学校图书馆计算机自动化管理软件的必备功能

第二节　学校图书馆计算机自动化管理软件的必备功能

一、图书馆业务流程对自动化软件功能的要求

（一）工作流程管理

任何一个事物或工作任务，均有其特点和所包含的内容，构成它们最基本的成份以及所有这些成份之间的相互关系。工作流程分析就是系统分析人员对完成任务的每一个工序进行分析的过程，即把一个工作任务分成若干个结构块，每个块再分成若干部分，根据事物的内在联系，层层分下去，直到对每一步所完成的工作十分明确为止。

图书馆工作的内容是围绕书刊资料的搜集、整理、流通借阅、查询所开展的一切工作，大致可分为以下几个方面：

①书刊资料的搜集

这一阶段的工作包括书刊资料的选择、查重、订购、交换、经费预算、新书验收、记到、催询、到书统计、经费统计等。

②书刊资料的编目加工

包括书刊资料的分类、著录、馆藏分配、打印卡片、书标、打印馆藏目录、馆藏财产统计、剔旧、注销等工作。

③书刊资料的借阅管理

其中包括借还书管理、预约、罚款、违章拒借、催还等工作。

④书刊资料的查询

通过各种检索方法为提供读者查询。

⑤财务管理

包括图书馆各项经费的分配利用。

（二）图书馆业务管理

一套计算机图书馆管理系统应用软件的设计，必须准确地计算出它的业务管理对系统设计中的每个部分的工作管理明确说明。

对工作量的管理，是以分析传统图书馆系统的各种工作量为基础的，在管理过程中，系统分析员必须与图书馆工作人员密切结合。管理包括输入量管理、输出量管理、文档结构管理、程序编制、调试状况管理等，其范围有：

①文献库的容量

②文档的结构

③子系统处理过程

④子系统处理的数量

⑤书目记录的种类

⑥采访状况

⑦编目状况

⑧借阅的数量、时间

⑨程序编制、调试状况

⑩3W方式多媒体超链接的网络信息资源

二、学校教育教学的特点对自动化软件功能的要求

学校图书馆实现计算机自动化管理后，第一大特点就是学生读者借阅率的大大提高。当前中小学教育事业发展极快。各级教育行政部门为了促进学校尽快改善和完善办学条件，用各种评估来规范和督促学校加大对学校建设的力度，其中图书馆成为必评部门之一。各级教育行政部门在图书馆评估中对学生人均藏书量、学生人均流通率通常要求极严，而计算机恰恰是真实、完整反映这一要求的可靠保证。其次学校加强青少年的思想品德教育，图书馆开展各种读者心理调查都需要计算机软件以不同角度，不同要求去汇总统计和检索出相关数据。A．如某人、某年级、某读者群（职业、性别）某时间段内的借还统计、具体书目。B．某时间段内某类书、某本书被借人次的集体统计和个人排行榜，其中可有某年龄段男、女读者借阅比例统计。某时间某些借书最多人的排行榜，某个人的历史借阅情况。还应能统计到馆现场阅览书刊的人数、读者阅览统计等。又如图书馆作宣传工作需要自动编排打印小报、新书简介，馆藏书目推荐和期刊题录索引，并让读者通过网络阅览上述图书馆信息。所以，为中小学图书馆设计的软件必须有这些服务功能，而不少软件开发商，很少了解学校的这些特点，忽略软件对教育教学活动的支持，这一点，软件选购单位的领导必须了解和询问这一点。

三、中小学图书馆人员实际状况对自动化管理软件功能的要求

中小学图书馆要选择一个适合本馆使用的软件，不仅考虑适合当前，还要考虑今后五至十年扩充的需要。软件还必须包括有采访、编目、流通、检索、连续出版物和非书文献资料及系统维护等图书馆所需的各种业务工作；同时，由于大部分中小学图书馆工作人员对计算机使用还不大熟练，甚至对图书馆业务知识也掌握很少，故还要考虑到软件界面要布局清楚、显示信息全，还要有操作简便、易学易用、维护简便、安全性好等特点。有人简单地认为：中小学图书馆的计算机管理软件功能要求较少，硬件要求也低，殊不知中小学馆“麻雀虽小，五脏俱全”。只是藏书量、连续出版物和外文图书少些而已。由于当前中小学教育逐步向素质教育过渡，中小学生利用图书馆的频率越来越高。倒是由于中小学图书馆人手少，工作头绪多，工作人员的一人多职，一专多能，对软件的功能的齐全和工作流程的灵活切换提出更高的要求。中小学图书馆软件必先备有图书采验、文献编目管理、期刊管理、音像及其他非书资料管理、读者管理、流通管理、联网查询等几个主要模块。特别强调的是文献编目必须是标准的CNMARC（中文）和USMARC（西文）。对中小学来说编目的界面最好是卡片格式和MARC格式能互相切换和比照。对中小学图书馆工作人员来说，软件的简便易学不等于降低标准，更不能不遵守规范来工作，因此，看一个软件是否是真正的MARC，不仅仅是看其能接受外来的标准MARC、更主要的是看其能否编一本著录项目较多特别是有主题词、外文原题名等字段的图书，看其显示并能输出的是否为标准的ISO2709格式。因为不少软件用的是伪MARC，对MARC数据能进不能出，或出来的MARC面目全非。