“档案资产评估”献疑

“档案资产评估”献疑

陈作明

在当前的国营企业资产评估活动中，档案界提出“档案资产评估”的问题，并且进行了探讨，这无疑是有益的。然而，笔者对此也萌发出一个疑问，觉得就国营企业而言，它们的档案是否都应当单独作为资产评估，尚是一个有待冷静思考的问题。

从总体上说，国有企业的档案属于国家所有，现行《档案法》第十七条规定：“禁止出卖属于国家所有的档案。”既然如此，国有企业尽管发生撤并、拍卖等变动产权的情况，其档案原则上要保持原来全宗的整体性和所有制性质，向有关主管部门或档案馆移交，不能随着本企业的拍卖或撤并而卖给其他企业，特别是不能卖给私营企业和外资企业。既然档案不能买卖，那么“档案资产评估”有什么意义呢？可能有人认为，现行《档案法》即将修改，不能以此为据。然而，根据档案的第一价值和第二价值理论，许多国有企业的档案具有第二价值，即具有社会使用价值。因此，无论如何不能把这些档案“卖断”给私营企业或外资企业。这还涉及前段时间所讨论的“档案是否是一种商品”的理论问题。

再进一步具体分析，我们还会发现：若是对档案单独作价评估，就会与许多无形资产的评估发生重复，因此虚增企业资产。

《中国档案》杂志曾发表过一篇有关企业档案资产评估问题的文章，从资产评估的角度出发，把档案分为技术类档案、权利类档案、关联类档案、基础类档案。这个划分是比较科学的，现在就据此逐类分析其有无单独评估的必要。

首先，分析一下技术类档案。根据这篇文章的解释，技术类档案是指产品档案和科研档案。这类档案中所储存的专利技术和专有技术无疑是无形资产，应当列入评估范围，但其实质是评估技术而不是评估档案。因为这类档案是技术的介质，或者说是技术的存在形式，评估了技术再评估档案，就是重复评估，必然会虚增无形资产的总值。而且这部分档案除了储存技术之外，还具有记述立档单位的科技发展历史的功能，企业拍卖或撤并之后，这些档案的原件要连同其他档案一起交给有关主管部门或档案馆保存。作为技术拍卖给另一家企业时，只能是有关档案的复制件而不是档案原件。

其次，分析一下“权利类档案”。这类档案是权利的凭证，权利依据于这类档案。保护好档案就是保护了权利，失去了档案有可能会失去权利。企业对于这方面资产的评估，其实质也只是评估权利而不是评估档案，同样不能既评估权利又评估档案，否则也会虚增企业的无形资产。而且，当拍卖（或转让）企业又同时拍卖（或转让）若干权利时，必然要另办转让权利的手续，形成转让权利的文件（档案），诸如权利转让合同、协议书、公证文件，等等。这时候，那些原本作为权利凭证的档案就成了权利转让文件（档案）的附件。这种附件一般只用复制件。至于其原件，由于还具有记录立档单位历史面貌的功能，应作为全宗的有机组成部分向有关单位移交，不能随权利一起“卖掉”。

其三，分析一下“关联档案”。这篇文章解释“关联档案”是指企业的设备档案和基建档案。这些档案记录着设备和建筑物（含构筑物）的结构和原理，是使用和维护设备和建筑物所不可缺少的依据。有无档案及档案完整程度，极大地影响设备和建筑物的“身价”。据此，也可以说档案是设备和建筑物的特殊而又重要的附加部分。而且，这类档案必须紧随设备和建筑物的转移而转移，可以从原立档单位中分离出来而归属于另一个立档单位。鉴于这些因素，设备档案和基建档案确实含有能够分析出来的“档案资产享有比例”而单独评估其价值，评估的方法可以运用文中所列的公式。当然也可以与设备和建筑物统一评价，视有无档案和档案完整程度评定其价值的足额或合理折扣，这是因为购置设备和建筑物时，买方有权要求附有必要的图纸和其他技术文件，即附有必要的设备档案和基建档案，缺少这部分档案或这部分档案不完整，当然会使设备和建筑物原价大打折扣。

评估设备和建筑物及其档案时，还应注意一个问题：若是自行研制的设备和特种建筑物，其档案就含有“技术类档案”的性质——应当首先实行前述“技术类档案”的处理原则，即评估技术价值而不重复评估档案价值；其次再实行“关联类档案”的处理原则，既评估设备和建筑物的价值，又按照“档案资产享有比例”评估档案资产的价值。在这种情况下，档案原件中凡含有“技术类档案”性质的要作为立档单位全宗的组成部分向有关主管部门或档案馆移交，紧随设备和建筑物转移的只能是其复制件或重复件。

其四，分析一下“基础类档案”。根据这篇文章的解释，这实际上是各类管理活动中所形成的档案。这类档案记述着企业的发展历史，是该企业全宗的重要组成部分。当该企业被拍卖或被撤并时，这类档案应当移交给有关主管部门或档案馆。倘若买主或受并单位（包括开设中外合资或中外合作经营企业）有查阅要求的话，可以定期借用或租用其中某些部分，并且通过协商确定是否支付一定的借用或租用费用，而不是评估档案资产的总值，更不能因此把这类档案“卖断”。退一步说，即使这类档案中含有值得作价的经营管理技术和营销渠道等无形资产，也只是评估这类无形资产而不是评估档案本身，代表这类无形资产的也只要有关档案的复制件（包括摘录复制）而不必是档案原件。

综上所述，四大类档案中只有“关联类档案”可以（但不是必须）单独评估其价值，其余各类档案实际上只是评估其所记述的技术或权利的价值而不是评估其档案价值，如出于拍卖、撤并或企业清算等需要而进行的企业资产评估都是如此。对于这种现象可以归纳出以下三点：

（1）与无形资产相联系的档案不应当单独评估其价值，因为其价值已体现在无形资产之中；（2）与建筑物和设备等有形资产相联系的档案，可以单独评估其价值，但也可以与设备和建筑物统一评估其价值；（3）必须向有关主管部门或档案馆移交的档案原件不必评估其价值，因为它没有发生“产权变动”，仍然是国家所有。

如果上述分析能够成立，那么“档案资产评估”之说就是一个尚待推敲的问题，至少大部分档案不存在价值评估的问题。当然，如前所说，这只是一个疑问，仅供同行们在研究此问题时作参考。而且，如此看待问题，绝不是否定档案的使用价值及档案是一种宝贵财富这一人所共知的结论。档案记载（或存贮）着各类知识，其所特具的凭证作用，使它有了特别重要的使用价值，从而成为人类的重要财富。企业的无形资产，包括各种技术和权利，几乎无不存在于档案之中。这里所说的不单独评估档案价值，不是因为档案没有使用价值，而是因为档案中含有的无形资产的这部分价值已经列入评估范围，理所当然地要避免重复评估。至于档案中还有其他方面的使用价值，由于绝大部分档案要向有关主管部门或档案馆移交，没有发生产权变动而不必评估。同时，也不能因为绝大部分档案不单独评估其价值而认为企业资产评估与档案部门无关。应当认识到其关系重大：（1）企业资产评估，无论是评估有形资产或评估无形资产，都必须查阅有关档案，有的甚至必须以档案为依据。档案部门应当积极主动配合，使资产评估工作得以顺利进行。如果发现有漏评或错评等情况，应当以档案为依据建议补评或纠正。（2）在企业资产产权发生变动时，必须及时地、准确地复制代表无形资产的有关档案，供企业向有关单位交割。（3）必须做好由于产权变动而产生的全部档案的交接工作。（4）在企业资产评估过程中必然会产生许多新的文件，这些文件记载着企业的相关活动的历史，有的甚至是企业资产的凭证，档案部门应当积极主动地联系有关部门，把有保存价值的文件收集整理归档。（5）抓住企业资产评估的机遇，如实地宣传档案的作用，以及档案与企业资产的关系，进一步提高领导和有关人员对档案和档案工作的认识。总之，档案部门在企业资产评估活动中，尽管大部分档案不单独评估其价值，但仍然是任务繁重，在提高效率方面应当是大有作为的。

（原载《中国档案》1996年第2期）