论教育行政沟通

一、教育行政沟通的内涵及其意义

教育行政沟通是指在教育行政活动中,部门与部门之间、部门与个人之间、个人与个人之间,通过信息传递与交换,获得相互了解、达成共识、协调行动,实现预期目标的过程。教育行政沟通主要由正式沟通和非正式沟通两种基本形式构成。正式沟通是指通过正式组织渠道,或通过有关明文规定的渠道所进行的信息交流。非正式沟通是指通过某些个人或书信等形式,在机关或个人之间进行的信息交流。教育行政沟通具有以下基本特征：（1）教育行政沟通总是一个交流信息的过程。离开教育行政信息的传递与交换,就不可能发生教育行政沟通,教育行政信息是教育行政沟通的生命所在。（2）教育行政沟通是一种有目的的活动。这种目的主要是通过双方的接触、交换意见、消除分歧、取得共识,进而产生一致行动表现出来的。（3）教育行政沟通具有广泛性和复杂性。教育行政是一种管理和领导整个国家教育事务的庞大系统工程。它的涉及面广、难度大、要求高、责任重,与其他社会沟通相比,教育行政沟通的对象更广泛,内容更丰富,只有创造性地综合运用多种沟通的形式、手段和方法,才能有效地实现沟通的目标。（4）教育行政沟通具有规范性和强制性。教育行政沟通以正式沟通为主要形式,沟通的方法、时间、内容、范围和对象都有相应的规章制度来规范,不能随意变更。对于那些不履行沟通义务的部门和人员,教育行政部门还可以根据国家颁发的各种有关教育的法律法规,依法强制执行。

在教育行政活动中,教育行政沟通的重要性,可概括为以下几点：

第一,教育行政沟通是教育行政组织存在和发展的基础。教育行政组织是一个由若干部门、层次和内外之间的沟通渠道所构成的有机整体。沟通渠道是把教育行政组织各层次、各部门维系在一起的动脉。只有沟通渠道四通八达、畅通无阻,教育行政组织才能生机盎然、蓬勃发展。如果没有信息的沟通、情报的交流,就不可能使各个部门和教育行政人员协调一致地开展工作,就可能产生部门扯皮,从而影响教育行政工作的效率。

第二,教育行政沟通是实现教育行政决策科学化的重要条件。教育行政决策是教育行政工作的一个基本职能,实现教育行政决策的科学化是现代社会对教育行政提出的基本要求。而科学化的教育行政决策必须以全面反映客观事物过程的信息资料为依据。掌握信息、了解情况是正确判断和决策的前提。但是,如果没有沟通,教育行政部门就不可能发现问题,就不可能及时、准确地提出方案,进行科学的决策。因此,教育行政决策过程实际上就是一个信息的收集、传递、整理、加工和交换的过程,即教育行政信息沟通的过程。信息沟通贯穿于教育行政决策的始终。不仅如此,教育行政信息沟通还贯穿于决策的实施过程之中。决策方案的下达,有关人员对决策方案的充分理解与支持,整个工作进程的有效控制,无不以畅通的沟通为前提。

第三,教育行政沟通是激励教育行政人员、增强教育行政组织内聚力的有效途径。有效的教育行政沟通不仅可以增进上下级之间的了解和情感,形成休戚与共的团体意识,增强教育行政人员的安全感和责任心,而且可以激发教育行政人员的参与意识,形成机关的民主气氛,极大地调动教育行政人员的工作热情,提高工作效率。

第四,教育行政沟通是实现教育行政总目标的有力工具。教育行政工作是一个由总目标、层级目标、部门目标、个人目标所构成的目标系统。特别是当代,随着科学技术的飞速发展,教育行政活动日益复杂,使得教育行政工作目标系统日益繁杂。只有建立畅通的沟通渠道,才能使教育行政人员了解教育行政工作各分目标的相互关系及其在总体联结上的性质、地位和作用,才能使各个部门和全体教育行政人员不断以总目标为参照物,调整自己的行为,有计划、有步骤地实现自己的目标,为实现总目标服务。

二、教育行政沟通中的障碍

任何沟通系统中都程度不同地存在着沟通障碍,这些障碍主要是由那些不利于沟通准确性和时效性的各种因素造成的。要提高教育行政沟通的有效性,克服沟通中的各种障碍,就必须设法减少这些因素。这些因素主要有：

1.语言因素。语言是教育行政沟通的最重要的工具,但运用语言进行沟通是一件非常复杂的事,语言用得不恰当会给沟通造成许多障碍。语言障碍主要表现在语义不明和语构不当两个方面。语义不明,表达含糊不清,必然会造成人们理解上的差异,阻碍沟通。譬如,有的教育行政领导者在批复文件时,经常写“原则上同意”一语,这就很容易造成误解。因为,原则上同意到底是表示同意还是不同意,是有保留的同意还是无保留的同意,哪些同意、哪些不同意等问题并不明确。这样的批示常常是使下级无所适从,办对了,上级说及时指导了下级,功归上级；办错了,上级说只是原则上同意,并未同意下级这么做,诿过于下级。语构不当是指语句、语段等方面的结构不符合语言规律,语构不当也会给沟通带来困难。譬如,某教委主任对一位中学校长说：“你的意见我基本上完全同意,就是有一点值得商榷。”“基本上”和“完全”、“完全同意”和“值得商榷”都是相互矛盾的词语,把这些词语混杂糅合在一起,就令人摸不着头脑。

2.观念因素。观念既是沟通的内容之一,同时也对沟通起很大的制约作用。有些观念能促进沟通,有些观念则妨碍沟通。在教育行政工作中,妨碍沟通的观念因素主要有两种：一是封闭观念。这种观念强调闭关自守,反对竞争,排斥沟通。其主要表现是部门之间互不通气、各行其是、我行我素,决策时,不与有关人员沟通,不搜集有关信息,而是凭个人经验,闭门造车,造成决策失误。二是僵化观念。这种观念主要表现为把某种认识凝固化、神圣化,认为只有圣人之言、经传所云,才是有根据的理论,是包医百病的灵丹妙药。不管遇到什么问题,都要到经典著作中找答案,如果理论与实践发生矛盾,就削足适履,用理论来裁剪实践,而不总结新鲜的实践经验教训,从而堵塞了信息沟通的渠道,中止了新思想、新观念的沟通。

3.认知因素。教育行政信息在传递、交流过程中,常会受到认知因素的影响而走样。人们总是按照自己的认知结构去接受并传播符合自己需要的或与自己有切身利害关系的信息,而对自己不利的信息则不愿接收,转达时也会将对自己不利的信息过滤掉。例如,一位教委主任在了解某教育行政人员的工作情况后,对这位教育行政人员所在科室的科长说：“×××工作情况基本上不错,但……方面尚需进一步改进。”而这位科长改进工作心切,认为“基本上不错”这一点说不说无关紧要,因而便对该教育行政人员做了如下传达：“主任认为工作要改进,如……方面。”结果是使这位工作还比较好的教育行政人员的情绪受到了影响。因为这位科长按照自己的认知“加工”删改了主任输出的信息,使沟通效果适得其反。认知不当,使信息传送走样还表现为,有些教育行政人员在接受信息时往往喜欢根据其主观判断推测对方的意图和动机,猜测对方的“言外之意”、“话外之音”,以致歪曲事实,产生误会,阻碍沟通。

4.组织体制因素。教育行政组织是一个由若干层次组成的层级节制体系,信息每经过一层次,都要在该层次滞留一段时间。如果层次过多,势必造成信息传递缓慢,信息失真,势必扩大上层领导与下级人员之间的心理距离,导致上级领导不愿听下级人员反映情况,下级人员也不愿向上级反映情况的局面。特别是在一个机构臃肿庞杂、人浮于事的教育行政组织,过多的重复的信息量,将会严重堵塞沟通渠道,降低信息传送的灵敏度。譬如,上级的某个决定,本来可用文件直接发到基层就行了,却要层层召开会议来传达,重要性、意义、措施空谈一番,到发文件时,还要层层附加转发通知,名曰按本部门的实际,实质上并没有什么新内容,这种做法,由于重复得太多,不仅使该传达的信息不能迅速、及时传递,而且可能使一些重要的信息阻塞在沟通渠道中。另外,组织体制障碍还表现在对教育行政信息的改编综合不当上。任何教育行政组织都不可能把所传递的全部信息统统传入决策机关,必须在逐级传递中对信息进行改编综合,择其最重要的信息向决策机关传递。如果改编综合不当,把次要的信息保存下来而丢弃了重要的信息,就会影响沟通的效果。由于我国教育行政部门信息处理机构不健全,改编综合能力不强,实际教育行政工作中经常出现这样的情况：要么事无巨细,统统上报,使政府和上级教育行政部门不得要领,工作效率相当低下；要么掐头去尾,丢弃重要的信息,使决策机关难以全面了解实际情况,进行科学决策。

三、改善教育行政沟通的对策

教育行政运行的过程也就是教育行政沟通的过程,有效的教育行政沟通,能保证教育行政工作的顺利进行,并极大地提高工作效率。改善教育行政沟通,可从以下几方面着手：

第一,信息内容要具体、明确。具体是说所传递的信息要使接收者感到可靠可信,具有可行性。为此,必须加强三个方面的工作：一是内容能量化的就加以量化,二是有证据的就尽可能地提出证据来,三是最好附上详细的实施办法。明确是指信息发送者要用容易为信息接收者所理解的语言或传递方式传递信息。要做到这一点,就必须使信息表达适合接收对象的知识、经验水平,尽量不用专业性太强的术语,在传递信息时,语言力求规范、准确,避免模棱两可,一些容易产生歧义的字、词、句尽量不用。

第二,注意沟通速度。在现代社会中,大量的信息都是有时效性的,过时的信息将失去信息本来的价值,这就需要沟通主体及时传递教育行政信息,努力减少信息在传递过程中的不必要的滞留时间,尽快地把信息传递给接收者。为使教育行政沟通双方能在尽可能短的时间内进行沟通,使信息发挥效用,沟通主体必须注意两个问题：一是要正确区分信息的性质,有计划、有步骤地处理各种信息；二是要有决断力,对收到的信息应及时进行客观、准确、全面的分析,并采取相应的行动。

第三,要有明确的沟通渠道。每个部门、单位和个人,都要明确自己的任务和职权范围,要建立严格的岗位责任制,只有如此,上下左右各部门才能按照预先确定的方式进行沟通,避免遇事谁都有点关系,但谁都不能决定,造成沟通混乱而无头绪的现象,使每个部门和每位教育行政人员都能各司其职,处理自己分管的信息,遇事该断则断,该办则办,使信息得到迅速、切实、有效地处理。

第四,根据不同层次、对象的需要,确定不同内容信息的传递范围。一般而言,管理层次所遇到的问题不同,所需要的信息也不完全一样。根据西蒙（Simon,H.A.）的意见,教育行政组织可分为行政级（administrative level）、视导级（supervisory level）和操作级（operative level）三个层次。由于行政级主要是决定组织的基本目标和政策,因而它所需要的信息也主要是一些具有“战略性”、“全面性”和比较重要的信息；而将目标和政策予以具体化,并加以精密设计,转化为切实可行的方案及办法的视导级,它所需要的信息则具有“策略性”和“战术性”；旨在实施行政级和视导级所做出的决定的操作级,由于它所遇到的问题多是常见的、定型的、重复的、例行的问题,因而所需要的信息多属于业务性信息,要求有相当的准确性、相关性和及时性,从而有利于控制各项具体工作朝着预定目标迈进。

第五,大力精简机构,减少不必要的沟通环节。我国教育行政机关,层次较多。就大的层次来讲,有国家教育委员会、省教育委员会、县（市）教育委员会、乡镇教育组等教育行政组织,至少是四至五个层次,如果再加上部门中的层次就会更多。如果不注意层次的减少,沟通的速度就会减慢。因为每个层次和部门都要接收和处理信息,层次和部门多,信息流转的环节和时间就会增加,从发出信息到接收信息的距离就会拉长,教育行政效率必然就低。中转环节多,也容易造成信息的失真、丢失和曲解。因此,一定要注意尽可能地减少层次,精简机构,使教育行政信息在可能的限度内尽量减少沟通环节,以确保及时有效地沟通。

第六,加快教育行政沟通手段的现代化建设。现代化的沟通手段,不仅可以减少信息失真,而且能加快信息的传递速度,提高工作效率。当代,随着科学技术的迅速发展,一些经济发达国家都非常重视不断地更新沟通手段。譬如日本,早在1963年,文部省就开始了“事务电算化”改革。其主要目标就是要以计算机和信息技术为主要手段,全面支持文部省的行政活动,以提高事务处理能力,并向各级政府部门和社会、公众提供准确的教育统计数据和报告,以利于及时沟通和协调,促进全国教育事业的发展。我国因受经济发展水平的制约,目前教育行政部门的沟通手段,从整体水平上看还相当落后,人们使用的主要还是一些传统的沟通手段,诸如“口头传达”、“文件下发”、“召开会议”等等。对于一些当代的比较陌生的需要人们重新学习和掌握的新技术、新方法,还没有引起应有的重视。加快教育行政沟通手段的现代化建设,已成为20世纪90年代我国教育行政改革的一项重要任务。

【注释】

[1]原文发表于《湖北大学学报（哲学社会科学版）》1995年第1期。