加强二级学院研究生教学档案管理与建设

加强二级学院研究生教学档案管理与建设

陈跃芳

二级学院研究生教学档案是高校档案的重要组成部分，也是二级学院教务管理的一项业务工作。它对全面了解二级学院的教学质量、总结教学经验、进行教学研究和提供教学工作决策具有重要的意义。随着研究生教育规模的迅速扩大，日常的教学档案资料数量越来越多，利用和查阅档案日益频繁，信息需求不断增加，对档案管理的要求越来越高。因此，为了档案管理工作的规范化和科学化，必须加强对二级学院研究生教学档案的管理与建设。

二级学院研究生教学档案工作的职能

1.管理职能

研究生教学档案是高校管理中一个十分重要的环节，特别是第一手的教学档案资料，历史地、真实地反映了二级学院教学质量不断提高的过程，是教学管理者汲取经验教训、正确地分析教学优势和缺陷、提高教学管理水平的重要依据。因此，其管理效益的高低，直接影响到学校的管理水平和教学质量的好坏。过去，由于我们对教学档案管理工作重视不够，出现了部分教学档案资料各处存放、交接手续不全、资料收集整理不及时等现象，造成了部分档案流失，严重影响了档案资源的齐全与保管，甚至影响了如实反映学校建设的发展状况。研究生教学档案管理，即对研究生的档案材料进行积累、保管、立卷归档、发送等管理工作。做好这项工作，有利于开发教学档案资源，有利于充分发挥信息网络效应，有利于确保档案资源的无形价值。所以，高校对人才的培养固然重要，但人才所形成的轨迹———档案管理更为重要。

2.参谋助手职能

学校的教学档案，系统地反映了学校教学活动的全过程，储藏了大量的重要信息。这些信息对领导的决策、教学和管理工作都起到重要的依据作用。充分利用这些档案信息资源，对于各级领导改进工作方法，加强教学管理，提高教育质量，总结经验教训，都具有重要的借鉴参考价值。只有吸取已有的经验和成果，并在原有基础上加以完善和提高，才能有效地提高教学质量。如通过查阅、分析教学档案，可以改进教学方法，特别是为教学质量评估打下坚实的基础。因此，完整保留和有效利用档案信息资源，是为领导决策和教学管理提供可靠依据的重要保证。

3.服务职能

建立教学档案，不仅仅是为了保存在管理教学过程中形成的有价值的文字材料，更主要的是为宏观教学决策、微观教学管理以及教学科研服务。作为档案管理者，要充分认识到档案信息工作自身的价值和作用，并通过各种方式迅速、准确地查找出有关材料，提供给老师和学生使用，满足多方面的需要。当然，提供信息离不开日常的基础工作。只有搞好收集、整理、保管和归档等工作，才能服务于广大师生。例如学生成绩、教师教学工作量、学术论文等资料的查询，都需要平时工作的积累和保存。

二级学院研究生教学档案管理的内容

研究生教学档案内容丰富、形式多样、涉及面广，为使这一工作标准化、规范化、制度化，应分类归档，使之保存完整和查找方便。对二级学院来讲，它一般主要包括如下内容:

1.教学文件档案

为了加强对研究生教育的管理，促进研究生教育事业的健康稳定发展，上级主管部门下达了一系列有关研究生教育的文件，这是高校对研究生教育进行规范管理的依据。这类材料主要包括:上级机关下达的有关研究生招生、学籍、学位、教学、就业等文件材料;研究生教学改革、规章制度及教学简报;学校及主管部门的重要工作会议、工作计划、总结;向上级主管部门提交的各种请示、报告及审批材料等。

2.学科和专业建设档案

学科和专业建设是教学管理的重要基础，这些工作的成功与否直接影响着教学建设的全过程，进而影响教学水平、教学质量和教学效益。这类材料主要包括:研究生各专业培养方案、教学大纲、课程安排表;研究生培养计划、开课计划以及教学实践报告书等;申请硕士点、博士点授予权的整体自评报告及相关附件材料;有关专业方向设置、调整、撤销合并、更改名称的学科、专业评估材料;各学科专业招生考试科目、专业目录、专业介绍等。

3.导师业务档案

导师业务档案是教育实践和教学研究过程中形成的重要文件材料，它是教学过程及其质量的客观记录。这部分档案材料包括:导师申请报告及审批材料;导师基本情况(年龄、学历、职务、职称、专业、毕业学校)等;导师教学情况(每学年的教学工作量、教改立项)等相关材料;考核与奖惩方面的情况(教师学年业务考核、教学质量奖及其教学事故处理意见)等;导师获得学位及评职晋级方面的材料;教师业务水平提高情况的材料(参加国内外进修、考察及重大学术活动)等。

4.学籍档案

学籍档案管理是对学生的入学资格、在校学习情况以及毕业资格的考核与管理，具有很强的政策性和原则性。从研究生的招生到研究生毕业离校，形成了大量的具有参考价值的档案材料，这些材料是进行研究生教育工作的重要凭证和参考依据。其中应当包括:研究生复试考核内容、复试考核情况统计表;研究生录取名册、学籍卡片、成绩统计表;学籍变更材料，如升学、留级、休学、退学、转学、复学、开除、出国、死亡等材料;毕业、肄业、结业生名册及有关证明材料;奖励与处分材料;就业趋向等材料。

5.学位工作档案

学位工作是研究生培养的重要组成部分，是对研究生进行科学研究或承担专门技术工作的全面考察，是反映研究生的创新能力、综合运用所学知识、发现并解决问题能力的重要环节。它主要包括以下归档材料:学位评定条例及工作计划、总结;论文开题报告;二级学院学位评审委员会成员名单;学位申请书、学位论文、论文答辩会原始记录、论文评阅书、学位授予审批材料等。

6.学术科研档案

研究生所在的培养单位，聚集着大批的学科带头人、专家和教授，每年都有大量的学术论文发表和省(部、校)级等课题进行研究，形成了大量的学术科研档案。研究生在导师们的指导帮助下，积极参与或独立地进行重大科研攻关项目的研究，努力培养自己的科研创造和开发能力，并结合本专业发表学术论文。这部分档案主要包括:上级有关部门下达的申报科研项目(基金)等文件;公开发表论文的复印件;科研项目的经费、起止时间和结项情况;科研成果获奖情况;专业期刊杂志的合订立卷等。

加强二级学院研究生教学档案管理的措施

要使研究生教学档案发挥更好的效用，为提高教学质量奠定基础，就必须加强教学档案的管理。对教学档案的管理，要全面从基础工作做起，从而更好地为教学和科研服务，逐步实现教学档案管理的规范化、标准化和现代化。

1.健全归档制度，确保档案的完整性

由于教学档案具有时间划分的特殊性，一般可以按学年整理、归档，应尽可能地结合教学工作，做到档案边形成边收集。要根据研究生教学档案的不同用途，按同年度、同一学期或同一类别进行分类整理。如研究生招生管理、成绩管理、学位管理、导师管理、论文管理等都要各立一卷，这样便于利用和查找。同时，档案的移交和接收是管理中一项经常性的工作。移交工作做不好，很容易使材料失落;接收工作做得不及时，又容易破坏档案材料的完整性。所以，教学档案的交接和接收工作不容忽视。

2.充分利用现代化管理手段，提高管理质量

由于研究生在校人数不断增加，教学档案管理的难度也越来越大。随着计算机网络技术在高校的普及，研究生教学档案管理应将计算机数据库和网络技术应用于研究生的教学档案管理中。计算机参与管理在很大程度上反映出管理工作的规范化和科学化。提高教学管理水平的一个重要内容就是在管理中不断提高计算机的应用水平。它不但可以减少信息管理工作中的重复劳动，提高信息管理的效率和水平，还能及时、准确地反映研究生教育状况，促进管理工作的现代化和科学化。

3.提高档案管理人员的自身素质，增强服务意识

对二级学院来说，负责研究生教学具体工作的秘书，相应地承担了教学档案的管理工作。由于日常教学工作琐碎、零乱，而档案资料的管理需要热情周到的服务意识、认真细致的工作态度，因此，档案管理人员其素质的高低直接影响着研究生档案管理工作的成效。档案管理人员首先应具有较强的事业心和责任心，工作上扎扎实实，乐于奉献。教学档案的管理和使用是一个动态的扬弃过程，管理人员在平时工作中的每一个环节中，都要认真负责。如填写内容不合乎要求时，就要及时更正，直到准确、完整;发现材料不全时，应及时找到当事人补齐;经常检查整理教学档案是否有重复内容，并及时删除无保存价值的内容。其次，要具有与档案管理相适应的科学文化知识，尽可能多地掌握所管辖专业的一般知识，做到少说“外行话”，这是做好管理工作的保证。最后，要把动态管理与静态管理结合起来，把传统管理方式与现代化管理手段结合起来，以适应时代发展的需要，不断提高档案管理水平。基层教学管理人员还要有意识地、积极地参与跟踪教学文件形成的全过程，做到每项工作都要有记录、有总结，做一名管理工作的有心人。

21世纪是信息的时代，是知识经济的时代，做好研究生教学档案的管理工作正是这个时代给高校管理人员提出的新要求。档案管理者应努力探索新方法、新思路，努力使研究生教学档案管理工作迈上一个新台阶。

[参考文献]

1.金俊兰:《加强高校研究生档案管理的探讨》，《高教论坛》，2003年第6期。

2.沈玉:《浅谈研究生档案管理与教育管理信息化》，《浙江档案》，2001年第2期。