一、学籍管理工作目标
进一步规范学籍管理的各项工作流程，达到学生信息管理准确无误，学籍异动情况统计各项数据真实、准确;学生档案收集及时，档案审核无误，档案材料充实完整，档案归档准确，档案整理规范，档案管理安全;毕业证书办理规范，资格审核严格，信息核对准确，信息上报及时，证书发放到位，提高学籍管理工作的科学化、制度化、规范化水平。
二、学籍管理各项工作内容、程序及要求
学籍管理科是在学生处领导下负责学生学籍注册、学籍日常管理、毕业生资格审查、毕业证书办理、学生档案管理等各项综合业务的工作部门，学籍管理工作由学籍管理科具体组织实施。
(一)学生学籍卡管理工作
1．学生学籍卡内容及用途
学生学籍卡用于记载学生及家庭基本信息、学籍情况、在校学习状况和表现等情况，提供学生毕业后有关情况的查询。学生学籍卡是学生处永久保存的学生档案之一。
2．学籍卡管理程序
(1)学生学籍卡建立工作于每年10月学生注册学籍后进行，学生处负责设计、印制、发放《淄博市技师学院学籍卡》。
(2)各系在学生注册学籍后组织学生填写《淄博市技师学院学籍卡》中个人及家庭部分的信息。
(3)班主任负责填写《淄博市技师学院学籍卡》中的学籍信息部分，并负责保管《淄博市技师学院学籍卡》。各系部负责检查学籍卡填写情况和保管状况。
(4)每学年结束后，班主任负责填写学生在校表现和各学期学业成绩。
(5)各系部于学生毕业当年7月前将各毕业班的《淄博市技师学院学籍卡》收齐，检查无误后交学生处存档。
(6)学生处对《淄博市技师学院学籍卡》进行检查、归类、存档。
(7)学生处负责提供学生学籍卡信息的查询业务。
(8)学生学籍卡信息的查询要履行审批手续。由查询人提出申请，相关系部提出查询意见，学生处审批。无正当原因，不得私自查询学生学籍卡信息。
(二)学籍异动情况处理及上报工作
1．学籍异动情况处理及上报工作制度
此项工作依照《淄博市技师学院学生学籍管理规定》及《淄博市技师学院学籍异动情况周报、月报规定》进行。
2．学籍异动统计内容
(1)统计学生退学、入伍、休学、办理校外实习等学籍异动情况。
(2)统计学生注册数、在籍学生数以及实际在校生数。
3．工作程序
(1)各系部填写《学生学籍异动情况统计周报表》，于每周周一前将上周统计数据以电子版形式报学生处。
(2)学生处每周周一汇总上周各系部学生学籍异动情况。
(3)学生处每月28日以纸质版和电子版形式汇总当月学生学籍异动情况，报学院领导。
(4)根据学生处所掌握的学生退学情况，对退学学生给予取消学籍处理，不予办理毕业证书和报到证。
4．工作要求
(1)各系部要按时统计上报。
(2)统计数据要真实、准确。
(三)学生学号管理工作
1．学生学号管理制度
此项工作依照《淄博市技师学院学生学号编制管理办法》进行。
2．学生学号管理程序
(1)学生学号编制工作于每年10月学生注册学籍后进行，由学生处根据《淄博市技师学院学生学号编制管理办法》编制学生学号，发送到各系部。
(2)学生学号具有唯一性、始终性，不得随意更改，其他学生不得使用。
(3)为提高工作准确性和工作效率，应在学生考试、成绩登录、学生名册、学生档案、学生证件等方面使用学号。
(四)学生证及火车优惠卡办理工作
1．学生证及火车优惠卡办理制度
此项工作依照《学生证及火车优惠卡办理通知》及《学生证填写说明》进行。
2．学生证及火车优惠卡办理程序
(1)学生学生证及火车优惠卡办理工作于每年10月学生注册学籍后进行，学生处负责统计、购买学生证、火车优惠卡。
(2)各系部组织各班级填写《学生证办理统计表》。
(3)各系部汇总班级《学生证办理统计表》，于10月30日前以电子版形式报学生处学籍管理科。
(4)各系部按统计人数到学生处学籍管理科领取空白学生证，按《学生证填写说明》填写相关信息。
(5)各系于11月20日前将填写好的学生证上交学生处学籍管理科，由学籍管理科统一到学院加盖学院公章及钢印。
(6)学生毕业时，学生证、优惠卡由各系部负责收回、销毁。
(五)学生档案管理工作
1．学生档案管理工作制度
此项工作依照《中华人民共和国档案法》《淄博市技师学院学生档案管理规定》及《学生档案管理工作职责》进行。
2．学生档案管理工作机构
根据学生档案管理工作的需要，学生处、八系须设立学生档案管理机构，并安排专人负责。学生处相关职责由学籍管理科具体负责，处室负责人为第一责任人;各系学生档案管理机构由学管负责人、学籍管理员和班主任组成，各系学管负责人为第一责任人。学生档案管理工作由学生处统一管理和组织协调。
3．学生档案管理工作程序及要求
(1)学生档案的建立
新生注册学籍后，由学院招生就业处建立新生档案，内容包括新生录取通知书、新生入学登记表及新生入学体检表。
(2)学生档案的交接
招生就业处于每年12月收集齐全新生档案材料后，移交至学生处档案室。学生处档案室根据学籍注册表对新生档案进行认真的清点和签收，按照系、班级、学号顺序统一编号、建档。
(3)学生档案材料的收集
学生处学籍管理科负责学生档案材料收集工作。学生档案材料收集内容包括新生录取通知书，新生入学登记表，新生入学体检表，学生在校期间的考核及奖励材料，学生参加市级及以上技能比武等活动获奖材料，学生在校期间违纪处分材料，毕业生学业成绩卡，毕业生登记、鉴定表，毕业生报到证，应当归入学生档案的其他材料。
学生取得的各类奖惩材料应在形成文件下发后2周内移交至档案室归档。毕业生学业成绩卡、毕业生登记、鉴定表应在学生毕业当年4月底前归档。毕业生报到证应在省人社厅审批下发后2周内归入学生档案。
(4)学生档案材料的审核
学籍管理科负责审核收集的材料。属于归档的材料应及时归档。不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过审核，分情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
(5)学生档案的保管
学生档案应在学生处设置的学生档案室集中保管，学生处指定专人负责学生档案的管理工作。新生档案接收后，更换规范的学生档案袋统一管理。对接收的材料，档案管理员要及时进行整理，档案按年级、系部、班级、学号顺序排列，专柜存放。
(6)学生档案的装封
发放的毕业生档案必须保证档案材料准确、齐全，装档袋要密封，加盖学生处公章。学生处学籍管理科于每年6月20日前完成所有毕业生的档案整理、完善、封档、盖章工作。
(7)学生档案的发放
学生档案于每年7月学生毕业后由班主任领取负责发放，档案室以班级为单位打印《毕业生档案领取表》，一式两份。一份由班主任签字，留档案室保存;一份由班主任保存，在发放毕业生档案时，由学生本人签字领取。
(六)毕业生毕业工作
1．毕业生毕业工作制度
此项工作依照《淄博市技师学院学生学籍管理规定》《淄博市技师学院关于毕业生登记、鉴定表的管理规定》及《淄博市技师学院关于毕业证书办理的规定》进行。
2．毕业生毕业工作机构
学生处负责毕业生毕业资格审核及毕业证书办理工作，各系部及相关部门配合毕业证书办理工作。
根据学生毕业管理工作的需要，学生处、八系须设立毕业管理工作机构，并安排专人负责。学生处相关职责由学籍管理科具体负责，处室负责人为第一责任人;各系学生毕业管理工作机构由学管负责人、学籍管理员和班主任组成，各系学管负责人为第一责任人。
3．毕业生毕业工作程序及要求
(1)毕业生毕业资格的审核
①审核时间:每年3月。
②审核内容:根据《淄博市技师学院学生学籍管理规定》对毕业生进行毕业前审核，重点审核学生的学籍状况、政治思想表现、学习情况、在校表现等，符合毕业规定，方可准其毕业。
③审核程序:
确定毕业生名单。学生处学籍管理科于每年12月依据应届毕业生入学年注册表对学生信息进行分类统计、审核。核对退学学生名单，确定办理毕业证书和报到证学生名单。
核对毕业生信息。学生处学籍管理科于每年3月初将毕业生信息表交系部，系部组织班主任进行核对，并在纸质核对表上签字确认。
汇总毕业生信息。各系部将核准后的毕业生信息表于每年3月底前报学生处，学生处进行整理、汇总。
(2)毕业生登记表管理工作
①毕业生登记表的申领。学生处于每年3月负责到省人力资源和社会保障厅申领《技工院校毕业生登记、鉴定表》。
②毕业生登记表的发放。为便于毕业生登记表的集中填写和管理，各系可于毕业生毕业前实习或预分配离校之前向学生处申请发放毕业生登记表，经学生处同意后，由各系以班级为单位领取毕业生登记表。
③毕业生登记表的填写。毕业生登记表的填写包括封面页、个人信息页、自我鉴定页、班主任意见栏以及学校组织鉴定栏的填写，填写过程要严格按照《淄博市技师学院关于毕业生登记、鉴定表的管理规定》执行。
④毕业生登记表的审核、上报。班主任负责检查本班学生毕业生登记表。重点检查所填项目是否齐全、真实、准确，符合要求。按学号顺序排列，交本系复查。
各系负责本系毕业生登记表的复核工作。重点审核班主任组织学生填写毕业生登记表的情况，学生填写登记表是否符合要求，班主任的鉴定意见是否准确、规范。有问题的退回班主任处进行修改，无问题后各系于每年4月30日前上交学生处。
学生处负责全面审核各系毕业生登记表，对不符合要求的登记表应要求其重新填写，确保登记表信息准确、完整、规范。经审核无误后，于5月30日前归入学生个人档案。
(3)毕业证书办理
①毕业证书办理和颁发对象:凡通过全国技工院校电子注册和统计信息管理系统注册取得学籍，学业期满、思想品德合格，完成规定全部课程并成绩合格的毕业学生，颁发技工院校毕业证书并签发报到证。
②毕业证书办理时间:每年4月～6月，具体日期根据省人社厅安排办理。
③毕业证书办理程序:
A．毕业生信息的上报、审核。每年4月，学生处学籍管理科按照《山东省技工院校毕业生毕业证书、报到证基本信息汇总表》格式将毕业生信息上报淄博市人力资源和社会保障局审核并将审核后的学生信息报省人力资源和社会保障厅审核。
B．毕业证书的打印。按规定毕业证书由省人社厅打印，或由省人社厅委托我院学籍管理科自行打印。
C．毕业证书信息的核对。学生处学籍管理科负责领回打印的毕业证书，各系部负责组织班主任核对毕业证书上的信息，并粘贴学生二寸照片。
D．毕业证书的验印、盖章。学生处学籍管理科负责汇总毕业证书，到学院办公室加盖学院公章，然后按省厅安排的时间到省厅验印、盖章。
E．毕业证书的发放:
凡不拖欠学费和完成规定全部课程并成绩合格的毕业生，毕业证书发至各系部，由系部向学生发放。
凡欠缴学费的毕业生，毕业证书由学生处暂时保管，到财务处补缴学费后到学籍管理科领取毕业证书。
凡没有完成规定全部课程或成绩不合格的毕业生，须参加系部组织的补考，成绩合格后到学籍管理科领取毕业证书。
(七)学籍等证明材料的开具工作
1．学籍等证明材料的开具范围
学生处负责开具学生学业成绩、学历层次、所学专业、入学和毕业时间证明。
2．学籍等证明材料的开具程序
(1)个人申请。学生个人向系部提出开具证明申请，理由应充分正当，填写《开具学籍证明申请单》。
(2)系部审核。系部审核学生申请表，确保申请内容真实、准确，并签署意见。学生持申请表到学生处学籍管理科开具学籍证明。
(3)学生处审批。学生处审核后，由学籍管理科开具学籍证明。经办人应认真审核申请人学籍情况，实事求是开具学籍证明，不得弄虚作假。对不符合开具学籍证明规定的，一律不予以开具。
(八)数据上报工作
1．数据上报内容
学生注册情况、在籍学生总数、各学级学生数、各专业学生数、各系部学生数、各技术等级学生数、各学制学生数、学生退学和开除数、学生学籍异动情况、毕业生数及有关数据。
2．数据上报工作程序及要求
(1)数据需求部门提出数据填报要求。要求要明确、具体。
(2)学籍管理科统计、填写学籍数据表。数据统计要规范、真实、准确、及时。
(3)学籍管理科报学生处负责人审核、签字。
(4)根据需要，报有关领导审批。
(5)上报数据需要部门。
三、学籍管理工作考核
(一)学院学籍管理工作考核
学生处学籍管理科负责完成学院学籍管理工作，根据学籍管理工作考核细则，对学籍管理各项工作进行考核，分值100分。
(二)各系学籍管理工作考核
根据我院学生工作相关规定，针对各系制定学籍管理工作考核细则。各系学籍管理工作考核为学生工作考核项目之一，分值120分。
淄博市技师学院学生处 李 怡
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