杜绝采购漏洞

第四章　杜绝采购漏洞

餐饮的采购一直以来都是餐饮店经营者最关心、但也最为头痛的一件事，因为采购直接影响到餐饮店成本的高低、原材料质量的好坏以及餐饮店资金的周转。而在采购行为中，暗吃回扣、以次充好、虚报价格等采购漏洞也屡见不鲜。

1.把好采购人员选择关

采购说到底是个“良心活”，因此选择什么样的采购人员就成为选择的一个首要条件。在选择采购员的时候，应该以采购员的道德和品质作为主要考察对象。与其相比，采购员的知识和经验反而是次要的因素，要选择那种为人正直，在小恩小惠面前无动于衷的人，面对金钱的诱惑必须保持一颗平常心，君子爱财取之有道，见钱眼开者误人误己，决不能担任采购之职。

2.从企业文化建设着手

优秀的企业文化能对员工的情操进行陶冶。在企业中建立起健康向上的企业文化，才能够培养一支能打硬仗的优秀团队。在一个积极向上、正气被提倡的团队里，任何品性低劣的人和行为都是无法立足的。制度和监控可以约束人，但文化却能引导人。因此，要杜绝采购漏洞，本质上还是要从营建优秀企业文化方面着手。

3.尽量避免“从一而终”

采购需要建立较为稳定的供货渠道，这样才能使原材料质量得到保证。在最初对供应商进行选择的时候，应该要求采购员多找几家，货比三家，比质比价比资信，提请相关部门领导审核，而最后的决策者和签订合同的人员不应该是采购员，其他业务可以由采购员来完成。要尽量避免对供应商“从一而终”，这样不仅能够有利于物料更好的流动，而且还能够避免采购员与之建立“密切关系”。

4.多进行市场调查

对市场进行定期或者不定期的调查，有助于餐饮店经理了解物品的价格与质量、数量的关系，并与采购来的物品相关资料进行对比，以便更好地掌握市场行情，从而及时发现问题、解决问题。执行市场调查的人员可以是专职的，也可以由财务人员、行政人员甚至经理兼任，还可以采用轮值进行调查。现在餐饮网采购信息平台也建立起来了，所以也可以经常地上餐饮采购网查寻了解各类原材料的价格走向及趋势。

5.建立原材料采购及入库验收标准

对于餐饮店常用的以及比较大宗的原材料，采购部在采购的时候，可以和厨房、库房一起制定原材料采购及入库验收标准，从原材料的质量、色泽、形状规格等各方面来选定一个适当的标准。这能够有效地防止以次充好和偷工减料，能取得显著的效果。一定要牢记：库房与厨房绝不可以受采购的左右。

6.加强采购的计划控制

制订采购计划的依据是餐饮店的日常消耗、历史数据以及餐饮店发展趋势。对采购计划进行控制要求餐饮店做好日常消耗的合账以及仓库的出料统计等各种扎实的基础工作。采购计划可以分为日计划、周计划、月计划、季计划和年计划，制订采购计划可以有效地防止盲目采购，避免造成原料的积压、变质腐败和资金积压。

除此之外，在采购计划的制定过程中，还需要对原材料的季节性进行适度把握，同时也要随时掌握常用的原材料的价格变动趋势，在最合适的时候采购。假如采购部门注意到这方面的信息，提前或在最合适的时候大批量地采购的话，那么就会为企业节省成本，对企业发展非常有利。

7.适当给予奖励，变暗拿回扣为合法奖励

对于那些在采购质量和采购价格等方面做出了突出贡献的采购员应该给予适当奖励，这是一种正向激励的积极措施。通过这项措施能够把采购员暗中回扣变成合法奖励，对进一步培养采购员的责任感和荣誉感能够起到很好的效果，毕竟搞小动作是不光彩的事情，而且有东窗事发的风险。奖励可以采用多种多样的方式，比如现金、福利、保险和表彰等。这样可以培养采购员的对企业的忠诚，树立良好的企业风气。

除此之外，提高采购员的薪资，保证其福利也是杜绝采购漏洞的方法之一。也就是说企业给采购员的薪资在行业内有相当的竞争力，从而使他们会主动珍惜这份工作，而不会为一些蝇头小利去冒被企业发觉开除的危险。这也跟新加坡政府实行的“高薪养廉”有异曲同工之处。

附：餐饮采购管理制度样本

为了有效地规范餐饮店原材料的采购程序、降低企业的采购成本、满足经营的需求、提高经济效益，可以指定餐饮采购管理制度：

第一条管理基本原则

1.一切遵守采购的规范流程，加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；

2.所有采购，必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需按《紧急采购管理流程》要求进行采购；

3.凡具有共同特性的物品，尽最大可能集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购；采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。

第二条市场调查原则

1.由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月进行不少于两次的市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。

2.调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细地了解其产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录买方一口价。调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。

3.除了实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。

第三条采购的定价原则

1.设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。

2.定价程序：由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。

3.价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围也有所差异。

4.春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。

第四条采购数量的确定原则

为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。

1.鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。

（1）此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。

（2）用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。

2.库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。

（1）此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于1天的用量。

（2）库存量上下限的计算公式：

最低库存量=每日需用量×发货天数

最高库存量=每日需用量×15天

第五条货物的验收原则

1.验收的数量标准：

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

2.验收人员：

采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。

3.验收时间：

每日上午9：30～10：00，下午4：30。

4.验收程序：

（1）由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收商品物资的数量。入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式三联（采购员或供货商、仓管员、财务部各一联）。

（2）对不符合《采购物资质量标准》和数量超过“申购单”的商品物资（菜品），使用部门有权拒绝收货。

第六条采购事项

1.采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资（菜品）的数量和《采购物资质量标准》以及有关定价原则进行采购。在采购过程中，因市场行情发生变化而影响采购数量和质量的，要及时与所购商品物资的使用部门联系，征得同意后方可购买。

2.在采购过程中，自购鲜活食品、蔬菜时，应逐笔填写所购菜品的数量、单价和金额（预制已列明菜品的一式二联的采购清单，采购人员自留一份，财务结账一份）。菜品要分别堆放装运，以便领货。鲜活及易碎菜品要轻拿轻放，严禁挤压，以免影响菜品质量。冷藏肉品注意保鲜。

3.对商品物资（菜品）的退货和积压商品的处理，采购部门有积极协助处理的义务。

4.对采购过程中发生的非正常损失（采购数量与收货数量差异过大），须单独列明并说明原因，报总经理批准方可报账。

5.采购人员职责：采购人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好采购工作。必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在采购工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。

吉野家：采购里有大智慧

对于餐饮连锁店来说，除了上乘的口味、独特的装潢、优良的服务之外，要想在激烈的竞争中突围，关键还在于拥有一套高科技的餐饮采购配送系统来保证物畅其流。

吉野家创业于1899年，具有100多年的历史，以牛肉饭的经营为主，并积极开展和促进包括多种经营在内的其它形式的餐饮事业，如DQ的冰淇淋店。此外，吉野家还面向北京、上海、台湾、香港、纽约、加州、菲律宾、新加坡、马来西亚等市场扩展业务，积极从事全球化经营。

野家快餐有限公司物流配送中心是北京吉野家快餐有限公司的核心部门之一。物流配送中心是整个集团公司进行多元化经营和建立物流中心战略的核心。公司拥有的配送中心是目前国内最大的物流配送中心之一，自有营业面积5000多平米，另有2个以上的外租仓储中心和低温冷库，配送车辆多部，外租冷藏车辆多部。日配送能力可达百万元，并拥有一支专业化、高素质的物流管理团队，每天负责为近百家店铺配送需要的物资。

物流配送中心的业务类型比较复杂，首先是负责公司本身自营的近千个品种的干货货品进行物流配送，对分布在北京区域和外阜区域的多个品牌的连锁快餐店、冷饮店进行日常配送；其次是负责公司多个快餐品牌、冷饮品牌生鲜商品的加工生产管理和产品的物流配送；除此之外也要负责外租仓库或冷藏仓库的管理和货物的调配以及外租车辆的管理与线路设计调度使用。

随着门店数量和业务范围的迅速扩张，物流配送中心已开始从单一的物流配送中心逐渐转变成为公司门店提供全方位物流服务的枢纽化、社会化、一体化的物流平台。同时，业务模式的重新定位，需要一个健全的物流管理系统，保持企业信息流和物流的畅通。这就要求企业及时掌握真实和动态的库存状态，合理调配运力、库房、人员等各种资源，有效监控和反馈订单执行情况，有效统计和管理门店货物需求信息，及时掌握提供决策分析的相应数据统计和分析报表。

2004年7月，吉野家开始规划设计并建立一套完整的采用现代化技术手段的物流配送管理信息系统。首先对公司物流配送中心的组织结构、业务流程、内部管理以及目前存在的主要问题进行了深入的调查研究和系统分析。研究分析发现，公司在作业层、管理层和决策层都存在一些问题。

作业层的问题：主要体现在库房管理和配送调度方面。在库房管理中，不仅出库、入库都仅依靠手工操作，工作量非常大，而且由于库存商品种类较多，没有实施统一的条形码管理，导致商品和货物的准确位置不能确定，因此无法进行有效的库区和库位管理。配送计划调度方面，由于没有良好的配送调度控制，作业执行得不到有效的监控和跟踪，而且由于缺乏对运输车辆的管理，无法准确计算配送成本。

管理层的问题：一方面缺乏对订单执行情况的有效监控和反馈，另一方面，对门店客户和货物的实时信息也缺乏有效的统计和管理。

决策层的问题：由于不能及时了解库存情况的动态变化，故而无法执行科学合理的采购、财务计划；缺乏相应数据的统计和分析报表，无法为决策提供参考依据。

根据公司物流配送业务管理需求、信息系统需求以及未来发展战略的考虑，吉野家最后决定，采用一套符合公司采购、物流配送业务需要和支持未来一段时间的公司整体业务发展的采购物流配送管理信息系统方案，帮助其完成公司业务的整合与配送流程的优化。

系统设计以吉野家公司采购业务和物流配送业务流程为基础，以方便快捷地完成采购、配送工作，准确保存采购、配送数据为目的，以分布式库存管理监控系统、运输线路设计、优化配送服务系统为核心，同时通过物流作业支持系统、合同供货商管理与商业智能分析系统，实现企业商业活动与物流系统的整合，帮助企业在经营过程中对相关物流过程进行全面的动态监控，切实提高采购、物流配送的营运效率，同时降低生产成本，达到采购、生产加工与物流配送的和谐统一。

经过一段时间的运行，吉野家公司的物流配送系统，可以做到方便地接收来自供货商的订货送货和门店的领料补货配送，及时进行各项业务处理，支持多门店的开发需求，同时，建立起了完整的仓储管理和运输管理功能，确保及时响应门店客户需求，监控订单执行情况，高效完成配送作业。

依据系统设计的组织架构、管理区域、库别、库区、库位，类别和编码，实现了对货物的出库、入库、调拨、移库等的数据统计，监督控制管理货物的盘点、分拣、包装和加工生产过程。

根据门店的请求，分上午、下午、晚间三个时间段，选择最优的调度分配方法，可制订出合理的线路设计调度和门店分单、配送线路汇总计划，减少了人为的错误，提高了配送调度的效率。

通过建立供货商管理、合同管理、货品管理，以订单为工作主线，依据营运计划、千元用量请求与实际供货周期、1.5倍安全库存或0.5最低存货系数，可选择最优的订货计划调度方法，制订出合理的订单计划。自动补货以及永续订单，提高采购订单的工作效率，减少人为的错误，提高货物的库存周转率。

透明的供货商合作关系管理可以保证合作关系的持久发展，根据需求得到供货商有效的响应和执行，提高客户服务的质量，减轻客户服务人员的工作量，实现客户服务“一票到底”。此外，利用供货商合作关系管理的有效数据和信息，可以辅助市场开发人员分析客户的需求，发现更有价值的客户，为公司的客户定位和市场拓展提供帮助。

对整个业务过程中的订单、车辆、货物进行全程业务控制，监控各个业务环节是否出现延滞和错误，以确保正确和及时地执行客户订单，保证整个业务流程的顺畅。

根据加工产品的配制设计，根据门店的领料需求，下达加工任务单，进行领料加工，完成后退料和计算加工成本，监督加工任务完成情况。应用无线网络、条形码等数据采集技术，使得现场数据获取准确、及时，能适应物流大量化和高速化要求。

通过对车辆、人员的管理，利用自有运输资源和外部运输资源，实现作业的合理分配，提高人员的工作效率，降低作业成本。

在成本核算上也更准确，可实现按客户、货物、订单等多种类型的成本核算，分析物流成本构成，为实现开源节流提供决策依据。除此之外，自动对相关数据进行统计，生成各类统计报表，为决策者提供依据。