文献采访业务流程

第三节　文献采访业务流程

图书馆采访的常规业务流程，可以分为访求、验收和登记等三个工作环节。

一、访求工作

访求工作，指图书馆对社会上出版发行和分布散失的各种文献进行跟踪式地寻访、了解和收藏，同时利用种种书源关系网，对书源关系方开展交换、征集、劝赠等联系和公关活动，不断完成本馆所需文献的搜集寻求工作。

图书馆一般是按文献期货订购各个工作环节的顺序，来设计文献采访工作的常规业务流程。原因之一是，这一业务流程分为书目搜集、文献圈选、文献查重、审核报订和文献验收等，工作逻辑比较清晰。原因之二是，其他主要的购入或非购入采访方式的工作环节，如现货选购、邮购、网络订购、国内外交换、开展征集、接受捐赠等采访方式的工作环节，基本上可以比较方便地纳入上述常规业务之中。

（一）书目搜集

图书馆在订购文献前，必须了解文献的出版发行情况。为此，需要先广泛收集各种文献的征订目录。

国内邮发的纸型书目报刊，如《社科新书目》、《科技新书目》等，在每年9～10月份要及时订购。若需要这些《新书目》的书目数据的，应在年底前主动联系，以便及时订购下一年度的。出版社自编的本版书目，应重点去函索要，或通过书市和图书展销会进行搜集。此外，应注意春秋两季搜集新华书店散发的教材目录，10月份搜集邮局发布的国内报刊目录。

国外的书目工具，应该与中国图书进出口公司联系索要，或者与国外有关书商、出版商联系购买。具体可参考上节所述。

由于目前文献订购的环境和手段发生巨大变化，在搜集纸型书目时，应该注意搜集相应的书目数据，或者上网，到书商、出版商的网站下载书目数据，直接灌入自己的文献采访工作系统中去进行处理。

搜集来的纸型书目和书目数据，如果比较多，应该编号、记到，一旦处理还应标明，以防重复处理。

（二）文献圈选

是指对征订目录上的书刊品种，一条一条进行审读，并根据本馆的性质任务、读者对象、入藏能力、布局需要，以及书刊的内容质量、价格，决定选购与否，决定复本多少。

圈选是充分发挥文献采访人员聪明才智的关键。为了使选择的书刊更合理、准确，一般都应组织集体选书，听取馆内外专家、同行多方面的意见，进行切磋和反复权衡，以决取舍。对于外文原版书刊、贵重的中文书刊等，更应多听取专家学者的意见。价值特别昂贵的，可将各方面意见汇总并归纳成若干条，提交给文献采访委员会，以陈明具体的利弊得失，最终以投票来决定取舍。

（三）文献查重

不论是初步圈选还是圈选汇总后的书刊目录，在向外报订之前必须进行“查重”。所谓查重，就是检查核对一下，该种文献本馆以前是否入藏，或是否正在报订过程之中，如果是的话，入藏或报订的复本多少，以便避免重复报订收藏。

手工查重的工具，是公务目录和采访部门的预订目录。公务目录反映已到馆并已编目入库的文献，预订目录则是反映已订购但还未到馆的文献，两种目录不能互相取代。编制预订目录比较耗费人力、物力，但它的用途却是不可替代的：①便于查询某种文献图书馆是否订购；②便于连续出版的多卷书配套；③作为验收文献的依据，便于鉴别本馆未订的主发文献和重购书。

目前我国还有相当一部分图书馆订购图书而不编制预订目录，仅仅利用公务目录查重。这是一种业务漏洞，需要弥补。预订目录的编制应包括以下内容：标准文献编号、书名、著者、出版者、出版年、版次、装订、开本、套数、采集地点、采集时间和编号等。有的图书馆直接将征订目录的有关款目剪下，贴在卡片上，制成预订目录，十分简单明了。

所谓标准文献编号，指一系列被国际或国内标准所规定的文献编号。如国际标准书号（ISBN）、国际标准连续出版物号（ISSN）、国际标准音乐出版物号（International standard music number，简称ISMN）、国际标准技术报告号（International standard technical report number，简称ISRN）、国际标准录音号（International standard recording code，简称ISRC）等。

预订目录的排列，可按标准文献编号的顺序进行。没有标准文献编号的，按文献题名的字顺排列。中文文献按字顺排列常用音序法，也可以用笔划法和四角号码法。外文文献主要按外文字母顺序排列。

手工查重相当费时费工。在目前可以获得征订书目数据的情况下，一些采访系统，如“汇文”等图书馆管理系统，设置了“批查重”功能，以便大大提高查重效率。同时，也改变了圈选和查重的传统工作顺序，即将先圈选再查重，改为先“批查重”，剔除本馆曾经入藏和报订的文献，再对“不重”的文献，即仅对本馆没有入藏也没有报订的文献进行圈选。这又大大减少了圈选工作的盲目性，提高了圈选功效。

（四）审核报订

完成文献的圈选和查重后，进入文献的审核报订阶段。这个阶段包括提交审核、平衡订数，以及进行报订的技术处理等。

所谓提交审核、平衡订数，是指根据本馆的文献购置能力的大小，以及馆藏文献发展的计划，对经过专家圈选及查重的文献品种和复本数量，进行最后的权衡斟酌和调整。

这项工作应由资深采访人员，或由图书馆分管馆藏文献建设的领导负责完成。因为专家圈选文献，一般总是从专业发展的需要出发，而不可能从图书馆入藏能力的角度，或从各部分馆藏综合平衡的角度出发进行考虑，更加不可能从馆际文献资源协作协调建设的角度出发进行考虑。

报订的技术处理，包括填写订单，编制预订目录，寄发订单三部分工作。这里若采用手工报订，要注意报送给收订单位的订单，在品种和复本上应与本批预订目录保持一致，不能含混，不能有误。若采用计算机报订，虽然因订单与预订目录均由计算机系统自动生成，两者保持一致不成问题，但是征订数据的不完整，往往也会引起收订单位的发货差错，因此，也需要特别注意征订数据的规范。

寄发订单时，要严格按购销双方的约定或合同条款进行操作，因此约定必须明确。如预订金和每笔款项如何给付，折扣如何计算，订单时效如何规定，送货服务谁承担，发货差错如何纠正，退货方面有何规定，有何配套服务等等，均需事先商定，以便执行。

（五）文献验收

所谓文献验收，就是对货（书货）、单（清单和发票）、卡（预订目录）三者进行核查，看看它们是否一致，并找出差错，进行纠正的过程。

文献验收在到货后，应及时进行。在手工验收情况下，一般按先使“货、单一致”，再使“货、卡一致”的次序进行。就是说，验收人员首先要用发票与清单，认真核对拆包的文献，查验单价、种册数、总金额等。然后将核对过清单的文献，与预订目录一一核对，看看与预订的品种数量是否一致，有无多发、少发、错发、漏发以及搭配情况。特别要注意多卷书和装帧相似的成套丛书，有无缺漏和不配套现象，学会辨认那些在征订到出版期间题名或文献编号发生更改的文献。如有差错，应及时与收订单位联系纠正。核完一种文献，要在其对应的预订目录上注明收讫字样。多发、少发、缺漏的，还应在对应的预订目录上注明具体情况，以便执行纠正操作。

若是用图书馆采访系统进行验收，一般先核对“货、卡一致”，再核对“货、单一致”。就是说，先将书货与存在系统里的预订目录进行核对，再打印出核实的货单，最后与清单比照核对。为了便于比照，核实的货单最好能按清单的排序方式打印。

一批文献核对完毕，应在发票和清单上简要注明核对结论，并签字盖章，以便作为财务报销凭证。最后把验收好的文献，成批地移交给登录人员进行下一步处理。