学校图书馆计算机自动化管理软件的选择与采购

第三节　学校图书馆计算机自动化管理软件的选择与采购

一、软件选择的标准

教育行政主管部门及学校图书馆人员在购买软件之前，必须要先学习一些关于图书馆软件的知识，懂得一些评价软件的基本原则和标准，在实际选择时，主要从以下几方面考虑：①总体原则：功能完备、编辑灵活、网络功能强，可靠性高。②数据库必须采用标准化格式，字段长度是可变的。③高度集成化，能够满足图书馆采购、编目、期刊、典藏、流通、统计、检索等各项内务管理和读者服务的需要。④系统设计风格好，编辑功能灵活，有一定的自动生成辅助著录功能。在集成环境中采用事件驱动方式，随时可以调用所需要的模块，批处理能力强。软件设计风格和操作功能较为一致，便于学习与掌握。⑤能够方便地采用配置文件，定义大量的系统参数与格式信息，包括各种卡片、屏幕显示格式，各个库的检索点。拼音生成字段。可以根据自己的需要通过修改配置文件来重新定义系统特征，以便软件更符合本馆的实际情况与著录规定。对软件的联机查询功能要详细认真地观察和分析操作。对软件最基本的要求是必须有安全性保证，随着书目数据和读者数据的增加和网络化服务的实现，图书馆对软件的安全性要求越来越高。软件应具统计数据前后一致，较强的数据容错能力、自动备份和具备日志恢复等功能。

随着因特网在我国的迅速发展，中学图书馆在近年内很有可能通过因特网实现信息服务通讯协议，采用客户机／服务器与浏览器／服务器结合的体系结构的产品，以往基于主机／终端模式或文件共享模式的图书馆系统将被淘汰。

二、软件选择的方法

目前，对图书馆自动化管理系统性能的评价有许多不同的方法，形成不同的评价模式，具有一定的指导意义。但对于引进者讲，在对自动化相关问题缺乏了解的情况下，利用烦琐的评价指标公式有一定困难，并且在现实应用过程中，评价与选择并不完全是一回事：由于各种因素（如本馆原有设备情况、价格高低等），使得有些图书馆放弃选择那些评价最高的软件却退而求其次。特别是一些主管部门和学校领导在招标时，只看价格，所以成批选购的系统软件，一经安装后再无声响了，因此，对软件的选择，总体说来应围绕性能和功能，结合本单位需要全面进行考虑。

（一）性能考察

①规范性。考察系统是否符合国家有关标准。做到著录标准化和数据格式化，尤其要考察数据格式、数据结构和数据传输方式的规范化，并注意考察数据库管理的统一性。

②集成性。是否由多个子系统构成，且各个子系统既能在水平方向，内部层次交叉相互连接，又能在系统内部提高数据集成度，减少冗余数据。

③易用性。考察系统是否便于操作，人机界面是否友好、简单，是否对操作人员要求低，限制少。考虑到学校图书馆员的计算机水平，易用性是购买软件时的一个重要因素。

④开放性。考察系统的接口能力以及与其他网络相连的能力。中小学图书馆书目大都是统一教材，加之中小学图书馆工作人员中掌握CNMARC的比较少，因此在选择软件时应注意系统是否有接收外来CNMARC数据和利用Z39．50从网上下载MARC数据的功能，以及是否提供馆际互借功能。

⑤可靠性。考察系统是否对输出信息有一定的容错能力、检查在发生断电等突发事件时是否有保护信息的能力。

⑥可维护性。考察系统是否有追加、删除、修改、拷贝等功能。

⑦可移植性。考察条件发生变化时，系统是否便于移植到相关微机系统或小型机系统接口。

（二）功能的考察

既要考察系统的总体功能，又要考察各子系统功能，在考察子系统功能时，不仅要考察功能是否强大，还要考察处理容量。下面以流通管理子系统为例来说明。

功能需求：

①产生10种以上不同借阅者的资料；

②更新原有借阅者的资料；

③指出过期读者；

④打印催寻单；

⑤统计各种数据并打印；

除以上功能要求，我们还应结合本馆实际、提出容量要求。如：

⑥每年5000读者登记；

⑦每年8万个流通信息；

⑧每年一万个续借读者；

⑨每年一万个过期催还。

（三）良好的售后服务

因为中小学图书馆工作人员对软件知识一般不深入，因此系统是否能够提供良好的售后服务是非常关键的。每一家软件开发商都会作出售后服务的承诺，因此我们在选择时应参考其他馆的意见，同时看该系统在当地是否有售后服务点。对于中小学馆来说，在实施计算机自动化管理初期，数万册图书的回溯建库就成了老大难问题。所以，当前我国中小学图书馆自动化软件市场兴起了一项前所未有的配套服务。以编目数据录入和图书加工为主的“一条龙”服务。如本书前面所述，在中小学图书馆自动化管理中，数万册图书及其他文献的回溯建库是瓶颈。当前不少学校领导和图书馆同志都已认识到这一问题。一改“手工作坊”的“胡子工程”模式，开始接受资源共享思想指导下的“社会化大生产”的回溯建库。目前我国的图书馆数据录入服务的服务商有十几家，但稍能规范一些的，约有四、五家，如何判断其服务质量的好坏？归纳一下，大致有以下几个方法。

首先看其编目软件数据格式是否字段齐全，著录方便，特别是其共享库的容量对馆藏图书的命中率。一般来说，国家馆的回溯书目数据对中小学馆的命中率在54～58%之间，因为国家馆对一些中小学的教参书及层次较低的普及读物和儿童读物收藏不多。如果一个专业公司服务单位多，又注意收集、整理编目数据，那么它共享到各学校图书馆数据的命中率就高，整个工作进程就快。

看其分类编目的质量。首先考察其编目队伍成员对《中图法》分类、文献著录规则和CNMARC标准掌握和熟练的程度。在分类上看其归类是否准确，详简是否得当，特别是注意是否将丛书套书分在异类，种次号编排是否混乱。丛书著录时能否列出该丛书中的子目以便查对和著录。在著录上注意几种不同题名和责任者的著录方式，特别是交替题名，两种不同责任者的合订题名等。在文献加工上看书标粘贴是否规范，分类排架是否合理、特别是对本馆某类增加较快的书的书架预留空间是否合适。服务周全、升级及时，系统升级要保证及时到位。用户人员培训要认真热情。维护、升级和培训要有记录文档。

综上所述，对软件和服务的选择，最好的办法就是考察该软件服务商以前的用户，走访的越多、了解的情况就越准确。这不仅有助于对软件的选择，考察了数个实施了自动化管理的同行图书馆后，对本馆此项工作的开展，也是极为有利的。

三、软件采购和招标议标的方法

在图书馆计算机自动化管理系统招标议标活动中要特别注意以下几个要点：

①由于一些主管部门同志对图书馆专业内容了解不深，曾经有不少地区以价格为主要标准招标到的软件，在使用中功能缺失或服务不到位，受到图书馆人员的抱怨。所以招标议标前应反复告诉应标方，价格不是唯一的中标标准。

②随着硬件技术的飞跃发展，软件功能与网络的结合也不断更新和拓展，成熟的软件公司平均2．5年就更新一次版本，所以，还要了解应标软件功能拓展和版本更新的情况。

鉴于上述原因，招标前应邀请当地公共馆、高校馆的专业人士和已经使用过自动化管理软件的资深中学馆长对应标软件进行咨询和审查，并现场演示，一般半到一个小时。选购中小学图书馆计算机自动化软件最好选用用议标询标的方式，操作起来方便主动些。

（一）收集各图书馆自动化系统资料（含硬件规格、软件需求、网络环境需求）

俗话说，“山外有山，天外有天”。我们只有对目前市场上常用的自动化软件有了一定的认识之后，才能够做到“知已知彼，百战不殆”。了解市场的办法有很多，包括参加各种展览会和展销会，阅读中外有关期刊和杂志等。还有就是邀请有关商家前来作产品演示。观看推销演示如同观看交响乐演出，“外行看热闹，内行‘听’门道”。系统选购人员可以既看热闹，又要观门道。应该询问那些没有被演示的功能、性能。许多推销人员往往以这样或那样的借口来掩饰自家产品的弱点和不足。这从一个侧面可以为我们提供一些十分重要的信息。对于系统选购人员来讲，此时最忌讳的是“一见钟情”，不能人家怎么说，我们就怎么信。我们必须切记此时的任务是要获得对市场尽可能全面的了解，以便我们确定向哪些商家发出抽标的邀请。一个行之有效的方法是为每一商家建立一个小档案，将各小组成员所获得的有关该商家的资料和信息都存入该商家的档案之中，这样大家对于各商家的认识和了解就会很快系统起来、全面起来。

（二）采取投标和议标询标的方法进行采购

当我们对市场有了，比较充分的了解之后，我们就可以向各商家发出邀请信，告诉他们我们有兴趣为一个学校或若干个学校图书馆集体购买一套或若干套自动化系统，如果他们有意竞标的话，请于某年某月某日之前寄来提案。

俗话说：“王婆卖瓜，自卖自夸”。系统提供商要推销自己的系统，自然会“想方设法”达标，而系统选择人员们必须保持清醒的头脑，给各份提案“去水”。去水的方法有很多，包括请投票者填写调查表，研究商家的现有用户手册，参观并尝试商家现有用户的系统，温习为各家所建立的档案信息等。调查表可以与邀请信一起寄给各商家，请他们同提案一起寄回来。调查表的内容可以按照我们的需求设计。例如，如果我们很想了解商家用户支持的程度和质量的话，我们可以问这些问题：你们是否提供免费咨询电话？你们公司成立于哪一年？现有多少用户？现有多少全日制工作人员？包括多少专门从事用户支持的人员？用户支持人员在贵公司的平均工作年限大概有多长？等等。还有一个可行的去水方法，那就是向商家索要他们全部用户的单位名称、联系人姓名以及联系人地址。如果商家声称有好几百乃至上千用户，却只给我们几十家甚或几家用户的联系信息，我们就要警惕这些可能是经过“特殊处理”的样板用户，说明该商家实力不够雄厚，可能有这样或那样的问题。有些公司则敢将他们所有用户的联系信息给人，说明其实力不弱，不怕别人挖墙脚。然后，即使在这种情形下，我们也应该对这些联系人进行随机抽样调查，征询他们的看法。用户如果自己吃过亏，一般是不希望别人也去吃同样亏的，所以，从这个渠道往往能获得许多极有价值的信息。即使从那些经过“特殊处理”的用户那里、有时也能获得意外的内幕信息。

（三）中小学图书馆计算机自动化管理系统软件招标、议标样例

为使一些接手中小学图书馆工作不久的教育行政部门的同志尽快了解图书馆计算机系统软件及配套工程的选购方法，本书特将合肥市政府采购中心为中小学图书馆计算机管理系统进行招标议标时的文书样式提供给大家，仅供参考。

①合肥市招标议标项目要求

一、工程内容：合肥市部分学校图书馆计算机自动化管理软件文献编目录入加工排架及部分系统附件。

工程地点：合肥22中　合肥33中　合肥经管学校

付款方式：验收合格付90%，运行三个月付10%。

二、招标单位：合肥市政府采购中心

三、采购形式：软件及编目服务等采用议标性谈判，计算机等硬件采用竞争性谈判。

四、招标范围：图书馆计算机系统管理软件、图书编目录入加工及警报仪等专业硬件。

五、招标要求：

①系统软件要求：软件必须是网络版，并可联接校园网、英特网。数据库必须是大型数据库。除一般的图书馆管理软件所具有的模块外，还必须有符合国际网络通讯协议Z39．50的远程联机编目、网上检索和报刊征订等模块；编目数据应能接收和输出MARC格式。编目模块中还必须有符合等级图书馆评估细则中所要求的处理和查检丛书和分册以及音像、光盘中的盒（盘）与子目中每首歌、曲、词作者及演唱者检索的功能。期刊必须能编录和检索题录索引等二次文献。

②编目加工要求：分类应用中图法四版，详简基本得当；编目能符合文献著录国家标准和马克格式的要求；加工整齐美观，书刊排架依分类种次号排列。

六、投标单位的资格要求：

①必须具有独立的法人资格，在教育系统有良好的信誉。

②具有被授予合同的资格，必须提供公司的资格文件，和既往用户的名录。

七、工期要求：一旦签定合同，如招标方自采硬件，则在硬件到位的情况下，三天内完成软件的安装调试并从×年×月×日～年×月×日×天内完成该校万册藏书和千册期刊合订本，盒音像资料的分类、编目录入、加工排架工作。

八、标书编制：

①公司简介：（可附带公司介绍材料）

②议标报价：必须按招标文件中的招标议标项目明细表。

③优惠条件：投标单位可根据自身情况，提出优惠条件。

④投标单位必须提供产品质量承诺和售后服务承诺，审查时必须做好文字口头答疑。

⑤标书必须加盖单位和法人代表或授权人签名，将标书同其他资料一起，在规定时间内送达，材料送达地点：

　　　　　　　　，联系人：　　　　　　　　电话：　　　　　　　　材料送达时间：　　　年　　月　　日　　　整。

九、有下列情况之一者为无效标书：

①投标书未加盖公章和法人代表或委托授权人签字的。

②逾期未送达的。

③自行修改招标文件或未响应招标文件的。

④投标报价中有漏项的。

⑤应标材料中所述情况不实的。

附：招标议标项目明细表

合肥市政府采购中心

二○○三年十月二十日

2．招标议标项目明细表

单位：元

之一：软件及系统配套用品

之二：服务承诺

①培训：

②维护：

③升级换代：

　　　　　　　　（盖章）

年　　月　　日

3．投标函

致：合肥市政府招标中心

①根据贵单位××号招标邀请书的邀请，我们决定参加贵单位组织的合肥22中、合肥33、合肥经管学校等学校图书馆计算机自动化管理工程项目的议标性谈判。我方授权××代表我方××全权处理本项目谈判的有关事宜。

②我方愿意按照招标文件规定的各项要求，向买方提供所需的项目与服务，总投标价为人民币（大写）　　　　　　。

③一旦我方中标，我方将严格履行合同规定的责任和义务，保证于合同签字生效后日内完成软件的安装、调试，并交付买方验收。　　　　天内完成　　　　万册图书的分类、编目，计算机录入加工、中图法排架等配套服务。

④我方为本项目提交的投标书一式肆份，其中正本一份、副本三份。

⑤我方愿意提供贵中心可能另外要求的、与投标有关的文件资料，并保证我方已提供和将要提供的文件是真实的、准确的。

⑥我方完全理解贵单位不一定将合同授予最低报价的投标人。

⑦我方愿意招标方在招标前邀请相关图书馆自动化专家现场对软件进行咨询审查；编目工程完工后，愿意接受招标方组织的相关图书馆资深馆长对分类、编目、加工、排架质量的检验抽查。

⑧附：我方已填写的招标议标项目明细表。

然后，与厂家协商有关问题，如维护、网络连接等。

最后，签定合同（包括付款方式、测试验收及维护升级保证书等）。