高校机关干部如何提高内部沟通能力

高校机关干部如何提高内部沟通能力

曾　峥

(发展规划与学科建设办公室)

有效的人际沟通可以达到与他人建立良好的人际关系、借助外界的力量和信息解决问题的目的。马克思说:人的本质是社会关系的总和。在现实社会中，个人的发展离不开上级的信任、下级的支持、同级的配合以及相关单位的协作。对于高校的机关干部而言，只有具备了良好的沟通能力，才可以快捷地收集到想要的信息，从而为决策打下扎实的基础。据调查，在管理工作中，管理者约70%的时间是用在与他人的沟通上，尤其是在现阶段群体性矛盾增多，矛盾对抗性增强，党群、干群矛盾突出，处理化解矛盾难度增大的情况下，高校机关干部的沟通能力面临着更大的挑战。

一、积极克服沟通障碍

沟通不是一种本能，而是后天培养的一种能力。拥有沟通能力是高校机关干部的基本功之一，但目前许多机关干部沟通能力不强，一些干部还存在沟通障碍。根据著名的潜能开发专家及NAC心理学家陈安之的理论，常见的克服沟通障碍的方法有以下几种:

1.重视反馈的信息

许多沟通障碍，其实是由双方的误解产生的。他们只是注重沟通的过程，而忽视了沟通的结果。因此高校的机关干部在沟通过程中要积极对沟通结果进行反馈，它可以使干部更全面地了解接受者对事情处理结果的反应和态度。

2.简化沟通语言的信息

常人都说:话多不甜。如果把要沟通的信息反复地、过多地表述，常常会使听者不知其所云，这样就自然而然地产生了沟通的障碍，因为说的话越多，产生歧义、误解的几率就越大，因此沟通中一定要简化沟通语言。

3.以积极的姿态倾听

注意力不集中，往往导致语言沟通产生阻塞。这既是一种不礼貌的行为，也是一种获得错误信息的“机会”。有一位沟通大师在其MBA的管理学课程上说道:“沟通之道，贵在于少说话。”多听少说，做一位好听众，处处表现出聆听、愿意接纳对方意见和想法的模样，这时候，你会慢慢发现对方比较愿意接纳你，并且提供你所需要的答案和信息，甚至把他的真实想法告诉你。作为一位成功的机关干部，你必须经常花时间和同事以及领导作面对面的沟通，这时一定要放低心态，以积极的姿态去倾听，这样的沟通效果一般会很好。

4.努力控制好情绪

当人对某件事十分失望时，很可能会对所接受的信息发生误解，并在表述自己的信息时不够清晰和准确。负面的情绪是产生沟通障碍和导致信息误读的重要原因之一，情绪失控将破坏沟通双方之间的和谐关系。那么高校的机关干部在此时应该如何行事呢?最简单的办法是暂停进一步的沟通直至情绪恢复平静为止。

二、在学校管理沟通中存在的主要问题

著名管理教育大师余世雄博士指出:沟通的目的有四项，一是控制成员的行为，二是激励员工改善绩效，三是表达情感，四是流通信息。这同样也是高校机关干部在沟通中所需要达到的目的。

机关干部在沟通中主要存在以下几个问题:一是在向上沟通中，极少数干部要么是大事小事都向领导汇报，自以为是尊重领导，或者认为听汇报的领导官阶越高越好，导致越级汇报，由此带来许多不必要的矛盾;要么是小事不汇报，大事也不汇报，等出了问题才汇报，让领导陷于被动。二是在向下沟通中，有的干部布置工作习惯于采用命令式，不善于动员和说服下属主动工作;重要的工作安排没有及时与下属沟通，无法充分调动下属工作的主动性和积极性;对下属的工作指导检查少，出了问题只会责骂下属或扣其奖金，不会做解释和引导工作。三是在平级沟通中，需要其他部门配合的工作自己不主动去沟通，出了问题就相互指责。学校工作会议是沟通的极好机会，但有的同志不把握机会，该发言的时候不讲或讲不到要点，不该讲的时候又长篇大论，浪费大家的时间。以上这些都是不良沟通的表现，它在高校的实际工作中常带来不同程度的危害。

在工作实践中我们不难发现:会沟通的机关干部最受领导器重和教职工的尊敬。善于沟通的干部办起事来，往往事半功倍;而不善于沟通的干部，劳心费力还事倍功半。因此，要干好工作，特别是一些重要的工作，除了自身的勤奋努力外，通过沟通取得领导、下属和其他部门的理解和支持也是搞好工作极为重要的途径。当然，重视沟通决不能简单理解为搞关系走歪门邪道或投机取巧等，而是要灵活应用沟通的正确方法。

三、灵活应用沟通的方法和技巧

凡事要成功，均有赖于“天时、地利、人和”，而“人和”就要依靠有效的沟通。高校的机关干部要做好沟通工作，应注重从以下几个方面提高沟通能力。

1.注重“口头”沟通

笔者所在的发展规划与学科建设办公室经常开展以“谈心”为主要载体的党支部活动，这是口头沟通的主要形式。面对面的口头沟通是人最容易接受的沟通形式，职工面对领导谈心有一种受尊重的感觉。机关干部开展“谈心”，主要任务是听取意见建议、交流思想、了解情况、解释疑惑，要防止把谈心变成了训人或安排工作。除了谈心外，口头沟通还有演讲、汇报等形式。在工作实践中，大胆发言是一种极有价值并富有成效的提高沟通能力的方法，给领导汇报要言简意赅，实事求是，不仅讲清楚问题是什么，而且还要提供解决问题的方案供领导决策参考。

2.掌握“书面”沟通技巧

机关干部每年都要写工作计划、总结、述职报告等，随着学校工作机制的不断完善，这种书面沟通显得尤为重要。武汉大学目前已经形成了“周有安排、月有交流、期有小结”的工作流程，重要工作还有简报、通报等，掌握书面沟通的技巧，不仅可以提高工作效率，还可以创建好的外部工作环境。

3.巧用非语言沟通技巧

非语言沟通，就是利用身体动作、体态、语气语调、空间距离等方式进行沟通，以达到了解态度信息、心理信息、情绪信息和其他相关信息。专家认为，一个人的信息表达是由7%的语言、38%的声音和55%的态势语言组成的。无声语言所显示的意义远多于有声语言，人内心活动的变化往往会在手势和形体语言中无意地流露出来，掌握了非语言沟通技巧，就可以达到“无声胜有声”的境界，使得工作更有成效。

4.学会电子沟通

社会的进步，为沟通提供了现代化的手段。高校的机关干部可以利用电话、网络、短信、语音信箱等手段进行沟通，它们除了具备书面沟通的某些优点外，还具有传递快捷、信息容量大、成本低和效率高等优点，机关干部要想切实提高沟通能力就必须学会电子沟通。

机关干部在学校肩负着承上启下的作用，也是学校各项决策和战略目标的基层执行者、实践者。随着国内各大高校的快速发展，机关干部沟通力的提升，将成为高校人力资源管理的重要内容。机关干部应尽快提升自身的沟通能力，创新性地做好本职工作，为学校的发展做出新贡献。

◎参考文献

［1］梁玉萍，丰存斌.沟通协调技巧和艺术［M］．中国人事出版社，2009．

［2］程德华.人际关系心理学［M］．辽宁大学出版社，2008．

［3］Will Bowen.不抱怨的世界［M］．陕西师范大学出版社，2010．

［4］泰德君.领袖形象的政治艺术［M］．复旦大学出版社，2009．

［5］杨雅琴.领导威望、成员培训、沟通程度对团队绩效影响的实验研究［D］．苏州大学硕士学位论文，2008．

［6］高冬东.关于领导能力的研究［D］．河南大学硕士学位论文，2001．