干部人事档案管理工作精细化管理

一、档案管理精细化工作目标和标准

(一)工作目标

达到一级档案管理标准，为适时实现数字化档案管理奠定坚实基础。

(二)工作标准

1．档案管理:严格制度流程，档案收集及时，档案审核无误，档案归档准确，档案整理规范，档案管理安全。

2．设施环境:有专门的档案库房，做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染，保持整洁有序。

二、主要工作程序

(一)干部人事档案归档工作流程

1．材料收集。

(1)向形成材料的部门或相关人员下达通知;

(2)收集负责人对接收的材料进行审核;

(3)接收登记，记载准确归档材料名称、登记时间，送交、接收材料人签字;经审核，不合格的不予登记;

(4)将材料分门别类放入材料盒中，以备再鉴别、整理归档。

2．档案管理员对材料进行鉴别。

材料收集负责人将材料转专职档案管理员，专职档案管理员对材料进行再次鉴别，查看材料是否符合归档要求，是否齐全完整，然后进行交接登记，明确材料名称、归档时间，双方签字。

3．材料归档。

(1)对接收的档案材料进行鉴别;

(2)鉴别后对档案材料进行分类;

(3)对档案材料打孔、排序;

(4)对档案材料进行数字编号;

(5)对档案材料进行装订、编目;

(6)对整卷档案进行验收。

4．档案入库。

(1)对档案材料编写侧签和姓名签;

(2)按序列排列后入库归档保存。

(二)干部人事档案查阅工作流程

1．申请查阅人到分管档案工作部门填写《查阅档案审批表》，经组织与人力资源处分管负责人审查签字同意。

2．档案管理员审核后登记。

3．提取档案。

4．在指定范围内查阅，查阅人不得进入档案室，由档案管理员提供要查阅的指定档案材料，经部门负责人审核同意后，复印相关内容盖章后使用。

说明:干部人事档案无特殊情况不外借。

(三)干部人事档案转递工作流程

1．档案转出。收到有关人员任免、调动通知后，对拟转出档案进行审核整理检查，填写转递档案材料通知单，密封档案，经组织人事部门领导审批签字后，填写《干部人事档案转递通知单》后，方可转出。

2．档案转入。对接收档案材料进行审核鉴别后，在干部档案转递通知单上签字盖章，按档案审核程序进行档案归档。

四、档案管理主要工作制度

1．《淄博市技师学院档案材料收集制度》;

2．《淄博市技师学院档案材料鉴别归档制度》;

3．《淄博市技师学院档案整理制度》;

4．《淄博市技师学院档案查阅制度》;

5．《淄博市技师学院档案保管制度》;

6．《淄博市技师学院档案保密制度》;

7．《淄博市技师学院档案转递制度》。

五、工作督查及考核

(一)责任管理体系

1．处长:对档案管理工作负领导责任，对档案管理工作提出纪律要求;每月听取一次档案管理工作汇报;定期研究档案管理工作;按照上级要求及时对档案管理工作做出部署，协调组织人员;负责组织与人力资源处所有干部及档案管理员的档案保管工作。

2．副处长:对档案管理工作负主要领导责任，负责各类干部档案审核的终审工作;负责牵头制订档案工作计划和集中整改方案;负责定期组织相关人员进行政治和业务学习;负责与上级有关部门领导的请示、汇报等联络工作;负责档案查阅、接转的审核批准;带头完成上级部门、学院、处室安排的有关档案管理工作。

3．专职档案管理员:对档案管理工作负总责，带头严格遵守档案管理相关制度和规定;负责档案的安全管理;负责定期收集或督促上交档案材料;负责档案材料归档的审核、整理、归档工作;负责档案工作计划和集中整改方案的拟订工作等。

4．兼职档案管理员(包括各科室负责人):严格遵守档案管理工作相关制度和规定;完成规定的档案材料收集、初审工作;完成领导安排的档案管理工作任务;加强档案业务知识学习和研究，不断提高档案管理工作水平。

(二)督查、考核

1．自查:专职档案管理员自查本年度档案材料及时归档情况、档案接转情况、档案查阅情况、集中整改情况，自查是否有违反制度规定、纪律情况。每半年自查一次，写出自查报告。

2．抽查:处长或副处长每半年抽查一次档案管理情况，抽查有关材料是否及时归档，档案转接、查阅是否遵守有关制度规定;是否按上级有关规定和档案管理要求进行整档;专、兼职档案管理工作人员是否有违反工作纪律情况。

3．考核:相关人员履行档案管理工作职责情况与年度考核挂钩;专、兼职档案管理员年内有2次以上未按时完成任务情况或出现违反工作纪律情况，年度考核等次不得定为优秀;年内出现3次以上未按时完成任务情况或出现比较严重违反工作纪律情况，年度考核等次不得定为合格;出现严重违反工作纪律情况，年度考核等次定为不合格，不得再从事档案管理工作。

淄博市技师学院组织与人力资源处 秦兆玲 王景军