拟定框架与写作阶段

1.拟定提纲和主题

提纲之于文章，就好比骨骼之于人。提纲可以为我们整理思路和规整素材，从而形成合理有序的框架。而文书的主题是文章的灵魂，所以在我们撰写文书之前，必须先确定主题，否则就不能选材和谋篇布局。

写作提纲是由一组序码和文字组成的逻辑图，它是文稿写作的设计蓝本，具有参考和统领的作用。首先我们应根据内容来设定结构层次，通常在两层到五层之间；然后我们根据情形来拟定文稿的逻辑图，便可通过逻辑课视图清晰地将各个观点之间的关系显示出来。主题是以言简意赅的词语，以标题的形式把该部分的内容概括出来，让读者一目了然。

所以我们可以得知三个结论：一是拟定提纲可以对大量凌乱的素材加以遴选，为文书选择最合适的材料，不能表现主题的题材我们不提；二是拟定提纲可以对文章进行合理布局和安排，避免头重脚轻或主次不当等问题；三是拟定提纲需要从大量素材中归纳出观点和意见，可以不断提升秘书的综合分析能力。

2.明确结构和形式

在提纲拟定之后我们就可以确定公文的具体结构和形式了，常用文书的结构包括文章的基本格式和组织结构。文书的基本格式是指文体格式，而组织结构包括安排开头、结尾、层次、过渡、主次、详略等环节。

由于常用文书的结构相对于其他的文体具有单一性、逻辑性、格式化的特点，所以我们在确定结构时，应该先设置层次和段落，注意过渡和照应，以保证各个层次之间互有联系却又不相互交叉重复，保持段落之间的完整性和连贯性，使层次、段落之间的衔接和转换起到承上启下的作用。

3.注意语言和表达

文秘文书的语言和表达不同于文学风格的感性和丰富的美，学术论文的严谨和理智的求真，它有着鲜明的特点，一般从遣词造句和修辞手法等方面来加以注意和识别，使读者一看便能知道公文与其他文学样式的区别。

构成一篇好的文书，我们需要在用词、造句和修辞上下工夫。用词上我们选择词语时要注意恰到好处，需要注意对词汇的选择和拿捏，力求与文书严谨、规范的风格相吻合；造句上我们始终遵循“能用短句不用长句，能用散句不用整句，能用陈述句不用疑问句、感叹句”的三项原则；修辞上除了倡议书、贺词、开幕词等需要强调感染力的文书外，我们尽量少用或者不用修辞手法，以免造成他人对整个文书内容的误解。