实用文秘文书的作用

1.规范和约束人们的行为

在日常文书中，有不少是根据各种法律制定的规章制度。虽然通知、通告等不属于法规性公文，但都同样具有法定的权威性，具有规范和约束的作用。

2.进行宣传和教育

任何文章都具有宣传教育的作用，文书也不例外。你把你所知的信息发邮件告诉你的家人、朋友，这就是宣传；而直接用于向全社会公布的文件，如通告、通知、倡议书等，更是在向社会宣传。在文书写作的过程中，为了更有效地开展宣传教育工作，更是经常采用专文的形式，力图使干部群众在学习和工作中明辨是非、统一认识，以推动工作的顺利开展。

3.协调关系，指导工作

一般来说，管理的内容是指导工作、协调关系，它通常是通过文书来实现的。如为了更好地开展工作，文书撰写者还能通过文书的内容尽可能及时准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确、有章可循，知道下一步该怎么做、做什么。所以在文书中，经济活动中的协议、合同等的撰写，也是为了协调有关各方面的实际活动，是双方活动的协调者。

4.传递信息，相互交流

由于现代社会分工越来越细，交际越来越频繁、复杂。不管是整个社会还是一个单位，常用文书存在的价值都是为了使人们更有效地开展活动，一方面要相互知道对方在“干什么”及有关情况；另一方面还要知道自己在整体中的位置和应该“怎么做”。所以我们可以得知，常用文书就像纽带一样，将人们彼此联系在一起，为加强人际往来、提高工作效率起到积极的作用。

5.用作它日凭证

“口说无凭，有书为证”。常用文书作为一种以记录事实为主的书面语体，在记载事物发展状况和反映客观事实的同时，又对已有事实的存在和肯定的事情起到一定的证实作用，为日后考查、考证提供了材料依据。比如介绍信和推荐信、证明信、公证书是对人身份、经历的一种凭证。换句话说，我们常用文书留下的宝贵资料，与其他丰富的文献资料和典籍一样，也是留给后人的珍贵精神文化遗产。

需要注意的是，以上的几点作用，不是孤立的，而是互相联系、密不可分的。同一个文书，可能同时具有几方面的功用，多功能的文书最为常见，适用及影响的范围也较为广泛。