中国与西班牙之立中西文件的区别

同中之异　异中之同——中西文件归档与档案鉴定的比较研究

何嘉荪

我国与西班牙因国情和文化传统不同，导致了两国的档案工作呈现出不同的特点。笔者认为其中最值得我国学术界研究的是他们的立卷归档与档案鉴定制度。

一

（本段落系对西班牙具体情况的简介，限于篇幅省略。）

二

首先，西班牙立卷归档制度与我国相比，其差异是明显的。这种差异主要源自两国的档案概念不同。我国把现行机关（企业）中的文件明确地区分为现行文件与档案两部分，并且以“归档”为中界线，只有文书处理程序完毕仍然具有保存价值的文件才能变成档案。因而，我国现行机关（企业）中推行的文件管理可以归纳为“两段制”，即现行文件管理（文书处理）和档案管理，并分别由两个部门管理。

西班牙则把所有文件视作档案。这样，就把文书处理部门也看作档案部门，干脆完全由文书部门承担5年内管理文件的全部职责，其文书处理工作就与档案工作完全融合在一起。这是种“一体化”的管理体制。

正因为档案基本概念和管理体制不同，就引出了如下不同的特点：

其一，业务、文书部门人员的档案意识不同。在西班牙，由于干脆把文书部门也称作“档案馆”并赋予它们完全的管理职能，故业务、文书人员都有较强的档案意识，认识到管好、用好档案本来就是自己的分内事。其实，在他们看来，办理业务、处理文件，也就是管档案、用档案，两者完全一致。所以他们的“办公室档案”还有另一个名称“archivo de gestiòn”（办理中的档案）。

我国则由于没有把现行文件看作档案而且实行“两段制”的管理，故业务、文书人员的档案意识要薄弱得多，把档案工作看作分内事的人极少，这对档案工作的顺利开展当然造成了障碍。

其二，归档完整率不同。在西班牙，由于所有文件都被看作档案，并且5年内由形成文件的人向国家承担责任，自己管、自己用，故其归档率可以高达100%。而5年后向机关“档案中心”移交时，由于其在现行工作中的使用频率已大为降低，所以故意匿藏不交的现象几乎没有。

在我国，由于规定只有办理完毕仍有保存价值的文件才归档，其灵活性就大得多，掌握归档标准的难度也大为增加。对一些具有重要价值、又未经收发文登记的文件，业务、文书部门中档案意识不强的人员，常可以“尚未办完”、“经常要用”、“没有归档价值”为借口拒绝归档，而档案部门居于辅助、从属的地位也决定了对此往往“无能为力”。

其三，现行机关（企业）收存文件数量不同。在我国，档案是文件中的精华，失去保存价值的文件是不归档的，故档案室中保存下来的档案更精炼，库容压力、管理压力都较小。

在西班牙，现行机关（企业）对自己形成、收到的文件，除了复份以外，在未经国家的中间档案馆鉴定以前，一律不得销毁。故而收存文件量相对较大。不过，由于西班牙政府机关内并没有我国那么多的普发性文件，故其实际文件量反而比我国要少。

其次，档案基本概念和“两段制”与“一体化”之间的差异，使中国与西班牙的立卷方法也迥然不同。

一是立卷原则上的差异。西班牙认为，“案卷是由可以导致行动和进行处理，以便解决某一件特定事务的文件组成的有序整体”^[1]。因而非常强调处理一件事就形成一个卷，每个案卷与具体处理的事务是一一对应的关系，并且认为案卷的建立是与现行工作事务的处理同始终的，也由同一个人完成。正因为如此，其立卷原则较严格，没有太多机动灵活性，易于执行。

我国的立卷工作则是在文书处理程序完毕以后，与现行工作处理具体事务已无多大关系，因而案卷与具体事务（除某些专门性档案外）不是对应关系，加上要求案卷具有一定厚度，势必要求组卷时多考虑几种因素，而不能仅仅按特定问题组卷。所以，我国的组卷原则更灵活，但也就更不易掌握。

二是立卷时机。西班牙把文件立卷时机设定在形成或收到文件之时，这就有可能使文件的收发文登记与立卷归档合一，免去重复的工序和劳动。任何一份文件一产生，就能准确地确定其应该组织在哪一个案卷之中，基本上不存在其他可能性，而且“一次定终身”。

我国则将立卷时机定在文件办理完毕之时，这当然符合我国对档案概念的定义。其优点在于案卷将处于比较稳定的状态，不是处理现行事务的工具。但由此也带来了一些问题：第一是文件登记与立卷需要两道工序，其中不少项目事实上互相重复；第二是同一件事的文件不一定都能组在同一案卷之中，因为立卷时可能某些相关文件并未办理完毕，又不能在以后向案卷里随机添加；第三是文件从形成到归档，在业务、文书部门停留的时间较短，以至一些人为了使用方便，不太情愿主动归档。

三是案卷封装形式。西班牙对案卷是不装订的，仅仅用普通的软卷皮将有关文件夹在一起然后装盒，而且自古以来皆是如此。这样做，在我们看来当然不够安全，容易失落，保管利用均感不便，但是他们却习以为常并且没有不安全感。

我国对案卷是装订的，这样既美观又安全，保管起来比较方便，但也就较费工夫。最重要的是，装订起来的案卷不宜再次变动。故立卷前必须事先区分文件价值，一些尽管联系密切的文件，也可能要分别组织在不同案卷之中；另一方面，为凑足厚度，一些联系并不紧密的文件反而可能组在同一案卷之中，既增加了立卷的复杂性，也增加了将来检索的复杂性。

三

与立卷归档紧密相联的是档案价值的鉴定问题。

西班牙档案价值鉴定的特点是，分别由不同的部门承担对档案第一价值和第二价值的鉴定。他们认为，现行机关（企业）作为现行工作的承担者当然对档案文件的第一价值有清醒、全面的认识，因而把对这种价值的鉴定权交给了现行机关中的专职档案员。因为他们一般都有较为高深、专门的知识，又处于机关的中心位置，有作出这种判断的能力。至于业务、文书部门（办公室档案馆），虽然对本部门文件的第一价值也能有深刻的了解，但因处于局部的位置，有可能会影响全面观察问题的能力，故没有让其承担价值鉴定的责任。

每一份文件都可能还有第二价值，而这种价值又主要应该从整个社会的角度去认识，这恰恰是文件的形成机关站在一己的立场上无法胜任的。所以西班牙规定，只有国家的中间档案馆才有权对这种价值进行鉴定和判断，这就充分保证了可能具有第二价值的所有档案文件，不会因现行机关（企业）认识不足而中途被误删。这样，档案馆的任务当然比较重，但国家宝贵的文化财富也就完整地保存了下来。

我国的档案价值鉴定，实际上是分三个层次或三个步骤进行的。首先，在立卷归档之时，就要剔除一部分已无继续保存价值的文件，然后，当案卷在档案室保存一定年限后，尤其是要向档案馆移交之前，再次组织进行鉴定，对档案的保管期限加以检查调整并决定应否移交档案馆；对保存期满已无继续保存必要的则造册销毁，这是第二步。最后，在档案馆中，必要时也要组织对某些无需永久保存的档案进行鉴定。

两种鉴定体制相比，应该说根据我国的做法，档案馆的责任相对较轻，接收进馆的档案肯定也比较精炼，这是我国的长处。西班牙的国家（中间）档案馆则实际上要将机关中形成的所有非重份文件接收进馆，然后再鉴定销毁，负担沉重。不过，笔者发现西班牙档案馆的馆员们却以从事这样的研究鉴定工作而感自豪，认为这是种学术性很强、别人无法很好替代的工作。而且通过它，可以很快熟悉馆藏，从而更好地为用户服务，故乐此不疲。

我国做法的致命弱点则在于没有把对档案第一价值和第二价值的鉴定责任分解开来，交给不同的部门去承担。而是在每一鉴定层次，同时赋予两种责任，而且每一层次同时给予决定文件取舍的“生杀大权”。这样做，有可能对我国今后档案馆馆藏质量带来不利影响。

其一，我国的档案价值鉴定主要是在立卷归档时进行的，归档时就要卡掉一批所谓已无保存价值的文件，而掌握这一“生杀大权”的人，往往是并未受过历史研究训练，甚至可能毫无历史眼光或者对历史研究毫无兴趣的机关文书或有关业务人员。他们虽然可能是从事业务工作的专家，对文件的第一价值也能有较为准确的判断，但是站在现行机关具体业务部门的立场上，他们根本不可能、也没有时间和精力去考虑未来整个社会对这些档案文件的需要程度。其结果可能会使相当一批有历史价值的文件，在归档时就被送入了废纸堆！

其二，对文件应否移送档案馆永久保存的决定，也主要是在现行机关作出的。虽说档案馆可以事先进行超前控制加以指导，但由于文件价值的区分早在立卷归档时即已完成，且已装订成卷，故更动这种鉴定成果的可能性实际上往往较小。因而对档案第二价值的鉴定权，事实上仍然掌握在并不关心这种价值是否存在的现行机关（企业）的手上。长此以往，无疑会对我国档案馆藏质量造成负面影响。

四

通过以上对比分析，我认为至少有以下几个问题值得我们讨论深思。

第一，根据档案工作发展的现实，我国档案界在十年前也提出了“文件与档案管理一体化”的口号，吉林省档案部门的同志还创建了如文件登记、立卷、著录“三位一体”的管理新模式。^[2]笔者认为这种模式恰好与西班牙等许多国家的管理模式比较接近，说明这种模式可能具有更强的生命力，或者说在我国也有市场。

第二，“文件与档案管理一体化”的推行与档案概念的扩大有紧密联系。我国当前实际上已把许多现行期尚未结束的文件概括在档案之中了（比如《宪法》，既已归档，但仍处现行期）。那么，能否干脆扩大档案概念外延，把现行文件名正言顺地概括进来呢？

第三，建议及时研究我国的档案价值鉴定体制，尤其应研究是否有可能改变当前一个立卷人员就操有对文件的“生杀大权”的现状。

（注：笔者在西班牙考察时，得到了西班牙国家档案局局长Margarita Vàzguez de Parg女士、该局档案技术咨询服务处处长Enrigue Borruel先生和宣传与合作处处长Daniel de Lacaña先生及西班牙驻华大使馆文化处Inma Gonzàlez的帮助，在此谨致谢忱！）

（原载《中国档案》1996年第2期）

【注释】

[1]Manual de Tratamiento de A rchivos Administrativos，Nòrmas Tècnicas de la Direcciòn de Archivos Estatales，Ministerio de Cultura，1992，Madrid，P．28．

[2]金慧珠、王志才、王俭、梁伟：《文件登记、立卷、著录三位一体》，《档案工作》1989年第4期。