餐饮业费用支出管理

9.5　餐饮业费用支出管理

一、如何做好餐饮企业费用预算

餐饮企业除了材料、人工等生产成本外，还会面对办公费、交际费、保险费、水电费等各种费用。餐饮企业在经营过程中可不能小看这些费用，水电费少则千元，多则万元，将直接影响餐饮企业的利润。因此，餐饮企业不能放松对费用的控制。

餐饮企业进行费用控制的总要求是：在扩大企业经营服务范围、保证服务质量的前提下，尽可能的减少各项费用支出。

1.费用预算的编制

费用预算是餐饮企业预算的重要组成部分，因此可由餐饮企业在月初或季初、年初随其它各项工作一起制定预算。先由各部门拟定部门预算，报财务审查，经修改后由经营者决策。设有董事会的餐饮企业由董事会研究批准。

餐饮企业的费用预算通常由4部分组成：

（1）各部门费用数额。

规模较大的餐饮企业往往设有各个部门，有的采取事业部形成或在某一地区开设许多分店的餐饮企业也可以以事业部或分店来编制各部门的费用预算。

（2）各项费用数额。

这一部分按费用的名目进行分类、有条件的餐饮企业还可以将各项费用分为固定费用和变动费用。

（3）全部费用总额。

这里是指餐饮企业或餐饮企业集团由各部门及各部门各项费用结出的费用总额。

（4）费用率。

最后，餐饮企业需要计算出费用率。费用率是指销售费用率，即费用预算占营业收入预算的比率，反映的是每一百元的营业收入有多少元的费用支出。费用率是衡量餐饮企业经营效益的一个重要指标。其计算公式如下：

销售费用率=费用预算额营业收入预算额×100%

2.餐饮企业在编制费用预算时应注意的问题

（1）在充分调查的基础上编制预算。

预算编制不只是一项文字工作，最重要的是在今后的工作中落实到实处。因此从预算可行性这一角度看，预算在编制作始就要在充分调查的基础上进行。如果一家餐饮企业月水电费在3 500元上下波动，而企业一下将预算定为2 000元，显然在实际操作中很难执行。一旦被执行必然会降低菜肴质量，影响餐饮企业就餐环境。

（2）控制好费用率。

众所周知，我们将成本与费用分为变动成本与固定成本。餐饮企业的费用支出必然有一部分随销售额的增加而增加。如果餐饮企业营业收入预算增大，费用预算亦会随之增大，但餐饮企业务必注意控制好费用率。在销售额增加的同时，费用率要保持相对稳定。如果发现销售费用率提高了，就应及时审查各费用项目是否合理、正常、对不合理的部分应进行调整、测算。

3.一张有用的费用预算表

下面提供一张有用的费用预算表供大家参考。

费用预算表

部门费用预算额实际额涨跌（%）备注关园部水费电费招待费……中关村水费电费

部门费用预算额实际额涨跌（%）备注招待费……费用合计销售额（预计）销售费用率

注：（1）表的第一列首先按部门设置。

（2）表的第二列按各项费用设置。

（3）表格中需先填上预算数，到月底再填上实际数。

（4）涨跌百分数用实际数-预算数预算数进行计算

（5）备注项中可填明原因。

（6）（4）、（5）两项属于分析检查制度的内容，在下一节进行详细介绍。

二、进行费用分析

对餐饮企业的费用进行检查和分析也是餐饮企业费用控制的重要组成部分之一。定期对餐饮企业发生的各项费用进行分析和检查是餐饮企业不容忽视的重要工作之一。

预算一旦被制定出来，就需要认真执行，执行过程中要做好控制，在期末需要对数据进行分析研究，找出原因，避免下一月份继续发生类似费用支出。

1.预算实施过程

有的餐饮企业为编预算而编预算，一旦编好了预算，就将其束之高阁，从不在经营活动中按预算控制费用。这种预算编制的再好，也是没有用的。餐饮企业既要编制预算，以工作为控制费用支出的依据，也需要在执行过程中不断对预算执行情况进行检查，以作为控制费用支出的手段。

为了使预算检查制度化，许多餐饮企业对预算检查的时间、方法、参加人员等作出规定，并把预算检查列入每个月末、季末、年末或月初、季初、年初经营例会的议事日程。尤其是大型餐饮企业的高层经理，他们大多数时间是在考虑人员安排和各项预算的执行情况。

2.分析检查制度

预算检查方法一般是由财会部门提供各项费用实际执行结果的数据，分析人员将这些数据逐项进行对比、分析，过大过小的预算差异，都要检查原因，并要求有关部门对差异作出解释，从而引起对差异的注意和重视，以便确定下一步预算控制的重点和方向，也为来年编制预算提供重要的参考资料。

3.分析检查制度应注意的问题

（1）分析中可结合比率分析、比较分析等方法。

比率分析、比较分析将在以后章节中进行介绍。费用分析需要借助多种分析方法，例如比率分析、比较分析、趋势分析。

（2）预算的检查结果可以和餐饮企业的奖惩制度相挂钩。

餐饮企业可以对节约费用的员工进行奖励，对无故造成浪费的员工进行批评。也可以将费用控制的奖惩制度与成本控制的奖惩制度相结合。

（3）预算检查需以费用预算为依据。

餐饮企业在进行预算检查时不能割裂预算与检查中的联系。有的餐饮企业的经营者在月末喜欢问“为什么这个月水电费这么高？”也许预算早就预计的会有这么高的费用。在检查或责备员工时，需以预算为依据，才能让人心服口服。

（4）环境变化时应及时调整。

如果餐饮企业的经营环境发生了较大的变化或出现了影响这笔预算顺利执行的新情况，餐饮企业应及时提出修订和调整预算的意见，并按照原预算编制审批程序进行修订和调整。

三、建立费用支出审批制度

餐饮企业的经营者在确立自己的管理理念后就要结合本企业的组织结构设计费用支出的审批制度。

1.大型餐饮企业的费用支出审批

以下列出某一餐饮企业费用支出的程序和审批权限规定：

（1）凡酒店日常开支的费用均需纳入费用预算；

（2）对于预算内的费用开支，应由经手人填单，经部门主管签批，由财务部审核后即可开支报账；

（3）凡预算外的费用开支，经部门主管签证后，由财会部审核提出意见，报总经理或其授权人批准。

（4）交际应酬费、广告宣传费等费用的支出直接由总经理或其授权人员责审批控制。

以上这家餐饮企业属于规模较大的餐饮企业，在费用支出管理上他们很好的抓住了偶然因素与日常管理之间的区别。小规模的餐饮企业也可以参照他们的做法进行管理，以下为该企业的经验：

2.小型餐饮企业费用支出审批

（1）日常经营管理中的费用支出（预算内）由经手人及相关负责人负责。

（2）超过预算的部分应引起经营者足够的注意。

（3）对于诸如应酬费的广告费等大额支出应由经营者亲自负责。

四、管理非现金费用

一般认为费用是和资金的支出直接相关的，那么什么是非现金费用呢？

所谓非现金费用是指那些不需要直接支付现金而由餐饮企业为自己提供服务的一种费用支出形式。

例如，在餐厅里开支的交际应酬费，实际上，当时并没有支付现金，而成本也是在事情发生之前就已记入相关账目中。举个具体的例子：

某餐饮企业制作一桌酒席的成本为400元，酒席价格为1 000元。餐饮企业用以免费招待关系户，则400元成本在此之前已记入生产成本等项目，餐饮企业无需为自己的交际应酬自己支付1000元。

这些非现金费用支出，如果不从各营业点的营业成本中严格划分出来，不单独进行核算和管理，就会增加费用支出的随意性，给费用支出的控制和管理造成一定的困难。很多餐饮企业的经营者认为“反正是花自己的钱，不用计什么成本”，如果今天这个请一顿，明天那个请一顿，辛辛苦苦赚得的利润就会转化为费用而消磨殆尽。因此，对非现金费用支出的控制也应树立正确的观念，制定严格的控制程序和制度。以下，我们对控制程序加以介绍：

1.批准

对非现金费用的控制，一般要求在其发生之前得到批准，但有时可能来不及呈报批准。如临时作出招待某业务团体的决定而来不及遵循一定程序进行上报审批等，但需事后补报。不管是事前，还是事后，都必须填报费用支出“申请单”，将事由、支出额等填写清楚，报给总经理审批。

各种非现金费用支出的内容和项目有所不同，申请单也有所区别，以下仅列示一张样表供大家参考。

2.支出

费用支出批准后，即可按照批准的内容执行。在执行中发生的费用应像对外营业一样计价。另外，发生费用支出的人员应把批准的“申请表”交给收银员，暂时没有批准“申请单”的，应在账单上注明此项费用的性质，以及收银员正确处理结算事宜。

3.稽核

收入稽核人员对各收银点交来的本店费用支出的账单进行审核。审核要点是：

（1）是否附有已批准的“申请单”，如果没有，应通知有关人员迅速补上。否则不能作为本店的费用支出，将其费用额记入有关人员的私人账户上，从工资中扣除。

（2）账单的数额是否超出“申请单”的批准数额。如果超出，应让有关人员解释原因，并补充文字说明，连同账单、申请单一同再报总经理审批。

这些费用支出的账单，经稽核人员审核无误后，进行成本化处理。

五、内部借款

餐饮企业的经营者在经营管理过程中有时会面临“内部借款”的问题。有些经营者坚决反对内部借款，有些经营者则对内部借款的要求来者不拒。为了最大化的简少不必要的麻烦并且解决内部部门及员工的一时之需，可以通过餐饮企业内部的借款制度来进行控制。

1.借款制度设立

为了有效的控制内部借款而定立的借款制度通常应包括以下几个方面的内容：

（1）借款的范围。

餐饮企业的经营者可以根据自己的经营理念划定内部借款的范围。明确哪些情况可以借款，哪些情况不可以借款，尤其是明确借支公司款不能挪作私用的条文。

（2）借款限额。

借款不可能是无限制的。一般应根据各部门活动的性质或各种可能的情况制定一个或一系列借支现金的数额限制。超过规定限额的部分，严格禁止用现金解决；必要时可转用支票、订票等方式解决。

（3）借款的批准权限。

餐饮企业可以制定一个限额，在这一限额以内由财务主管批准，超出财务主管的批准限额，则须由总经理或副总经理加批等。

（4）还款期限。

除了对金额进行限制外，餐饮企业还需为借款设定还款期限。即规定在完成与借款相关的工作任务后多少天内必须到财会部门报账并结算所借的款项。一般规定三天内或一个星期以内，并规定对于特殊情况需要延长还款时间时须由总经理亲自来批准。

2.借款单的设计

对现金借支的控制，一般采用“借款单”的形式，从借款的申请到批准，及借出款项，都须在“借款单”上签署。

餐饮企业的出纳人员应定期对借款单上登记的过期借还者的姓名、金额、时间等作出统计，抄报财务主管、总经理及有关部门的负责人，并按照统计名单催收。

六、有效管理找零备用金

所谓备用金，是指企业存留在员工手中准备使用的现金。餐饮企业的收银点为了方便为顾客找零，需要准备找零用的备用金。进行找零用备用金管理需考虑以下问题：

1.准备多少备用金

餐饮企业的工作人员（主要指收银员）需要在上班前准备好充足的零钱，以备当班时与客人找换现金之用，否则，会影响收银工作，并且影响企业的形象，因此要设定一个合理的找零用备用金额度。

2.如何管理

有些餐饮企业收银班次多，收银员也不止一个，这样在班次安排及交接过程中需要一定的制度加以保证。

对找零用备用金（Petty Cash）的控制，一般可从以下几个方面进行。

1.核定找零用金数额

财会部门负责收银工作的主管应根据各个收银点的具体营业情况及营业收入所涉及的币种，核定发放找零备用金的数额。如果核定的数额由于实际工作发生了较大的变化，应随时进行修正和调整。

2.找零备用金的发放

（1）首先由收银员填写“找零作金领取表”。领取表上必须印有使用备用金应注意的事项，以提醒收银人员注意。

（2）收银主管根据该收银岗位的定额，填上批准领取的币种及数额。

（3）收银员凭批准的领取表到出纳员那里签字领取备用金款项。

（4）“找零备用金领取表”一式两份，收银员签领后，出纳员留存一份，另一份交给收银主管存放。

（5）收银主管应把找零备用金发放的名单、数额报送财务总监成财务主管。

注意：

（1）上述款项只能用于工作中找换钱，不可用于任何私人目的；

（2）当工作完成后，应将上述款项放回保险箱内；

（3）如果上述款项发生遗失，则由自己赔偿。批准人：出纳员：领款人：

3.找零备用金的管理

（1）收银主管或负责人应不定期地抽查各收银员的备用金数额，防止收银员私自挪用备用金。

（2）对于临时顶替收银工作的人员，收银主管或负责人应在其上班前发放备用金，下班后收回。对于收银实习或试用人员，如需单独在收银点工作时，也应采取上班前发放，下班后收回备用金的方法。

（3）收银员调离或离职时，收银主管或负责人应监督其把备用金交回，并对以往业绩进行评价。