一、工作标准和要求
认真贯彻落实中央、省委、市委关于会议组织的相关精神和要求，进一步转变会风，规范工作流程，提高办会质量，做到会前筹备缜密策划、细心组织，会议组织严格有序、严谨规范，会后服务善始善终、强化落实，促进学院工作高效运转。
二、会议种类和组织会议原则
(一)会议种类
1．党委会议。
2．院长办公会议。
3．教职工(代表)大会、党员(代表)大会、工会(代表)大会、学生(代表)大会、团员(代表)大会等全院大型会议。
4．年度工作会议。主要是对学院年度各项重点工作进行安排、部署及总结表彰的全院大型会议。
5．专题工作会议。主要是指学院部署专题工作而召开的会议。
6．协调会议。指学院领导或牵头部门召集有关部门召开的综合协调会议。
(二)会议组织的原则
1．过程规范。会议组织单位应提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、管理科学。
2．内容精简。全院性大会和工作会议须经学院党委、行政研究批准后召开;议题相近与参会人员基本相同的会议合并召开;提倡开短会，精简会议内容，压缩会议时间。
3．勤俭节约。严格控制会议会期、规模和经费开支，各类会议原则上在院内召开。会场的安排和布置要简洁大方、讲求实用、节约开支，不摆放花草，不摆设水果。需要申请专项经费的大型会议，由会议牵头单位按规定程序报批，做到专款专用。
4．务实高效。会议必须中心突出、主题鲜明、内容充实，既注重会议质量，还要重视会议落实。
三、会议组织流程与规范
(一)会议准备
1．会前根据会议要求安排落实通知、议程安排、讲话等材料的起草、审核、印制等工作，并根据需要进行装订和文件分装。
2．有外地领导或参会人员时，做好联系、接站、迎接引导等工作。
3．协调工作餐和住宿安排。
4．注意特殊天气应急服务。
(二)会议通知
1．会议通知分为口头通知和书面通知。
2．通知应包含简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
3．及时掌握和了解参会人员情况及反馈意见。
4．通知宣传、保卫、卫生、分会场、参观单位等部门做好准备工作。
(三)会场布置
1．会议场所应提前安排好，并在会议通知中告知参会人员。
2．根据参会人数安排好座席，设主席台的确定出席领导、摆放桌签。
3．会议资料在会议前摆放在座席上，核定主持词和主讲人讲话材料等主要会议程序材料。
4．准备摆放必要的笔、记录纸(本)，会期较长的准备茶水或瓶装饮用水。
5．需要视频放映或者开视频会议，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。
6．会议组织人员视情况做好会议记录、录音、录像准备工作。
7．大型会议时做好议程的预排预演，及时发现问题、补救缺项。
8．检查会场及周边环境卫生和安保工作。
(四)会议组织
1．会议开始前在会场入口处设立接待处或签到处，做好服务引导工作。
2．参会人员就座后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。
3．按照会议议程推进会议，做好各议程的衔接服务工作。
4．落实工作预案，及时处理应急和意外问题。
5．做好会议记录及录音、录像等工作。
6．做好会后服务引导工作。
(五)会议总结及贯彻落实
1．会后及时总结会议情况，对出现遗漏事项制订整改措施，完善类似会议程序。
2．整理会议记录、录音、录像和会议纪要，及时存档。
3．做好会议精神传达学习和会议部署任务的落实，重要事项列入工作督导。
四、会务工作管理制度
(一)会议申请制度
根据中央关于减少“文山会海”的有关要求，进一步精简会议文件，会议召开须履行审批程序后方可组织召开。会议承办部门需填写学院报告厅(学院会议室)使用申请单进行备案。
(二)会议组织筹备制度
学院会议由学院办公室负责牵头筹备组织，根据会议类别和需要，其他部门给予协助，及时做好协调沟通工作，将任务细化、责任到人，把每个细节准备充分。
(三)会议保障制度
会议召开期间，按照责任划分，各职责部门和工作人员各司其职、协同合作，切实做好会议签到、现场服务、设备保障等工作，全面保障会议活动的顺利进行。
(四)会议场所及设施管理制度
学院各会议室、报告厅由确定的使用和管理部门负责日常管理和维护，及时做好卫生清理，保障设备正常使用。
五、会务工作考核办法
会务工作的考核主要依据会议准备、会议通知、会场布置、会议组织、会议总结5个方面23项工作流程和规范，对会议牵头部门和协助部门进行考核。在会议组织过程中工作不到位的给予批评，对出现重大失误、造成不良影响的给予相应处分，并列入学院年度工作考核。
淄博市技师学院办公室(与党委办公室合署) 张君昌 周 鹏
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