文件生命周期理论探疑

文件生命周期理论探疑

陈作明

当今有些档案学者对于文件生命周期理论的研究有一种非凡的热情。我受这种研究成果的启发，也觉得这一研究是有益的。例如，可以集中地揭示文件、档案的形成发展规律；可以为文件、档案一体化管理，以及文件归档和档案进馆提供理论根据，等等。但是，根据我所见到的有关这方面的研究成果，觉得有一些疑问需要冷静思考和深入探索，今不揣冒昧，提出一些不成熟的想法，算是参与这一研究活动，并供有志于深入研究这一课题的同志们作参考。

一、“文件生命周期”这一概念是否确切？所谓“生命周期”应当是一事物由始点到终点的全过程。文件生命周期理论对文件所划分的最后阶段是“销毁或永久保存阶段”。按照这样的阐述，如果把文件与档案看作两种不同的事物是十分恰当的，因为许多国家把永久保存起来的文件称为档案，那么，任何一批文件到达销毁或永久保存（即转化为档案）阶段都可以视为文件生命的终止，使文件生命周期理论名副其实。然而，文件生命周期理论中，对“文件”的解释为广义的文件，永久保存起来的仍然是文件而不是档案。如果这样，就无文件生命周期可言，因为它是“万寿无疆”的。可能会有人解释说：这里的“周期”可以赋予特定的含义，是一种没有生命终点的生命周期。这恐怕不是上策。我听说史学研究领域中经常批评这样一种观点：“历史是小姑娘，可以随人梳妆打扮。”我想在档案学术研究中也不能给某些已有明确定论的概念，特别是非档案学专用的概念，随意“梳妆打扮”，赋予新的含义。解决的办法，是否可以把“文件生命周期理论”改为“文件运动规律理论”。我注意到我国的一些档案学者已经改称为“文件运动规律研究”，这一更改是很有意义的。或者，是否可以限定给“文件”的狭义的解释，承认文件（狭义）与档案是两种不同的事物，在文件转化为档案时，如同文件销毁一样，成为文件生命的终点？对此，本文下面会进行相应的阐述。

二、文件运动是不是客观规律？马克思主义者认为：任何事物都是发展变化的，事物发展变化的根本原因，在于事物内部的矛盾，内因是根据，外因是条件。据此，文件的运动，包括文件的形成和发展变化，都有着不以人们意志为转移的客观规律。例如，文件的形成总是为了解决人们社会实践活动中某个具体问题的需要，有明确而具体的针对性，这一点使文件在文献大家族中区别于图书和档案等邻近事物。因为图书是为了广泛传播知识而形成的，档案则是人们社会实践活动的历史记录。而且，由于所要解决的具体问题不同而必然形成不同内容和形式的文件，这一点又使文件自身家族中发生千差万别。文件形成之后的发展变化，除了文件载体的老化、破损之外，主要是文件内容的价值和机密程度等的变化，这就是文件现行价值向非现行价值的变化；使用价值的针对性向使用价值的广泛性变化；文件机密程度的升或降的变化，等等。

有些同志认为：文件运动是一种融入主体思想、意图、目的和要求的社会活动；还认为文件运动的整个过程中的任何一个阶段，缺少（人们）对文件价值的认可和追求，都会导致文件运动的中止。这恐怕是把人们对文件的收发、运转、归档、移交等活动视为文件运动。否则，怎么能说文件运动是一种社会活动呢？如果真是这样，恐怕是对文件运动含义的误解，尽管人们对文件收发、运转多少遍，都不能使文件发生现行和非现行的各个阶段的变化。有些同志虽然也说文件运动主要是文件价值的变化，但他们解释了文件价值这一概念之后，却又说文件运动实际上是一种社会主体确定文件价值关系的活动和过程。于是，文件运动又成了人们确定文件价值关系的过程而不是文件自身的运动。我有一个不知是否妥当的认识：把文件价值（当然是指使用价值）解释为“文件本身所具有的属性对主体需要的满足，是人类的需要对文件自身属性的肯定关系”，这未尝不可。因为马克思曾经说过：“作为与使用价值等同的东西的财富，它是人们所利用的并表现了对人的需要的关系的物的属性。”^[1]这是马克思从哲学的高度对任何物的价值（使用价值）的概括。马克思所说的“人的需要”和“物的属性”都是客观存在，而不是人们的确定活动和过程。诚然，文件的现行价值是否已经发挥完毕，是否还具有非现行价值等，需要人们去确定，文件本身不会自动显示。然而，这种确定的过程实际上是人们对于客观存在的“物的属性”和“人的需要”的一种认识过程。这如同人们认识其他任何客观事物一样，属于主观世界的范畴。人们对于文件价值的确定可能会有错误，需要接受文件价值实际的检验；如果确实作出了错误的确定，文件价值的实际仍不会跟随错误的确定而改变。可见，文件一旦形成，它的使用价值（即文件“物的属性”和“人的需要”）是客观存在，文件使用价值的变化是文件运动的一种客观规律。不管是否融入主体思想、意图和目的，都不会使文件使用价值增加或消失，也不会使文件价值变化或中止。一句话，文件运动不是社会活动，不是社会主体确定文件价值关系的活动和过程，不要把客观规律同人们对规律的主观认识相混淆。

三、文件运动规律是否是外国人发现的？这个问题不好一概而论。若是指概括出“文件生命周期理论”这一概念，应当说是外国人首创；若是指其实质内容，则不能把中国人排除在外。所谓文件生命周期理论（或者叫做文件运动规律理论），恐怕主要是指揭示文件形成和发展过程并应采取哪些相应对策的一种理性认识。我们的老祖宗很早就把现行文件与非现行文件统称为文牍、公腆、典籍、图籍，等等，但又自觉地把它们划分成两大类而分别处理：对于具有现行效用的文牍和图籍，由承办部门办理和保管；办理完毕按照一定的规律整理后存放于太庙或兰台等处。这里潜藏着文件与档案既有联系又有区别的思想，或者说是将文件运动全过程划分为若干阶段的思想。新中国成立以后，我们明确地划分了文书与档案，文书工作与档案工作的界限，但又十分强调它们之间的密切联系。“特别是老前辈曾三同志后来发展起来的关于档案形成规律的探索和研究，更在实际上已开始把文件与档案作为在同一个历史过程中的事物来探索并研究它的发展规律性，提到了规律的高度。”^[2]根据中国的实践，文件运动的全过程似乎明显地划分为三个阶段：文件形成阶段；文件发挥现行效用阶段；文件销毁或转化为档案的阶段。在中国的档案工作法规和实际工作中都强调档案部门对文书工作的指导、监督和协助，其根据就是对文件（包含档案）运动规律的认识。总之，在我国的以往和现在，没有忽视对现行文件管理的研究，没有忽视对档案管理与现行文件管理进行相衔接的方法和体制的研究。我国的档案专业教学中，把文书学作为必修课，在文书学中又充满着与档案管理相衔接的内容；在档案管理学中又强调档案主要由文件转化而来这一实际情况，甚至明确提出了“超前控制”的思想。我叙述这些事实并不是要与某个外国人争夺“发明权”，也不否定外国学者在这方面研究中所取得的成果和作出的贡献。我只是希望不要为了强调外国学者的贡献而有意或无意地否定自己实际上存在的研究成果；也不要为了突出今天的成就而否定过去的成果。一句话，就是要实事求是地对待中国与外国，对待历史与现实。

四、文件生命周期理论是不是档案学研究的里程碑？据说，阿根廷的一位档案学者认为：“文件生命周期研究是标志现代档案学成熟的一个里程碑，即人们已经从注重对历史档案——在档案馆保存的具有永久保存价值的文件的研究，转移到把文件的全部活动过程——历史档案的‘母体’作为研究对象了。”^[3]这样的评价，在我国恐怕难以成立，如前所述，我国的文件和档案历来都在档案工作者的研究范围之中。在古代，文书与档案往往是统一管理的，不可能只研究档案而不研究文书；在近代，甚至出版了集文书处理与档案管理于一体的专著；在现代，我们又把文书学作为档案专业的必修课。所以，在我国始终是把历史档案的“母体”作为研究对象的，所谓“里程碑”之说不能简单地套用到中国的档案学史上。退一步说，即使在外国，“里程碑”之说也是令人费解的。就以概括出文件生命周期理论概念并称之为“里程碑”的阿根廷来说也是如此，请看事实：“1982年，巴斯克斯教授出版了《文件的选择》一书，率先阐述了他对于文件生命周期的认识，而更系统地、更完整地论述则是他的《文件生命周期研究》（1987年出版）一书。”^[4]可是，1982年出版的、由阿根廷的另一位教授路易斯・费・比阿萨利所著的《档案管理技术实用手册》（何嘉荪、曹家驹译，中国档案出版社1987年版）中，就是从文件管理开始阐述的，全书十一章中竟有四章阐述文书和文书工作。也就是说，在其形成“里程碑”之前（至少是同时）出版的档案学著作中，就有相当大的篇幅来研究和阐述文件管理问题，并不是“只注重历史档案的研究”，这又如何理解呢？

五、文件运动规律的研究能否代替文书学的研究？文件运动规律是指文件运动发展中本质的、必然的联系，文件运动规律理论不可能详细涉及对文件的收发、运转、立卷、归档，以及对档案的收集、整理、鉴定、利用等原理和技术。可见，文件运动规律的研究不能代替文书学和档案管理学的研究，不必也不能因为产生了文件运动规律理论而否定或贬低现行的、分设文书学和档案管理学的学科设置格局。与此相反，倒是可以考虑把文件运动规律的研究成果分别充实到文书学和档案管理学里面去。事实上，现有的文书学和档案管理学中已经含有文件运动规律理论。例如，文书学中含有文件形成阶段、发挥现行作用阶段和完成现行价值而立卷归档，转化为档案等内容；在档案管理学中含有档案第一价值和第二价值的理论，这些内容是否可以说实质上就是文件运动规律理论呢？当然，反过来说也不必否定单独研究文件运动规律的必要性，以及把这种单独研究成果作为一种专著问世的有益性。就像本文开头所说的，可以集中揭示文件、档案运动的全过程，更加明确地显示文件、档案之间的紧密联系，为文件、档案一体化管理，也为文件归档和档案进馆提供更丰富的理论根据。我赞成有些同志提出的档案学的纵向研究应与横向研究相结合的观点。

六、文件与档案是一种什么关系？这是一个与文件运动规律研究有密切关系的问题，所以有必要放在这里研究。当今档案界中的多数人赞同文件与档案为同一事物，我阅读了有关这方面的大量论述后，觉得有一些疑问难以解释。

论述文件与档案为同一事物的有两种说法，一种是直截了当地说“文件与档案是同一事物”或者说“文件与档案实为同一概念”，另一种说法是“文件与档案是同一事物在不同阶段的称谓”或者说“文件与档案是不同阶段的同一事物”。这第一种说法比较经不起推敲。众所周知，当今档案界对“文件”一词有广义和狭义之分，广义文件包括现行和非现行文件，狭义文件仅指现行文件。这第一种说法中所说的“文件”，若是指狭义文件，那么档案是公认的非现行文件，不可能与档案为“同一事物”或“同一概念”；若是指广义的文件，那么档案不包括现行文件，所以，也不能与档案为“同一事物”或“同一概念”。更何况，他们又往往用“文件”一词作为档案定义的属概念，根据逻辑学的原理，属概念是被定义概念的上位概念，那么作为属概念的“文件”一词怎么可能与被定义概念的“档案”一词为“同一概念”呢？上述第二种提法加上了“不同阶段”的限定，比第一种说法显得严密一些，但也有一些问题。

首先，如何解释“同一事物”这一概念？有的同志说：文件与档案的内容及其载体都是相同的，所以是同一事物。然而，根据哲学上的解释，同一事物主要是事物内在的质相同。由南京大学出版社出版的《当代百科大词典》中解释说，“质”是“一事物区别于他事物的一种内在的规定性……事物的质通过其属性表现出来，同一种质可以表现为许多种属性，其中主要的属性表现为事物的本质”^[5]，又说“本质属性表现为事物的根本性质，失去了本质属性，某物就不再是某物而变成了他物”。^[6]世界上有许多事物表面形式不变而本质属性发生了变化，人们都认定它们是不同事物。例如，同是一台机床，在制造厂时属于产品，到了使用单位就属于设备。产品与设备当然不是同一事物。社会上的同一个人，由一名剥削者被改造成为一个自食其力的劳动者，或者由一名革命者堕落成为贪污盗窃犯，也是质的变化。依照人的社会属性为标准分析，也可以说是不同事物，是由同一物体在不同阶段演变成的不同事物。文件与档案与这些事物相似，虽然它们是同一物体，但“文件”（狭义）阶段是人们处理公务的现行工具，档案阶段是人们社会实践活动的历史记录，从这种意义上也可以说具有质的区别，可以视为不同的事物。

其次，“广义”概念下的“同一事物”是否真的是同一事物？在现实生活中，许多在广义概念下的“同一事物”，用狭义的概念去分析，实际上是不同事物。例如，“动物”这一概念通常不包括人，但从广义的角度解释，人也是一种动物，“人”的定义就是用“动物”作属概念的。推而言之，世界万物都可以包括在广义的“物质”概念之内，“除了运动的物质以外，世界上什么也没有。”^[7]这一现实说明，广义概念与狭义概念往往是上位概念与下位概念的关系，不是同一概念。为了探索事物之间的联系，宜运用广义的概念；为了区分事物，以便对不同质的事物用不同的方法去处理，宜运用狭义的概念。文件与档案之间虽有联系，但也明显地显示其有不同的性质，在实践活动中，人们也是用不同的方法去管理它们的，是否运用狭义的文件概念，把它们视为不同的事物更为合适？至于为了研究文件运动的全过程，可以运用广义的文件概念，把现行文件和非现行文件包括在内。当然也可以在狭义的文件范围内研究，即以文件的销毁或转化为档案视为文件运动的终点。至于以“文件生命周期理论”命名的研究，那就宜用狭义的文件概念，以便使研究范围及其成果与“生命周期”名副其实。这在本文开头就已经提到了。

运用狭义的文件概念，把文件与档案视为两种不同的事物，必然要确定一个界定点。这可以根据各国的习惯和传统而定，不必强求统一。我国的传统做法是界定在文件完成现行使命之后，或者说实现了成文目的之后。我觉得这个界定不无道理。在实际操作中我们总是把一年的文件（除一些未了案件的文件之外）都立卷归档。于是，有些同志就把立卷归档作为区分文件、档案的分水岭。其实这是一种误解，立卷归档只是一种人为的管理措施，不是区分文件、档案的客观标准。许多文件在立卷归档前就已完成其现行使命，实质上早已转化成档案；也有不少文件在立卷归档后尚未完成其现行使命，实质上尚未转化成档案。如此说来，按年度立卷归档的制度是否就毫无意义了呢，是不是违反客观规律的行为呢？当然不是。这是因为：（1）文件分年度立卷易使今后查找时有“规”可循；（2）大部分文件在立卷归档时已完成其现行使命；（3）减轻文书处理部门保管文件的负担，等等。可见，文件按年度立卷归档是人们综合考虑多种因素而选择的一种管理措施。那么，如何看待立卷归档的文件中含有相当数量的现行文件这一现实情况呢？根据马克思主义的哲学原理：一事物向另一事物转化的时候总不是一刀切的，新事物中总会有旧事物的痕迹，随着时间的推移，旧事物的痕迹会逐步减退直至完全消失。一个年度的文件总体向档案转化的时候也是如此，其中夹杂有相当数量的现行文件，但随着时间的推移，现行文件会逐步减少，直至整个年度的文件全部转化成档案。我国各机关单位的档案室实质上是让文件总体彻底转化成档案的过渡场所，所以它们所保存的并非是纯粹的档案，其中有些现行文件，经过档案室的过渡，进入档案馆保存的才基本上是纯粹的档案。有些国家专门设立“文件中心”，在我国则是由档案室兼负着“文件中心”的职能。这是我国的传统做法，有一定的可取之处。

（原载《浙江档案》1997年第12期）

【注释】

[1]参见《马克思恩格斯全集》（第26卷），人民出版社1975年版。

[2]吴宝康：《论新时期档案学与档案事业》，中国档案出版社1997年版。

[3]孙芳芳：《科技文件管理理论与实务》，杭州大学出版社1997年版。

[4]孙芳芳：《科技文件管理理论与实务》，杭州大学出版社1997年版。

[5]曲钦岳：《当代百科大词典》，南京大学出版社1992年版。

[6]曲钦岳：《当代百科大词典》，南京大学出版社1992年版。

[7]参见《毛泽东选集》（一卷本），人民出版社1967年版。