在生活和工作中，知书识字的人都要写些东西。在机关工作的同志，特别是从事文秘工作、研究工作的同志以及担负领导工作的同志，不仅要经常写文章，而且还要起草公文和领导讲话。
文无定法，但写公文总要讲究些格式、技巧，如标题要醒目，导语（即文章开头）要讲究，观点要突出，条理要清晰，段落要分明，语言要明白等等，都有技巧问题。写讲话稿要看对象，看时间、地点和条件，因地制宜，因人、因事而异……总有些经验诀窍可以借鉴。讲怎样写公文、写讲话、写文章，应该是名家，起码也是专家。如我们党内文字专家胡乔木于1958年在写文件方法座谈会上发表讲话《怎样写好文件》（见《胡乔木文集》〈第三卷〉人民出版社1994年版）。大家有时间可以读一读，学一学。我既不是名家，也不是专家，在大学只教过历史，也未讲过语文。只能根据我在机关做抄抄写写的工作经历，总结一些点点滴滴的写作经验和体会，谈出来，“抛砖引玉”。
文章体裁很多，包涵很广，几乎凡文字作品皆称文章。而公文尽管内容丰富，形式多样，也是文章的一种。因此，学会写文章，也就能够写公文和写好公文。当然，公文自身有其规律和特点，会写其他体裁的文章，不一定会写公文，写好公文仍需要学习、练习和提高。
什么是公文？公文有狭义和广义之分。广义的公文，就是泛指机关常用的应用文。狭义的公文就是专指党和国家政权机关各自正式规定的各种文件。
公文的功能是统治者管理国家、正确行政的书面工具和文字手段。党政机关通过各种公文，贯彻传达党的路线、方针、政策，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验，请示和答复问题等。邓小平同志1950年在西南区新闻工作会议上的报告中指出：“拿笔杆子是实行领导的主要方法。领导同志要学会拿笔杆子”。对于公文处理，我们党和国家都有一系列规定。1993年11月21日国务院办公厅修订公布了《国家行政机关公文处理办法》。1996年5月3日中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，使公文的处理规范化、制度化。公文处理大有学问，公文写作更有学问。但是，公文写作不完全是一个理论问题，而是需要真知灼见的实践问题。写好公文，当然需要理论修养，但是更需要在实践中不断摸索和积累。胡乔木说：“写好文章是客观实践的过程，它的内在规律是可以掌握的，至于是否能运用自如，那是另外的问题”。
写好公文和领导讲话，可以从以下几方面努力，概括起来是：思路正确，调查研究，内容明确，语言简明，练好功底，按时交卷，即“六要”。
一要思路正确。写作有不少技巧问题，但主要的还是思想观点正确。特别是起草领导讲话，思路一定要对头。“思路不对，全部作废”。首先“要想到你究竟为什么人写东西，向什么人讲话”。所谓思路，既要弄清上面领导的思路，当然也包括自己的思路，只有自己的思想、概念明确，才能写出准确的公文讲话。以己之昏昏，必然也使他人昏昏。思路不通，断然写不出好文章。思路正确，说到底，也就是要求作者基本立场、观点、方法正确。如果基本立场、观点、方法不对，很难写出正确的东西。这是写好文件要特别注意的根本性问题。
二要调查研究。这是写好公文和起草讲话的基础。毛泽东同志有句名言：“没有调查就没有发言权”，结论应当产生于调查研究之后，而不是调查研究之前。无论写公文，还是写讲话稿，都要弄清情况再下笔。调查研究要实事求是，要如实反映情况。真正做到实事求是很不容易，如实反映情况更难。现在上面和高层领导苦于了解不到真实情况。只有了解真实情况，掌握了第一手资料，然后再写公文，起草讲话，才能反映真实情况，符合客观实际，解决实际问题。毛泽东指出：“不调查，不研究，提起笔来‘硬写’，这就是不负责任的表现”。搞文字工作的最好要经常调查研究，了解情况，熟悉生活，不可闭门造车，才能写好文件，才能写出新东西。
三要内容明确。首先要敢写真话，敢讲真话。切忌讲大话，讲假话，如果将大话、假话渗透到公文内和讲话中，小则自欺欺人，大则欺世盗名，祸国殃民，这样的事例、悲剧比比皆是。在历史上和现今我们国家和人民都因此而吃过不少苦头。当然书写公文，起草讲话，敢于直言，坚持真理，关键在领导，即决定于领导的思想作风。作风正，鼓励说真话；作风不正，喜欢报喜不报忧，甚至搞浮夸。“干部出数字，数字出干部”。但是，作为文件起草者，经常是打基础，不是不可以左右领导，是有机会有条件向领导建言献策，甚至常常可以将自己的见解变成领导的思想被采纳。为机关和领导搞文字工作的同志有个不成文的规定，书写公文，起草讲话，写好了“归党所有”“归公所有”，领导满意的属于领导，领导不满意的属于个人，可以署名发表。其次，公文、讲话切忌重复，甚至语言词句也不宜重复。有人为了表明态度鲜明，一篇讲话，前面也讲“高举”，中间也讲“高举”，后面又讲“高举”，其实讲一个“高举”就够了。为了强调内容重要，既讲重要问题，又讲重要意义、重要思想、重要作用……通篇讲了许多重要，实际大可不必，只要讲到点子上，讲一个重要就会引起注意。写公文、起草讲话，从头到尾最好不要有重复的内容、重复的思想、重复的段落，甚至重复的语言和词句。一个意思，翻来覆去地讲，一句话，一个词，翻来覆去地用，并不能使公文、讲话增色，反而显得思想贫乏，语言枯竭。这是书写公文、起草讲话最起码的要求和技巧。再次，要注意公文具体生动，讲话要有新意，不为陈言肤词，不为疏慢之语。不能老是官样文章，老是那么几句话，老是重复人所共知的论调和事例。特别是讲话，要看地点、时间、条件和对象，做到因地而宜、因时而异、因人而异，见机行事，讲得切题，讲得得体，使人入耳入脑，不可千篇一律，文不对题。有的人形容听一场精彩报告，胜过看一场好电影。相反，听一场费劲枯燥的讲话，使人感到疲劳受累。郭沫若说“有人把文章写得深奥，让人看不懂，这不是写东西的正路，而是邪路”，不会受人欢迎，也不值得欢迎。总之，文件讲话写得要有说服力，不要摆架子，不要装腔作势，不要卖弄自己，不要废话连篇，不要哗众取宠。有些讲话神气十足，但是没有货色，讲不出道理，没有说服力，收不到应有的效果。
四要语言简明。写公文、讲话要讲究文法和修辞，无论是叙事，还是说理，都要写得简练明白。要深入浅出，善于用简单的、具体的，用群众所熟悉和易懂的语言来书写公文和起草讲话。一句话能写清楚，不用两句；一段话能交代清楚，不要写两段。特别是写公文，要写得清清楚楚、干净利落，不可拖泥带水，啰啰唆唆。毛泽东提倡写生动和通畅的文章，使人一看就懂。不生动，不形象，语言晦涩难懂，使人看了头疼。古人云：“言之无文，行而不远”。用句不合文法，行文不合章法，语言干瘪，词汇贫乏，会影响内容的准确表达，会令人费解，甚至误解，读者就会离得远远的。现在有一种文风，文字表达不是深入浅出，而是浅入深出，写得十分艰深，群众看不懂，甚至干部也难以读懂，用毛泽东的话来讲，就是“谁也不懂”。句法有长达四五十个字一句的，其中堆满了“谁也不懂的形容词之类”。好像文章、讲话写得越长越好，似乎越长才能越有深度、高度和分量、水平。其实不然，长篇大论未必比短小精悍好，短小精悍未必比长篇大论差。分析问题，长篇大论不一定没有片面性，而短小精悍也不一定准有片面性。长短并不是写东西是否有高度、有深度、有分量、有水平和是否有片面性的标准。文章好坏，主要看内容。“有话即长，无话即短”，长的有内容，也能引人入胜（当然，如果又臭又长，那让人受不了），短的也不乏佳作。长篇大论一般让人看得吃力，短小精悍反而容易引起读者注意。通常更多的人喜欢短文章。茶余饭后，五分钟就可看完。胡乔木说要记着：“写得愈长，看的人愈少”。总之，长短各有千秋，内容精彩，长短无妨。但是，写文章最好用“最经济”的办法，把想要说的东西写出来，所谓“要言不烦”，把可要可不要的章、节、句、字去掉。唐代史学家刘知己对语言的简练要求得非常严格。他认为《汉书·张苍传》中有句话：“年老口中无齿”，六字成句，可删掉三个字，“年及口中是烦字，可去矣”，“老无齿”就写清楚了。这样，对作者，对读者都有好处，节省了语言，也节省了时间，都是一种解放。胡乔木在1946年写了一篇短文，提倡文章要写得“短些，再短些”，并规定了稿件的字数，即使是研究论文、专文等，也要控制在400—2000字内。朱镕基同志曾在国办的一个文件上批示：写批文最好不要超过五十个字，批得很长，人家不一定愿意看，这当然也有利于提高工作效率。
另外，还有一点要注意，就是起草文件讲话，尽可能不用或少用空话套话。什么是套话，套话是指大家都熟悉的千篇一律的公式化语言；空话是指说了谁也不去做的口号式的话。空话套话，人云亦云，讲起来省力，准备起来也不费功夫，也比较安全，犯不了错误。于是空话套话风行一时，有的讲话离不开套话，有的文章空话连篇。如写报告，做总结，一开头要讲七个下：在大好形势下、正确路线下、领导关怀下、部门帮助下、团结协作下、群众支持下、共同努力下，取得了可喜的成绩和不断的进步。这既是套话，也是空话。逢文必写，逢会都讲，既浪费笔墨，也耽误时间。一位领导拿了几个稿子赴会讲话，讲了一会儿，觉得不对劲，才知文不对题，念错了稿子，不是这个会议的。可见准备的几个会议的讲话稿，开头的导语是大同小异的套话空话，在哪个会议上都可以讲。
五要练好功底。要多看，“破万卷书，行万里路”。毛泽东在《反对党八股》一文中，引用鲁迅先生的话说“留心各样的事情，多看看，不要看到一点就写”；多思，勤于动脑，反复思考，善于思考，反复构想，每当有所悟，有所获，就立即记下来。孔子提倡“再思”，韩愈也说“行成于思”，通常说的问题没写清楚，往往是因为没想清楚的缘故。要把问题说清楚，需要多想想，甚至想三四回还不够。俗话说“多闻多思”，即多听多想，方能善谋善断，才会有好的主张和决策；多写，即多练笔头，熟能生巧。写作不是天生的，不像唱歌，是天生的，“没有金嗓子，唱不出《四季歌》”；而是后天的，有一定的写作基础和条件，可以通过勇挑担子，承受压力，逼着也能将东西写出来。当然，要写好则不是一朝一夕的事。邓小平告诫说：“凡不会写的要学会写，能写而不精的要慢慢地精”，切勿要求过急。写作也没有什么捷径，据说做官可以秘传，在封建时代，“父传子，家天下”。写作则不然，父亲不能传儿子，老子会写，儿子不一定会写。没有捷径，但并非没有秘诀，秘诀就是要靠自己练。当然，多练就要多写，同时，也要在字法、句法、章法，乃至学会用标点上下苦功锤炼；多改，“一挥而就”“文不加点”的起草稿是很少的，或者说还没有。古今中外，好文章都需在修改上下功夫。不要怕改。肯于自己改，精益求精；也乐于别人改，取长补短。边写边改，边充实，边提高。“千金不能易一字”，寥寥无几，而更多的好文章是改出来的。鲁迅先生说：文章写完后，至少要看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删改去，至多他没有说。毛泽东说重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以修改，然后发表。如周总理有一年亲自修改政府工作报告，前后多达83次，最后送郭老把一道文字关。多学，要善于学习，虚心学习，博览群书，博采众长。古人云：“读书破万卷，下笔如有神”。写作能力与技巧，常常是德、智、才、学的综合表现。毛泽东1958年在论《工作方法六十条（草案）》中提出，中央各部，省、地、县三级都要培养“秀才”，这些人要较多地懂得马克思主义，又有一定的文化水平、科学知识、辞章修养。并且，在六十条工作方法中，五条是讲学习的：（三十九）学点自然科学和技术科学，（四十）学点哲学和政治经济学，（四十一）学点历史和法学，（四十二）学点文学，（四十三）学点文法和逻辑，学习要求是很全面的。我在青年时代到参加工作，前后通读了三遍《毛泽东选集》，《邓小平选集》通读了一遍，重点文章读了多遍，获益匪浅。特别在改革开放和发展市场经济的条件下，忙着经商、应酬，学习风气比较淡薄，更要注意安排时间学习。最近，我们在江苏召开的“县级行政管理和农业现代化”研讨会上，江西省一位县长深有感触地说：过去封建时代的官吏，都很注意读书写字，也讲究学一点琴棋书画。现在我们有些当官的，倒忽视了这方面的修养，或者说还不如封建时代的官吏。整天忙于开会，忙于应酬，比喝酒，比跳舞，甚至还桑拿、娱乐一番，没见到多少认真读书写字学习的。这样讲起话来，缺少高度、深度，以至只好念稿子。这固然一方面说明给领导起草讲话的重要，但一方面也反映有些领导演讲水平的下降，“离开稿子不会讲话”。
六要按时交卷。公文、讲话都有时效性，特殊情况下，有的还是急件。“今天下达，明天交卷”，甚至要当天立即完成，这要求文字工作者既能适应，又能应变，到时必须完成，而且只能提前，不能推后。否则，过时不候，过时失效，写得再好，也用不上。这就要求执笔起草公文、讲话的同志，既要有研究分析事物的学识，又要有新闻工作者的敏捷，还要有写稿子又快又好的能力。文字工作既讲效率，又讲质量。所谓按时完成，还必须保证质量。粗制滥造，滥竽充数，杂乱无章，生拉硬凑，材料堆积，没有修改的基础或余地，是过不了关、交不了差的。“再打回来，就来不及了”。
2011年8月
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