对科技档案划分保管期限的探索

对科技档案划分保管期限的探索

陈作明

科技档案如何划分保管期限，国家已有原则规定，即“凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的永久保存；凡是在一定时期内具有利用价值的定期保存；介于两种保管期限之间的一律从长”（《技术档案室工作暂行通则》）。这无疑是正确的，只是在实际工作中感到难以掌握。本文试图根据这一原则，探索出一些较为具体的、因而也易于掌握的方法和依据来。

科技档案是科技资源储备的一种形式，各个种类的科技档案从不同角度记载着不同内容的科技知识。划分科技档案的保管期限，究其实质是划分科技档案所记载的科技知识的价值。由此可见，划分科技档案保管期限的方法基本上有两条：第一是根据科技档案所记载的科学技术知识的价值；第二是根据科技档案在记载该项科技知识中所处的地位和作用。两者之间有联系，其中第一个根据是前提，第二个根据依附于第一个根据。如果整项科技知识都没有保存价值的话，就没有必要研究第二个根据了。这叫做“皮之不存，毛将焉附”。下面来进一步探讨这两条根据。

一、根据科技档案所记述的科技知识的价值

从划分科技档案保管期限这个角度来观察问题，科技知识的价值可以概括为两个方面。一方面是科学研究价值，包括自然科学研究价值和社会科学研究价值；另一方面是工作查考的价值，包括科技、经济、政治、文化、军事等各项工作的查考价值。凡是具有科学研究价值的科技知识，都同时具有工作查考价值，它的档案都要永久或长期保存；凡是没有科学研究价值但有工作查考价值的科技知识，它的档案可以长期或短期保存。不言而喻，失去上述两种价值的科技知识，它的档案就不必保存。

哪些科技知识具有科学研究价值，其档案需要永久或长期保存呢？要完整、准确地回答这个问题，必然涉及各种门类的科学技术知识，笔者自然难以胜任。在鉴定科技档案时必须有科技人员和分管科技工作的领导同志参加，也就是这个道理。但是，既然要研究划分科技档案保管期限，那就不能完全回避这个问题，现在就来作一些很粗浅的探索。

（一）在一定范围之内属于先进的科学技术知识，其档案需要永久或长期保存。例如一个省或一个行业中的新产品、新工艺和基础理论上的新发现等的档案就是如此。这是因为科学技术总是在先进的基础上不断向更先进的阶段提高的，今天属于先进的科学技术总是今后更高水平的科学技术的基础。18世纪英国人赛维利等人发明的蒸汽抽水泵，在当时是一种先进技术，后来这一技术成了瓦特发明蒸汽机的基础。这就是说，赛维利等人发明的蒸汽抽水泵的技术，对于研究发明蒸汽机具有参考价值。这也就是我们所说的自然科学研究价值。此外，人们在研究科技发展史的时候，总是把赛维利发明的蒸汽抽水泵技术载入史册，说明这种科学技术知识又是一种宝贵的史料，所以它还具有社会科学研究价值。

（二）研究大自然发展运动规律的成果。人们要研究自然界发展运动的规律，就一定要占有系统的史料。比如哈雷彗星就是英国天文学家哈雷注意到这颗彗星在1607年和1531年两次运行轨道相似，然后运用万有引力定律推算出它的运行轨道和运行周期，预言1759年初这颗彗星将再度回归。后来的事实证实了他的预言。由此可见，凡是记述大自然发展运动规律的档案，年代越久远、积累越系统就越珍贵。这包括天文、气象、水文、地震方面的档案，以及农业生产中观察和研究病虫害发生、发展规律的档案，等等。

（三）具有国家或地区代表性的传统工艺技术。这种工艺技术不一定都是先进的，但因为它代表了一个国家或一个地区的民间艺术，所以也有重要的地位，为了防止传统工艺失传，它的档案也需要永久或长期保存。

（四）著名科学家的著作手稿，往往具有自然科学或社会科学研究价值，也要永久或长期保存。

哪些科技知识没有科学研究价值，但有工作查考价值，其档案需要长期或短期保存呢？主要是那些不具有国家或地区的典型性和时代的代表性，只是为适应现实的生产和生活的需要而产生、交流和使用的科技知识。记述这些科技知识的科技档案，从总体上看，不必永久保存，具体的保管期限，则要看它所记载的对象的技术复杂程度和经济价值大小等因素来确定。一般的规律是，技术复杂的从长，反之从短，经济价位大的从长，反之从短。例如一套汽轮机的档案同一套空气锤的档案相比，一套宾馆的档案同一套简易宿舍的档案相比，显然都是前者比后者重要。

二、根据科技档案在记述科技知识中所处的地位和作用来划分其保管期限

在研究这个问题之前，首先要统一一个认识，即科技档案的成套性是否在任何情况下都是一成不变的。如果认为是一成不变的话，就没有必要研究这个问题；如果认为随着时间的推移，成套范围可以逐步缩小，档案可以随之精炼的话，就有必要研究这个问题了。笔者当然赞同后一种见解，现就此谈一点具体想法。

各种科技档案在记述同一对象时所处的地位和作用，大致有这样一些区别：

（一）综合的与零星的区别，一般是综合的从长，零星的从短。比如在资源普查方面，室外调查记录是零星的，室内整理材料是综合的；各种原材料或产品等的物理化学检验结果，原始记录是零星的，检验报告单是综合的，等等。这些档案在短时间内，不管是综合的或是零星的都要保存，这就是科技文件材料在归档时的成套要求。但是在10年、20年甚至更长时间之后，是否可以筛掉零星的部分，继续保存综合的部分呢？实践证明是可以的。因为许多原始记录在有了综合材料之后，只起到对综合材料的查证作用，随着年代的推移，综合材料经过多次查找利用，考验了它的准确性，于是，不少原始记录就不再有保存价值了。在实际工作中，许多单位的检验记录，当整理出检验报告单之后，至多保存5年、10年就销毁了。这就是一个证明。

（二）全局与局部的区别，一般是全局的从长，局部的从短。比如基建工程的竣工图与施工记录的关系。前者反映工程的设计和施工情况的全过程，属于全局性的东西；后者只反映施工情况，是局部性的东西。它们在保存一段较长时期之后，比如二三十年之后，如果该项工程继续存在，则竣工图要继续保存，而施工记录（至少是其中的大部分）就不必继续保存了。

（三）同是局部的东西，有重要部位与次要部位的区别，一般是重要部位的从长，次要部位的从短。以基建工程施工记录为例，隐蔽工程验收记录比非隐蔽工程的记录重要；在原材料质量检验记录中，用于关键部位的比用于非关键部位的重要。它们在保存一定年限之后，就可以区别出来了，并非必须“同寿”。

（四）本单位自制与外单位供给的区别，在其他条件相同的前提下，一般是本单位自制的从长，外单位供给的从短。以设备档案为例，如果设备的复杂程度相似，国家物资储备局、中国农业银行、中国工商银行、全国妇联等单位都采取不同形式和方法传达了文件和会议精神，并根据会议要求，结合本单位的实际情况，认真解决了工作中存在的一些实际问题。国家安全部、国家科委、煤炭部^[1]等单位还召开了本系统的或直属单位的档案工作会议，进一步明确档案管理体制，加强档案业务指导。国家物资总局办公厅主任亲自向总局领导汇报，获得了领导的重视与支持。1985年5月份，他们对西北、华东12个直属单位的档案工作进行了调查，并准备对西南、中南、东北、华北等地区作进一步的调查了解，拟于11月召开全国物资系统档案工作会议。此外，国家物资储备局、中国工商银行等单位也加强了对直属单位的业务指导。

煤炭部原设机关档案科，在5月份召开的煤炭系统档案工作会议以后，组建了部机关档案处，并增加了两名档案干部。中国社会科学院、中央统战部等单位成立档案科。外交部档案馆由原编制25人，增至40人。中联部、新华社、国家物资总局、全国妇联等单位也都增加了档案干部。

由于领导的重视，档案部门工作中的一些实际困难，得到了一定程度的解决。外交部拨款7万多元改造库房，10万元购置缩微设备；煤炭部、中联部、《红旗》杂志社、国家科委、中国社会科学院、中央统战部等单位也都不同程度地着力于解决设备和库房等问题。

但是，有些单位，传达贯彻得还不够及时，工作开展得还不够得力，有待于进一步提高认识，加强领导，改变被动局面，认真落实会议提出的各项要求。

（原载《档案工作》1985年第8期）

【注释】

[1]即中华人民共和国煤炭工业部（国务院组成部门），已于1998年4月正式撤销。