编目外包实践与质量控制

编目外包实践与质量控制——以浦东图书馆为例

陈月琴

摘　要：本文结合我国编目外包的发展背景，讨论分析了本馆实施外包编目决策的动因、程序、实践中的常见质量问题与应对措施，以及图书馆编目外包的发展前景，力图以此为指导编目外包业务，构建合作共赢的外包管理机制。

关键词：编目外包　质量控制

1.我国编目外包的发展背景

随着计算机和网络技术的迅猛发展，图书馆编目工作借助计算机技术、现代通信和多媒体技术逐步实现了联机联合编目，开展了文献资源共建共享。自20世纪90年代后期编目外包理念引入我国，国内四大权威编目机构先后建立联合编目中心。1993年出版新闻总署CIP在版编目数据推出，1997年2月国家图书馆成立联合编目中心基地，2001年1月上海市文献联合编目中心的建立，以及高校CALIS系统等其他省市级图书联机联合编目通过Internet逐渐发展起来，为全国图书馆界共建共享图书编目数据提供了业务技术支持和需求支持，书目数据不断向规范化和标准化发展，逐步走向成熟和稳定，使图书馆采编部门原有的工作内容逐渐简化，原始编目比例不断下降，为图书馆降低编目运行成本，提高工作效率提供了平台。

在全国联合编目中心成熟发展的优势下，与图书馆关系密切的图书供应商、出版商等凭借着对市场的敏锐度和灵活的商业营销机制，逐渐介入曾经是图书馆核心业务部门的采编部，出现了编目外包社会化工作模式，并作为一种趋势在图书供应商与图书馆之间展开。它首先在编目人员短缺或技术薄弱的高校及中小型图书馆中实施，随后逐渐被整个图书馆界接受，并出现向编目力量雄厚的高校和公共图书馆蔓延发展的趋势。顺应这种趋势，浦东图书馆于2007年也选择开展编目外包社会化的工作。

2.实施编目外包决策的动因

2.1　集中采购助推了编目外包的实施

近年来，图书馆实施文献采购走的是集中采购的路线，由政府采购办网络公开向社会投标人招标，通过招标采购的规模效应和竞争机制来节约资金，同时也规范了采访工作的运作机制。集中采购整合采购项目，提高单次采购规模，增加对供应商的吸引力，促使供应商降价，其出发点是能够规范地用好每分钱，更多地买回所需的文献资料，为读者提供服务。提高图书供应商的竞争机制，在做投标书时做出一定的折让和编目加工服务承诺，这既能使政府的经费规范使用，又能帮助图书馆降低成本、节约人力、提高工作效率。浦东图书馆于2007年开始实行文献政府采购，为进一步实施编目外包提供了基础。

2.2　筹建新馆编目力量紧缺助推了编目外包实施

随着浦东图书馆新馆的筹建，文献采购经费大量增加，采编人员紧缺，原有编目力量无法满足文献资源建设需要，这促使我馆积极展开编目外包运营探索，以期借助编目外包的外部人力资源来解决新馆图书入藏量激增与编目人力不足之矛盾，确保新馆开放所需资源建设工作顺利完成。

2.3　重视拓展采编核心业务助推了编目外包实施

在信息化时代进程中，人们对图书馆文献信息需求的依赖性将越来越强，图书馆应确定采编部的核心业务，把提升价值标准和价值取向作为开展图书馆核心业务的重要因素。提高采编业务竞争力，巩固和建设图书馆馆藏资源优势体系，建设特色专题资源，为发展地区经济、文化建设提供优质文献信息服务，是浦东图书馆的服务目标和工作重心。因此，将编目业务外包，使采编业务做到有所为而有所不为，将编目人员从繁琐的编目加工中解放出来，更多的进行优化馆藏、监控外包质量和知识品牌导读等工作，才能有助于本馆的多元化、多层次馆藏文献建设。

3.编目外包实施的程序

编目外包程序纷繁复杂，在集中采购的基础上，同步实行编目外包全加工服务工作。其程序为：根据图书馆馆藏资源建设要求，制定符合本馆文献要求的公开招标合同文书，按照集中采购招标程序，公开专家审核评标确立中标商（外包商），与中标商展开编目外包实施运作机制，慎重签订双方采购编目加工的合作协议，选择文献加工模式，确立外包编目工作流程，履行双方职责和合作机制。浦东图书馆结合实践与调研外包案例，不断探索外包模式，建立远程与驻馆相结合的联机编目加工模式与外包商实施编目加工工作，落实具体编目外包加工细则及补充操作细则，积极开展业务交流、指导和培训，建立流程质量监督机制，从文献采购、典藏分配、书目数据、物理加工、图书验收等诸多环节上加以质量控制，尽力使外包加工规范有序和运行正常，使文献加工的质量符合本馆要求。

4.编目外包实践中存在的质量问题

图书馆实施编目业务外包确实很大程度上分担了编目人员的工作，既减少了成本，又有效地提高了图书馆编目工作的效率，但它并非是一劳永逸的事情，外包运作还是存在许多问题，需要图书馆编目人员不断进行跟踪指导、修正、反馈、协调和控制。根据国内外编目外包的实践经验调查和案例统计，外包编目的错误率一般都在10%-15%左右。因此，编目外包的质量控制，已成为图书馆编目人员的一项核心工作。通过编目外包的实施情况看，有以下几类常见问题直接影响着外包编目数据、典藏数据及加工的质量：

4.1　外包商的人员管理问题

外包项目一般使用工作量计件算法，而以赢利为目的外包商只重视数量，常忽视编目人员配置和业务能力的培养，人员流动性也很大。因此外包的编目工作要保障每家图书馆的系统细节和905字段细节都准确无误是很难的。所以，管理机制是影响编目质量的首要因素。

4.2　外包商书目数据来源的多渠道

由于外包商书目数据来源于多渠道挖掘，未按本馆则行要求严格加以审核，多渠道挖掘势必会造成对《中国机读目录使用手册》、《中国文献编目》等规则的理解与执行的不同，由此导致外包著录规则、著录标准和系统使用上的差异。如作者著录上，200字段作者的著录问题：本馆以书名为依据，采用如实著录，200字段$f和701字段$a同步，但下载数据中，国图200字段采用如实著录、701字段按规范文档著录，编目员应严格核对200字段$f与701字段$a是否符合本馆要求，不能按套录数据照抄照搬；使用系统上：图书版权页与封底页上出现ISBN不统一时，010字段按机读格式著录要求，只需做一个010字段$a，再续$z著录，但本馆使用的Horizon系统不能按此操作，如按此操作，读者只能检索到一个ISBN，另外一个无法检索到，造成读者在检索时查无此书，所以必须做两个010字段，一个010字段$a、一个010字段$z，才能满足检索要求。诸如此类的问题必须依照各图书馆的系统和规则要求来操作，外包编制的MARC数据质量难以保障，源数据质量的参差不一，直接影响到编目数据的质量。

4.3　系列图书书目数据复制编制

文献出版中套书和系列图书，特别是少儿图书特别多，同一ISBN、不同价格、不同题名和学科内容的系列书，套用著录。例如一套五册的《少年必读版世界经典文学名著书库》，制作书目数据应做五条，但外包编目人员只做一条书目数据，采用复制修改，稍不注意就可能将书目数据信息张冠李戴，题名修改了，但主题词、分类号或作者可能都漏改了，形成错误的排架索书号，如：其中的一册《昆虫记》书目数据套用到另一册的《老人与海》中，将应归入“I”类的《老人与海》归入到“Q”类，造成错排架归类。

4.4　分类标引和主题标引不规范

（1）由于操作人员的经验不足，依在版编目数据作为分类标引和主题标引的主要依据，不按分类法和主题词表进行辨别和核对，容易造成主题标引和分类标引的不规范。（2）对各馆的编目规则缺乏掌握，由于外包编目人员承担了多家图书馆的编目任务，人员流动性大，记不清楚各馆的特殊编目细节及特色专题要点，尤其对于一些交叉主题的文献，往往不能针对各馆传统习惯给出正确的分类号。

4.5　典藏分配不一致

（1）查重不严格，有许多套书、系列书在出版时分别出版，ISBN又不同，馆藏分配时，由于这类图书的ISBN不同，仅用ISBN查重经常会出现套书、系列书存放不同库，同系列的专题图书又不能放在同一个库中的情况，从而给读者带来不便。

（2）对分类标引附加细节或书次号选取方式，各馆都有一些特殊细节的规定，外包编目人员面对各馆复杂的规则，刚开始肯定无法应对，因此经常会在排架时发现索书号的不一致，不按本馆著录规则录入，只是按套录书目数据的照搬照录。

（3）学术价值、特色专题文献不能按采购意图分配到位，造成专题文献无法正确揭示馆藏地。

4.6　书目数据库重复

由于制作时间的差异，多头制作，供货商都在自己的系统中产生数据，成形后打包发送导入本馆书目数据库，而由于系统没有同数据屏蔽功能，就造成了数据重复，重复数据的产生使数据库内容的快速膨胀，导致了读者检索时的混乱。

5.外包编目质量控制的应对措施

5.1　建立长期稳定的外包合作关系

外包商的业务能力是制约质量的重要环节之一。作为大中型图书馆，对文献采购和加工要求较高，选择有资质的外包商加工是控制质量的关键。通过专家协助对外包商标书、实力、诚信度、服务质量等方面的审核与评估，最终选定适合本馆要求，合作可能性大的承包商或经过尝试的资质可行的外包商，建立长期稳定的外包合作关系，通过主动开展与外包商的协调和调研，从源头上把好书目制作的质量关。

5.2　与外包商签订明确的编目加工质量文件

形成对外包商具有严格制约的相关文件并制订本馆文献加工质量的详细要求，如外包商加工使用的辅助需求，磁针、RFID芯片、条码、书标，书目数据制作细节、典藏分配与采购意图要求、一定的加工时限，违约处罚等，促使外包商提高对工作的重视，提升加工质量和服务需求。

5.3　与外包商建立良好沟通关系

重视与外包商的合作，把外包商作为采编部队伍的一部分，相互尊重，利用双方的优势资源来开展工作。与外包商建立密切沟通协调，随时将编目加工中出现的问题和修正意见反馈给外包加工人员，定期组织召开书商采购、加工协调会，重审指导和修正意见，组织外包人员到馆内参观和培训，让外包加工人员逐步熟悉本馆馆藏结构资源和读者需求，为图书馆提供规范的文献编目加工，保障读者的需求利用和时效性。

5.4　开展主动的书目数据及典藏分配审核

编目外包并不意味着图书馆采编部可以退出编目工作，恰恰相反，随之而来的书目数据和馆藏数据的审校、修改、核查、验收等质量验收工作，必须由采编部严格加以监控。目前，全国权威联编中心的书目数据逐步走向成熟和稳定，外包编目数据有85%左右能从联编中心套录到，还有15%左右需要外包商制作原编书目数据。针对书商的原编数据，图书馆编目审校人员必须严格加以监控和管理，通过原编数据的质量审核问题与套录数据细节联系，进行数据抽检和修正。

另外，对于大中型图书馆，大量文献和特色专题的典藏分配是一个较大难题。工作人员必须在熟悉馆藏结构和收藏纲目的前提下才能准确进行把握。这项工作需要长期的工作经验积累，因此采编人员必须承担起书目数据和典藏分配的质量控制责任，从采购源头把关各收藏文献需求，制订具有分类标引、主题标引的特色专题文献典藏分配依据，不断补充规范细则，与外包商共同探索、共同把好质量关，为读者提供准确的文献检索。

5.5　加强对书目数据库的维护与开发

书目数据库的技术支持和维护是图书馆业务的基础保障。由专业技术人员跟踪检查、维护和开发是保证书目数据库高质量的重要途径之一。作为图书馆的一项长期性的日常工作，当编目工作中出现疏漏，通过专业技术人员来加以修正、整合，找出回溯不规范的数据，确保书目数据库的规范准确。

5.6　提高编目员的素质和观念的转变

质量控制要求高素质的编目员来加以保障，编目外包给编目员带来危机和挑战，现代图书馆要求编目人员具备高素质和指导协调能力，从事图书馆数据审核监控指导和管理的工作人员必须具有良好的职业道德、工作态度和高质量的服务观念，熟悉掌握MARC格式、分类标引和主题标引的基本知识，能准确运用各类标引规则和方法。因此，编目人员必须积极提高采编业务技术，拓展业务功能，加强自身的综合知识结构，扩大知识面，把好质量控制关。

6.图书馆编目外包的发展前景

图书馆编目外包模式虽然还存在着一些问题，但它体现了在城市经济发展中公共图书馆转型期的职能社会化，是必然的趋势。社会服务业正在不断发展壮大中，全国的联编中心技术平台和书目数据资源规范作为图书馆的基础运行机制正逐步走向成熟，并鼓励各图书馆享用其服务。公共图书馆要发挥作为信息场所的功能，必须要转变业务重心，重视核心竞争力的文献资源保障和数字化信息资源保障建设，开展参考咨询、信息情报等服务功能。业务外包在图书馆应用层面将会日益扩张，它将不仅促进图书馆成本节约和效率提高，还会为图书馆创新发展提供空间。因此，随着图书馆管理机制的改进，业务重组、业务外包等都将有更大的发展空间。

■参考文献：

1.王松林.图书馆编目业务外包及其应对措施.[J].图书馆学刊，2010（6）.

2.胡益红.浙江图书馆编目工作中存在的问题及对策探析[G]//徐晓军（编）.公共图书馆业务工作的思考.北京：北京图书馆出版社，2007.

■作者简介：

陈月琴，浦东图书馆采编部副主任，馆员。