一、财会类档案管理的基本原则
1.学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案。
2.学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是我校全部档案的重要组成部分。
3.财会档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
4.财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门的人员岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
5.财会类档案工作应努力实现由经验管理到科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校财政监督、分析、决算和制定教育发展计划服务。
二、财会类档案的归档范围
1.归档的原则
（1）归档的财会工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（2）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会类档案的类型特点。
2.归档的主要内容和重点
（1）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。具体见归档范围和保管期限表。
（2）归档的重点是会计活动中各个阶段形成不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
3.不归档的文件材料
（1）上级有关财务的普发性（非专指高中）、不办的文件。
（2）未定稿的文件。
（3）重份文件和校内其他处室发来的文件。
（4）未生效的合同、协议、单据。
（5）无查考价值的一般性、临时性文件。
（6）与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。
三、财会类文件材料的部门立卷和归档流程
1.形成积累
（1）学校财务部门领导在制定财会工作计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的兼职档案员。
（2）财务部门的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
（3）学校档案室应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。
2.整理立卷
（1）财务处及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的处室，均各为一个立卷部门，分工归档立卷。
（2）坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案室移交。
（3）遵循会议核算的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根根各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。
（4）按着会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
（5）财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2厘米为宜。
（6）案卷封面应逐项填写清楚，标题要简明，确切反映卷内材料内容，包括责任者、内容和文件类型、名称，用钢笔填写，字迹要工整，清晰。
（7）卷内目录一式两份（用钢笔书写），备考表要填写卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。
（8）编写页号，每卷页号均从第1页开始，用铅笔在书写文字的页上非装订线一侧的下角编号。对于已装订的材料，要用铅笔在右上角标上件号。
（9）对于未了解的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由校档案室保管到结清债权、债务纠纷时为止。
（10）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
3.归档验收
（1）当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理立卷，请交档案室进行审查。
（2）学校财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管一年，期满后的次年2月底前由财务部门的兼职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式两份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案室办理移交手续。
（3）财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案室有权拒绝接收，并限期整改后归档。
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