职能来源分类与客体全宗

职能来源分类与客体全宗——城建档案分类体系研究

胡　佩　何嘉荪

按职能来源分类问题，在我国档案学界从未得到深入探究；客体全宗能否具体应用于档案分类，也没有提出实际方案。本文拟以城建档案分类体系为例，对此进行研讨。

在我国，城建档案应该如何管理和分类已有定论。但在信息化、网络化条件下，尤其是在推行档案登记备份制度的情况下，我们认为应该跳出现有的、囿于行政管理体系束缚的城建档案馆收藏范围，根据文件群体运动理论和现实需要，从整个社会角度思考另外构建一个与之不同的新的分类检索机制。为此，本文拟从分析现有体系下按职能来源分类的特点入手，研究创设城建档案客体全宗新机制的可能性和必要性。

一、现有分类体系的特点

我国城建档案馆收藏的档案应该如何分类，从20世纪80年代始已有固定的框架。当时，我国建设部制订的《城建档案分类大纲》以及后来于1993年修订印发的《城市建设档案分类大纲》（以下简称《大纲》）一锤定乾坤，我国各级城建档案馆一直以来都依据这个大纲，对馆藏档案进行分类。应该说，该分类体系已经对我国的城建档案事业做出了卓越的贡献。

一般认为，该分类体系主要是依据城市建设档案的专业特点设置类别的，这无疑是正确的。然而具体而言，“依据专业特点”又主要指什么呢？其具体含义如何？有人将其理解为按照“档案的内容性质分类”，也就是说基本上是依据档案的事由内容性质，或者说依据所谓的“相关原则”（该原则在中国的通用名称是“事由原则”，但是何嘉荪建议将其正名为“相关原则”，详见何嘉荪等人的有关论文^[1]）进行分类。

然而如果细究上述《大纲》，可以发现该《大纲》中只有部分类别是根据所谓的“相关原则”划分的，比如按建筑物、构筑物的使用性质分类。这表现在建筑工程竣工档案上，按其反映对象的性质分为市政工程档案、工业建筑工程档案、乡镇建设工程档案等类别。在民用建筑工程档案中又分为住宅建筑、办公用房建筑、文教建筑、医疗卫生保健建筑、体育建筑、商业建筑等。至于其他大类，诸如勘测、规划、环保等类别，表面上似亦主要依据专业性质进行划分，但实际上应将它们看作是根据“职能来源”设置的类目。它们之中容纳的，主要为来源于相关职能主管机关的业务档案或在其直接指挥、监督下进行的、具有公共性质的业务活动过程中形成的相关档案。与此同时，与这些业务档案性质一致的档案，却极可能归入其他类目。比如任何建筑工程都会产生相配套的地质勘测文件，但是事实上它们都根据来源分类，归入了本项目工程成为其成套性文件的组成部分，而不会根据其业务性质归入城市勘测大类。

其实，如果仔细审视整个《大纲》中高位大类的设置，可以说它们大体上是依据职能来源进行分类的。《大纲》中各种类别的档案，基本上是各种城建部门履行自己职能的产物，或者说都来源于它们各自的职能活动。刘巨普在其编著的《城建档案管理的理论和实践》中，将整个城建档案应该进行的分类，按照城市建设和管理职能的不同归纳为四种类型：城建综合管理、城建专业管理、城建工程竣工管理和城建工程设计与科研管理^[2]，他认为整个城建档案来源于以上四种管理职能。

我们则认为，如果从建设部门的职能进行分析，它其实主要承担着城市规划、建设和管理的职能。为此，可以将整个城建档案按上述职能来源进行分类，大致上分作以下三种类型的职能来源：

一是城市勘测、规划和设计职能。在《城市建设档案分类大纲》中，城市勘测类、规划类和工程设计类可以说都属于此种类型。其实当前一般城市中，与以上三种职能相对应，都设置了各自相对独立的职能机构，比如测绘局、规划局和众多各式各样的设计院（所）等。故而，依据上述勘测、规划和设计三种职能来源设类，是符合客观规律和实际需要的。

二是城市建设职能，即具体实施全市城市和村镇建设的职能。《大纲》中所有与公共基础设施建设、工业民用建筑物的建设等有关的档案，都属于此种类别。不过，由于来源于建设职能的档案数量太大，《大纲》在设置类别的时候并没有设置一个“建设职能”总类，再在其下分设大类、属类，而是直接按照建筑物、构筑物的专业性质分别设置了大类，比如：市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类等类别，均在此列。然而所有这些类别的档案，总体上仍然来源于建设职能，是该项职能来源的下属类别。上述做法虽不符合逻辑划分规则，却比较实用，在指导思想明确的情况下仍然值得肯定。

三是城市管理职能。这种管理职能主要指：根据有关法律、法规和方针政策，制订本市有关城市规划、建设、管理的实施细则、发展规划和管理办法；负责建设工程的质量和施工安全生产的监督管理；负责住宅和房地产管理；负责建设工程抗震设计规范的实施；制订建设行业科技发展规划、计划，组织科技攻关和新技术引进、推广等。根据以上职能，则《大纲》中的综合类、城市建设管理类、城市建设科研类等档案，均属于按照此种职能来源所进行的分类。

当然，《大纲》中并非所有类别都根据职能来源设置。如上所述，其中有相当大比例的类目是按照建筑物或构筑物的专业属性分类的，这也是科学合理的，并不会妨碍本分类体系总体上按职能来源分类的原则。至于其他有些类别，比如声响类，在我们看来其设置很不科学，不应提倡。不过这并非本文讨论的主题，这里不加详述。

应该说按职能来源分类，充分考虑了城建档案综合性、专业性、真实性、现实性、动态性的特点，准确揭示了城建档案的形成规律。首先，这使得整个城建档案类目体系的设置，在总体上具有很大的概括性，能包容各项城市建设活动所形成的各类档案，使它们都能在相应的类目中找到自己的位置。这也就使得本分类体系因而具有相对稳定性，其主要类目基本上不需要进行大幅度的变动调整。

其次，该分类体系及其分类规则保证了同一工程项目档案文件的成套性。我们说，各种城市建设项目都大体上受到了特定城建部门的监督指导，或者由其直接指挥实施，也可以说，这些项目的牵头单位或建设单位，往往在特定城建部门职能活动监督指导范围内开展活动。既然如此，按照职能来源分类，就便于成套地接收在相关职能范围内活动的建设单位（业主单位或牵头单位）形成移交的档案文件材料，不至于无故拆散它们。与此同时，优先根据来源分类的规则，也保证了以建设单位为基点成套的完整性，不至于为了将就专业性质而破坏这一点（比如不能因为《大纲》中设置了“地下管线类”，就将所有各种类型工程项目中配套建设的地下管线的档案都归入该类），也就不会影响该项目档案的成套性。

正因为如此，我国现行以职能来源分类为主要特点的《城市建设档案分类大纲》，比较便于对档案实体的管理，既便于排架和保管，也便于检索和利用。

二、职能来源分类之实质

按照职能来源分类，在发达国家档案学界早已为人熟知，在我国则对其讨论不多，缺乏理论上的深入研究。一般人仅仅知道它与按照形成者来源分类不同，却又常常将之与“按专业性质分类”（即根据“相关原则”或“事由原则”分类）混淆在一起，并且不能明确回答“它究竟是根据主体特点分类，还是根据客体特点分类”的问题。为此有必要站在文件运动的高度，进一步探讨“职能来源”的特点，研究它与“按照客体及围绕客体组织的人类活动的特点进行管理”^[3]之间的关系。

何嘉荪等人曾经在专著《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》中指出，文件总是“相互联系，成群结队地组合在一起运动的”。对文件的这种群体运动，“主要可以从两种角度进行观察和衡量，对它们加以区分”，“一种是站在主体的立场上，以主体为标准进行划分”，“另一种则是站在客体的立场上，以客体为标准进行划分”。由此构成的文件有机体，分别以主体为核心和以客体为核心。其中，“人们在围绕着具有相当规模而又完整、独立的客体事物而展开的社会活动过程中形成的档案有机整体”，可以称之为客体全宗。^[4]那么，上述根据职能来源进行的文件分类属于哪种类型？由此构成的文件群体又应该如何看待？

对“职能”这个词汇可以有多种解释。它大体上指的是与工作内容及目标直接相关、能够有效达成工作目标所必须具备的特定职务能力。然而按职能来源分类，实际上指的是凡来源于特定职能活动的文件均应归于一类。也就是说，其重点是职能活动，是为有效达成工作目标而开展的活动，而非“职能”自身。我们当然无法想象：文件来源于人或机构的某种能力，而不是来源于发挥这种能力的活动。没有人类的活动，就没有这种活动的工具和记录——文件。对职能活动而言，规范其外延或范围的必然是职能活动的工作目标或职能目标。正是特定的职能目标，决定了职能活动的内容、程序和范围。职能目标尽管在有的情况下可能相对比较抽象，但它仍然是人类活动的客体对象，人们正是为了达成特定的职能目标，才开展了特定的职能活动。换言之，一切具有特定目标的人类社会活动，都可以称为职能活动。即使那种以形成者为核心，即以主体为核心的人类社会实践活动（比如一般法人单位的全部活动），也有特定的职能目标，故而也可以称为具有特定目标的职能活动。但是，“职能来源”是区别于“形成者来源”提出来的。其重点在于站在客体职能目标的立场上观察、规范人类的社会活动并将其认定为文件的来源。有鉴于此，按职能来源分类仍然是一种“站在客体的立场上，以客体为标准进行的划分”；而传统的全宗，也就是主体全宗则应该排除在由这种分类构成的文件群体之外，因为它所突出的重点或文件群体运动的核心是“主体形成者”，而非“客体职能目标”或“职能”。

然而，特定的职能活动又是与特定的主体单位挂钩的。职能本来就是特定机构（或人物）所能发挥的作用与功能，故而特定种类的职能及其目标，必定是特定种类主体单位特有的；或者说为执行该项职能而开展的活动，基本上是在特定种类（并不一定是单一的）主体单位的监督、指导、指挥下进行的。正因为如此，按照职能来源分类虽然可以归属于“以客体为标准”，然而它又是一种受限于特定种类主体单位职能的分类法。其类目的设置，必然顾及各种专业职能机构（主体单位）的设置，比如“环境保护，人人有责”。这导致与环境保护有关的职能活动并非仅仅在专门的环保机构中进行，无论何种项目工程均有与环保有关的工作或活动，故任何工程项目成套档案文件中一般都有与环保相关的档案。但是根据来源原则，它们当然应该留在本项目成套文件之中，不宜拆散。与此同时，环保行政管理工作以及专门的环保工程项目，又肯定是在政府的环境保护行政管理机构的直接运作下或者直接监管指挥下进行的。故而，有必要专门设置环境保护类，用来汇聚直接来源于专门的环境保护机构业务职能活动中形成的档案。

以上我们探讨了按职能来源分类的实质，指出它虽然也是一种“站在客体的立场上，以客体为标准进行的划分”，然而实际上它又必须顾及各种专业职能机构（主体单位）的设置，或者说必然受制于所有社会主体相互之间的职能分工。但这也就决定了城建档案领域由此种分类构成的文件群体既与传统主体全宗不同，也与典型的客体全宗不同。

首先，根据职能来源分类组成的文件群体，当然不同于传统的主体全宗。它所包含的文件可能并非仅仅来源于某一单体的立档单位，有时可能会由来自多个立档单位的档案文件所组成。与此同时，这些档案文件又都来源于同样的职能活动，有同样的客体职能目标。这也就意味着汇聚其中的仅仅是立档单位形成档案中相关的一部分而已，并非其全部档案（比如人事档案、会计档案等一般会被排除在外）。

其次，它与典型的客体全宗也不同。笔者曾经指出：“所谓客体全宗，实际上是人们在围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的客体事物而展开的社会活动过程中形成的档案有机整体。”^[5]如前所述，根据职能来源分类组成的文件群体具有同一的职能目标。然而，所谓的“职能目标”其实从不同角度而言，存在着多种类型。就专业领域而言，某些职能目标仅仅涉及一种专业领域，而另一些则横跨多种专业领域。再从职能目标的虚实程度而言，有的职能目标仅仅是抽象的事务，没有具体的实体边界；有的则为具体的实物，具有明确的物理界限。从城建档案现有的分类体系而言，其按职能来源划分的某些顶层大类所规范的职能目标，基本上属于涉及单一专业领域的抽象事务。而这导致围绕着它组成的文件群体的物理边界，具有广延性或不确定性。更重要的是，它们之中有一些并非社会中相关业务程序自然演进的产物，而是城建档案馆档案分类的结果，故而也就没有因自然形成而与生俱来的紧密结构。因此，它们仅仅是“以客体为标准”而组成的文件群体，不能随意按上全宗的头衔。

但是，城建档案馆馆藏中的某些类别又各自具有特点。有的类目，比如勘测类、规划类、城市建设管理类、环保类等，实际上主要由城市政府相关职能主管机关的业务档案所组成，无非是其构成核心已经转变为不是主体（立档单位），而是相对抽象的客体职能目标。因此，它们也可以说是一种比较特殊的、非典型的客体全宗。城建档案馆馆藏的另一些类别，则可以称为“全宗群”，这是因为它们之中容纳了不少以立档单位为基点的成套性文件群体。对这些成套性文件群体而言，如果所反映的客体对象物“具有相当规模而又相对完整、独立”，因而围绕其形成汇聚的档案文件数量非常多，那么也可以称之为客体全宗。正因为如此，市政工程，公用设施，交通运输工程，工业建筑工程，民用建筑工程，乡镇建设工程，人防、军事工程，水利、防灾工程等类别的档案，都可以称之为“全宗群”。不过值得指出的是，这些全宗群中包含的所谓的客体全宗，并非（与客体相关）内容完整齐全的全宗，或者说它们仅仅属于非典型的客体全宗。因为与同一项目客体对象密切相关的档案文件并未全部包容于其中，它们仍然分散在不同的职能来源类目之中，这也正是该分类体系的一重大缺陷。

三、职能来源分类之局限

前面我们已经指出，“按职能来源分类”保证了同一工程项目档案文件的成套性。这里又说，“按职能来源分类”使得与同一个客体项目对象密切相关的档案文件，有可能分散在不同的职能来源类目之中。两者岂不互相矛盾？

我国几乎所有的科技档案学教科书所说的文件成套性，指的都是以立档单位为基点的文件成套性。这是因为各种立档单位的职能目标并不相同，即使是为参与实施同一个客体项目工程，它们相互之间在职能上必定也有一定的分工。如此，两者之间在实施各自职能时所必需的文件，也就存在一定的差异。比如，对一个建设工程项目的设计单位和建设单位而言，双方相关成套文件的范围肯定是不一样的。对设计单位而言，其相关成套文件中必然包括“计算书”，它是工程设计人员计算承载力或工程量等的结果，是建筑钢筋配置，柱、梁取值等的量化依据，因而是设计的基础。然而对建设单位而言，其具体的职能任务或目标是建筑物、构筑物的建造。因此，它对设计文件的要求往往仅局限于施工图纸文件本身，并不要求作为其基础的“计算书”也被包括其中。也正因为如此，这种以立档单位为基点的成套文件，绝对不可能是以该项工程为核心开展的全部社会实践活动中形成的所有文件。由此我们可以说，前者只能是一种相对小型的成套，可以称之为“小成套”；而后者则可以称之为“大成套”或“完全成套”。

“小成套”既然由特定的立档单位担任牵头单位，其文件的成套性必然受限于本单位的既定职能目标，也就是与其职能活动范围相吻合并且与职能来源分类体系相配套。但是，一项工程往往是由多个职能领域的立档单位共同参与完成的。虽说这些单位都会向该项工程的牵头单位移交工程建设必需的文件材料，但总也有一些文件材料，根据既定和公认的业务程序是不移交的。比如上述之“计算书”，尽管它对全面反映建筑物基础情况至关重要，却并不能包括在设计单位向建设单位移交的设计文件之中，也就不会包括在建设单位牵头组建并向城建档案馆移交的“小成套”文件之中。这也正是职能来源分类体系的局限性：它会使得与同一个客体项目对象密切相关的档案文件，有可能分散在不同的职能来源类目之中。除了因为它们可能本来就是其他“小成套”的组成部分（比如前述之“计算书”）之外，这也可能是因为属于其他职能来源之故，比如：施工图内部审查记录属于建设管理职能中的“审图”职能；“工程监督检查记录”属于“质监”职能；工程规划内审记录则属于“规划审查”职能。这些文件都不会被归入以建设单位为基点的“小全套”之中，但是它们对全面反映以建设工程为核心进行的社会活动全过程却是不可或缺的。

另有一部分文件，根据我国现行的管理体制，更是超出了政府建设行政主管机关的职权范围，不可能全部向城建档案馆移交。比如与建设用地有关的全部文件和图纸，只有一小部分会流向“小成套”的牵头单位（即建设单位），成为“小成套”的组成部分；大多数相关文件将留在国土部门、甚至相关的乡镇机关或村委会中。还有许多文件材料仅仅在建设单位保存，并不向城建档案馆移交。比如与工程有关的一些前期管理性文件材料（有关该工程的安全检查文件、内部形成的一些会议记录、施工图等）、监理文件材料（工程预付款支付凭证、费用报审、分包单位、供货单位资质、施工报审表、专题总结等）、施工文件材料（检验批质量验收记录）及设备档案等，都属于城建档案馆不收藏的文件。

正是上述情况，严重影响了对同一工程项目海量档案信息数据的查全率和检准率，尤其是一些前后名称变化比较大的建设工程或标注不是很清楚的档案，查找起来更是困难。这可以说是以职能来源分类为主要特点的城建档案分类体系的最大缺陷。有鉴于此，构建一种新的城建档案分类机制就有了必要性。其重点是将整个“大成套”文件汇聚在一起，构建（我们所理解的最）典型的客体全宗。

四、构筑城建档案客体全宗

事实上，就城建档案而言，所谓的“大成套”文件，即能够将围绕着相对独立的客体事物展开的全部社会活动过程中形成的所有文件材料，都汇聚在一起的典型的客体全宗或所谓的“客体大全宗”；其一般情况下仅仅在理论上存在，在现实生活中则几乎没有可能出现，因为凡是不能在现行业务活动程序中自动实现的成套性，在传统档案管理条件下也就几乎没有可能在城建档案馆内通过档案员的手工劳动加以实现。然而数字化和网络化，却为创建这样的典型客体全宗提供了现实的可能性。

当前，有的城建档案馆（比如浙江省丽水市城建档案馆）已经在研究建设“基于GIS的智能城建档案馆综合业务管理平台”，即所谓的“一张图”工程，希望以GIS地图为基础汇聚有关建筑物的所有信息，即通过点击地图显示某建筑物的全部档案数据信息，将空间地理信息数据与档案数据有效结合，以实现地图与档案的数据联动查询。这实际上就是一种按照“大成套”概念组建典型客体全宗的行动，只是几乎很少有人清楚地意识到这么做在档案学理论上的意义而已——它将是客体全宗理论在城建档案管理领域的首次落实或“试航”。

这么做，从用户利用层面而言也有重大意义。用户往往是通过建设项目检索其需求的全部档案文件的。而在目前的城建档案职能来源分类体系中，当人们无法在以立档单位为基点的该项目“小全套”档案文件中满足需求时，就只能凭经验和猜想，在其他分类类目中逐个查询，甚至在城建档案馆馆藏之外查找，其“少、慢、差、费”的情景可想而知。正因为如此，在电脑信息系统中通过点击某一建筑物或建设工程项目，即能检准、查全其需求的全部档案文件，当然最为理想。这样做，对推动建筑节能、应急指挥、城市规划和建设、运营管理、经济统计分析、宏观决策等方面的工作都具有积极作用，对于提升城市管理水平等更是具有非常重要的意义。

不仅如此，当前在浙江省轰轰烈烈展开的档案文件登记备份工作，也为这种客体全宗的组建提供了难得的契机。档案与电子文件的登记备份，不仅可以保障档案与电子文件的真实、完整、可用和安全，留存真实的社会历史记忆，更能事先“锁定证据”，一旦发生纠纷，档案行政管理部门可运用政府公信力发挥第三方鉴证的作用，提供档案原始证明，增强证据效力。^[6]这种备份将是全方位的，也可以包括城建档案馆收藏范围以外的全部相关档案文件。既然如此，当然就可以趁机多标引一个“客体全宗”号，以构建一套与原有城建档案分类不同的检索机制。我们建议，这项工作可以先从重点工程项目逐个做起。今后有条件了，再逐步向其他类型工程项目普及。

总之，在城建档案数字化、网络化建设过程中，尝试创建客体全宗检索机制是必要的和可行的。它没有必要覆盖城建档案馆的全部馆藏，只要在城建档案信息系统中针对每个建设工程项目，建立起专门的检索渠道就可以了，其目标是将与每项工程相关的全部档案文件均置于该检索项之下。其建设过程，可以针对各项建设工程逐一展开而不必同时全面铺开，故我们宁愿将其称作一种“机制”，而不是一种包罗万象的、全面的分类系统。由于它完全可以在信息化过程中逐步推行，故也是一般的城建档案馆可以承受的。此外，更重要的是：为便于在网上逐一建立虚拟的客体全宗，事先研制一套相应的信息系统软件也不可或缺。

为此，当然有一系列前期工作要做。首先，制订完善的构建“客体全宗”的方案，编制其全宗号的标引规则（原则上，应尽量利用原有的工程项目编号）。其次，针对已经收藏在城建档案馆内的重点工程项目，把分散在各个职能来源类别以及城建档案馆馆藏之外的、同一工程项目的相关档案文件检索查询齐全，力争没有遗漏；同时为这些档案的备份标引全宗号。另外，针对今后新的建设项目工程，应向有关部门（不仅是城建管理部门，施工建设部门，也包括国土资源管理部门，城建规划、勘察、设计、环保部门等）建议并积极协调，力争根据城建档案馆制订的“客体全宗”全宗号标引规则，统一全市的工程项目编号，为未来组建“客体全宗”创造先期条件。

综上所述，任何分类体系都不是万能的，因为任何一种符合逻辑规则的分类，都只能根据一种标准、一个角度进行，也就不可能同时满足社会上所有各种类型的检索需求。按职能来源分类同样如此，主要表现在不能将围绕着同一项目工程展开的全部社会活动过程中形成的文件都汇聚于一处。为此，在数字化、网络化和推行档案登记备份制度的同时，构建典型的客体全宗甚有必要。由此衍生的城建档案信息系统，必将为社会提供一种更新颖和更周全的信息服务。

（原载《浙江档案》2012年第3期）

【注释】

[1]何嘉荪、严晓蓉：《“事由原则”应正名为“相关性原则”》，《档案学通讯》2010年第6期；何嘉荪、康粟丰：《事由原则不可能与来源原则平起平坐——再论事由原则应正名为相关原则》，《浙江档案》2011年第4期。

[2]刘巨普：《城建档案管理的理论与实践》，中国档案出版社1994年版。

[3]何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版。

[4]何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版。

[5]何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版。

[6]韩李敏、吴新宇、梁绍红：《略论档案登记备份制度的创新价值》，《浙江档案》2011年第8期。