪律）以及心中有他人的良好品德素质。在思想政治工作中，对于提倡什么，反对什么，图书馆领导必须旗帜鲜明，以表扬为主，及时表扬先进，批评不良倾向，以形成良好的馆风。要发动和保证党、团、工作组织参与思想政治工作。使推进全馆工作，作出优异成绩成为全体员工的共同目标，而不仅仅是几个图书馆领导的心愿。

（三）发展事业，为个人发展创造条件

事业的发展与为之而努力的每个员工的发展应该是同步的。随着图书馆新技术的引进，自动化的逐步实现，服务内容、服务方式的改变，服务质量的提高都标志着图书馆事业的发展及其美好前景。管理者不失时机地组织实施以上这些工作，培训人员，尽快掌握新技术、新知识，使图书馆工作不断走向新的发展领域。这使专业技术人员感到振奋，产生成就感，积极性和创造性就会充分发挥出来。因为人的积极性的发挥不仅有经济动机，还有社会需求的动机。由于新知识、新技术的不断掌握、工作水平的不断提高，技术人员本身的业务水平和业务能力也随之提高。这使他们感到一定的满足，他们的成就感和对单位的归属感使他们的积极性能保持下去。新的任务、新的成就又使他们得到新的发展。作为图书馆的管理者应该为员工自身的提高和发展积极创造条件。所以，工作必须高标准，每年都应有新的发展计划，让大家感到有用武之地，很充实。事业的发展造就了高水平的人，人的觉悟和水平的提高又不断促进事业的发展，形成一种良性循环，充满活力。

（四）实行激励

激励本身就是调动人的积极性的过程。激励是在精神上给以鼓舞，物质上给以支持。激励可以使被激励者产生一种发自内心的动力，从而使其士气高昂、干劲十足地工作。激励的作用是巨大的，是软管理的重要内容。激励的方法很多，根据不同的馆情可以选择不同的激励方式。

1．感情激励

图书馆领导通过对员工政治上、思想上、工作上、生活上的关怀来激发员工积极性。特别是当员工发生困难时或生病住院时，你的关怀和探望会起到十分明显的激励作用。关怀是感情的桥梁，感情的激励具有巨大的感染力。当员工们从内心深处感受到领导对他的真诚关怀时，他会从心底里发出感激之情，激发对集体的热爱，全心全意做好工作。

2．支持激励

领导支持下级的工作是一种有效的激励。领导应为下属创造良好的工作条件，支持他们的创造精神，对他们的困难和处境给予充分的理解，并为他们排忧解难。当他们工作上出现问题和错误时，既认真批评教育，又给以关怀和一如既往的信任。这都可以激发员工的积极性，乐意跟着你干。

3．奖励激励

奖励就是对取得突出成绩的员工给予肯定和表扬。奖励的方法很多，如赞许、表扬、表彰、颁发奖状奖金、晋升等。奖励不能搞成神秘化、简单化。要使受奖的人员和全体员工明白奖励的原因，以此产生激励作用。特别是在专业技术职务的评聘、晋升工作中，一定要坚持重实绩这一原则，对于业绩显著、贡献大的人员给予晋升或破格晋升。相反，其他硬杠子都符合条件，实绩体现不出来的，就不能晋升。以此激励员工努力工作，创造业绩。

其他激励方式，如领导者形象激励、思想激励、目标激励、责任激励等都是行之有效的激励方式。

（五）尊重人，增强员工参与意识

实现目标管理，作为领导者来说，主要是确定正确的目标导向，并联系实际，确立阶段性目标。同时，对实现目标提出一些建设性意见和建议，具体的由下级去分解、去实施。目标管理的目的就是为了最大限度地挖掘每个人的潜力，使员工感到被重视、被尊重，从而激发他们的工作积极性。

图书馆领导在决策过程中必须发扬民主作风，多听取群众意见，并尊重群众意见，使决策更准确，更符合实际。员工的参与意识对于实现图书馆的工作目标，具有十分重要的积极意义。诸如制订或修订规章制度这样的事，如果没有全体员工的参与是不会有良好的执行效果的。

（六）满足合理的非业务性要求

对于一个充满生机和活力的集体来说，凡是来自员工的合理的非业务性要求，都要当成管理的大事来抓。能满足的尽量给予满足，暂时满足不了的也要向大家解释清楚，并积极创造条件加以满足。创造一个良好的生活环境，稳定人心，增强队伍凝聚力，这是实施软管理的基础。比如，开展文化娱乐活动也应是软管理的内容。它有利于全馆同志联络感情，活跃身心，丰富业余生活。比如，每周一至二个晚上规定时间，到时候，大家都来唱歌、跳舞，玩一玩、乐一乐，既融洽气氛，又满足了员工的正当要求。

四、努力提高领导管理水平

前面研究了人的管理。有必要强调作为管理主体的管理者。

（一）领导者好的形象有较大的影响力，即形象激励

领导者的影响力有两个方面：一是非权力性的影响。这是自然性的影响，包括品格因素，会受到敬爱感；才能因素，使人有敬佩感；知识因素，会给人信息感；感情因素，使人感到亲切感，这一点十分重要。二是权力性的影响。这是传统的强制性的影响，包括职位因素，给人一种服从感；资格因素，使人有一种敬重感。在以上两大类影响中，非权力的自然性影响是根本的影响。

作为图书馆管理主体的馆长及其领导班子必须具备如下品德素质：一是要坚持政策、原则，不以私利去损害原则，办事大公无私，出于公心。二要有强烈的事业心、责任心和进取心，有了这“三心”，才能保证工作干劲足、热情高。有责任心，要向上级负责，也要为下级负责，不能光顾一头。三是胸襟宽阔，善于团结人，光明磊落，不搞打击报复（有时要避嫌打击报复），不争功诿过，当受到批评时，气度要大。四是作风民主，有协作精神，在决策过程中，发扬民主，不搞一言堂，但不能当断不断，应有魄力。五是严格要求自己，不搞特殊化，不图名利，廉洁自律。

管理者还必须具备下列知识素质：一是哲学知识，掌握马列主义原理、观点、方法，有助于分析问题、解决问题。二是图书馆专业知识。三是一般的学科知识，如语文知识、数学知识，有利于不断更新知识和量化管理。四是计算机知识，有利于制定本馆自动化发展规划和具体实施计划。

管理者必须具备的能力素质：首先是领导方法修养，掌握信息之能力，有意识地捕捉信息、获取信息，有了信息有助于决策和竞争。其他如理财能力、综合分析能力、宣传教育能力、应变能力、开拓创新能力。实践证明，管理能力与管理知识成正比，与专业业务能力呈逐渐递减趋势。

（二）领导群体的结构

一个人不可能是全才，要有一个理想的班子作为能力互补。有时三四个人一个班子，单个人并不很强，但整个班子却很强。班子组成人员有三种类型的人：一是主导型的，有号召力，有主张。二是依附型的，跟着干，干时很有才能。第三种是主导、依附中间型的。都是主导型非吵架不可，都是依附型也不行，必须搭配起来。专业结构也应搭配，除了图书馆专业的，还得有宣传教育、理财等方面管理能力的人。如有可能，最好对年龄、性别都有所搭配，以利工作的开展。

（三）工作方法

首先要知道馆长该干什么，不能事必躬亲。馆长的主要职责是抓规划、抓经费、抓进人、抓办馆方向和队伍建设，对外代表图书馆。二要善于掌握时间，不能拖拉，主要的事和急事要处理好。三是决策的科学化，多听意见，多分析，几个方案作比较，保证决策的科学化。四是要有畅通的信息渠道，馆长的要求、指示能通下去，下面的意见能上达。主要是通过中层干部，把渠道组织好。

队伍建设对于图书馆事业的发展显得越来越重要。运用软管理，提高图书馆队伍的整体素质，这个课题，有待我们继续认真地加以研究，以丰富图书馆管理科学的研究和对管理实践的指导。