期刊采集的主要方法

4.2.3　期刊采集的主要方法

期刊的采集是期刊采访工作的关键环节，只有把期刊及时有效的采集到馆，才能保证读者的利用。由于期刊是连续出版物，采集时还必须考虑它的时效性、连续性、系统性、完整性。既要保证单期期刊到馆的时效性，还要保证全年期刊到馆的完整性，要尽最大可能克服期刊采集中出现的缺、漏现象，并建有多种补缺补漏的采集手段。

高校图书馆期刊采集最主要的方法是订购。订购包括预订、现购、邮购、委托代购、复制等。期刊大部分是统一订购，一般一年订购一次。高校图书馆绝大多数期刊主要使用征订目录进行选择和预订。少数期刊采用现购、邮购、委托代购、复制等方式。此外，交换、受赠方式也是获得期刊的重要方式。期刊采集方式的工作程序与图书基本相似。下面只就期刊订购作简要介绍。

1.中文期刊订购

目前国内中文期刊的预订渠道有邮局、代理商和自办发行三种方式。邮局一般只订购国内公开发行的中文期刊，代理商则可订购国内公开发行和自办发行的中文期刊。高校图书馆采访人员一般是首先收集各种征订目录和各种评价、介绍期刊的参考工具书，如前面介绍的各种期刊征订目录和各种核心期刊目录，掌握出版发行动态；然后，进行读者调查，摸清读者对各类期刊的阅读需求；第三，对比馆藏期刊与征订目录，确定具体期刊的订购，如续订、新订、停订等；第四，在图书馆期刊管理自动化系统采购数据库中增添和修改相应的期刊订购信息，期刊采购数据库，可按刊名字顺、音序、刊号等多种排检方式排序并输出订购清单；最后，根据邮局和代理商要求的订购期限，提交订单，核算总价，整理发票，办理付款结账手续。

对于少数无法通过邮局和代理商订购的自办发行期刊或内部期刊，一般没有统一的订购途径。采访人员在收到这些期刊出版单位直接寄发的征订目录后，可按照征订要求，及时办理订购手续。此外，采访人员在订购这类期刊时必须注意：①收件人单位、地址必须填写清楚，防止出现邮寄丢失现象；②这类期刊的征订时间一般集中在年度的第四季度，要分轻重缓急合理安排填写订购单的先后次序；③汇款后，要将订单回执与投递标签及时寄给征订单位；④要注意订单中有无收据，如有收据必须有收款单位的财务专用章和对方所在地的税务章，否则可能无法报销。将邮汇收据或信汇回单连同订单收据一起，经主管领导签字后直接报销。

2.外文期刊的订购

我国高校图书馆外文期刊的采集主要是通过中图公司、教图公司进行订购。另有少量引进版权（限国内发行）的影印版外文期刊可通过世界图书出版公司北京、上海、西安分公司订购。

外文期刊一般是集中预订，每年6～8月份开始征订下一年度的外文期刊。由当地外文书店、中图公司、教图公司负责征订工作。订购时，分续订、新订和停订三种情况。续订，即接续上一年度继续订购；停订，即停止订购；新订，即订购一种新刊，订购的新刊如系社科类的，还需要办理相应的批准手续。采访人员的工作重心主要在新订和停订上，对新订和停订的期刊应特别慎重对待。在确定下一年度订购品种后，列出清单，包括续订、新订和停订的清单，报经主管负责人同意并签字后，在图书馆期刊管理自动化系统采购数据库中增添和修改相应的期刊订购信息。最后，向相应的发行商发送订单，结算订购款，取回发票办理结账手续。

中国香港特别行政区、中国澳门特别行政区、中国台湾地区中文期刊的采访，也是由中图公司或教图公司在每年6～8月份与外文期刊一起征订。订购程序同外文期刊。

3.采访中的防漏、补缺与催缺

期刊采访中重要的工作之一是期刊的催缺，也是期刊采访工作的特点之一。催缺是指采集的期刊未能按时到馆，需要采用通讯的方法询问催促和索取补齐所缺漏期刊，以保证期刊的连续性、完整性。

期刊缺卷、缺期主要是由于邮寄时的地址、收件人错误而造成的误投丢失，以及编辑出版部门未能准时出刊、暂停出刊、合刊或分发时的差错等原因造成的。期刊的零星或整卷补缺工作是期刊采集中的一个重要环节。一般是在登记时发现缺期而进行催缺，期刊自动化管理系统也会根据采访人员设置的到刊时间自动显示未到刊和缺刊信息，以提醒采访人员发现缺刊并及时进行催缺。催缺的时间和频率可依据周刊、月刊、季刊、半年刊的不同情况做出不同处理，如：周刊每两周催缺一次，半年刊一年可催一至二次等。补缺的途径和手段，除了及时去函催缺外，也可通过兄弟图书馆间交换或调拨、复制等方式补齐。