浅谈出版社总编室编务管理工作

罗　丹　杨丽贤

摘要:总编室是出版社编务机构的重要组成部分。总编室的日常编务管理工作包括选题管理、书号及CIP管理、发稿管理、合同管理、书稿档案管理等，总编室工作人员必须具备一定的专业能力和素质，以更好地为出版社和编辑服务。

关键词:出版社;总编室;编务管理

编务工作是出版管理中的一项重要的基础性工作，也是一项综合性很强的业务辅助工作，它与编辑业务工作紧密联系，又具有行政事务工作的某些特点。出版社应设置有专门的机构，并配备相应的专职工作人员，履行编务工作职责。总编室这一部门就是出版社编务机构最主要的组成部分，在社领导的领导下，围绕“管理、协调、服务、监督”的要求开展工作，总编室应发挥“桥梁”和“纽带”作用，做到管理规范、协调有力、服务到位、监督落实，主动配合上级管理部门及社领导做好编务管理工作。

总编室就其职责而言，牵扯头绪繁多，责任重大，是出版社业务工作的中心枢纽，发挥着重要的管理作用。这就要求从事编务工作的人员要具备高度的政治敏感度，注重提高自身思想水平和业务能力，坚持原则，秉公办事，勤奋敬业，履职尽责，确保各项编务工作顺利展开。具有专业技术职称的编务工作人员，在确保完成本职工作的前提下，还应力所能及地承担一定的编校或者审读工作，为出版社的编辑力量提供支持。

总编室日常工作主要有负责管理编辑业务，协助社领导处理编辑工作的日常事务，为编辑提供查询等服务工作。这些工作具体而烦琐，如落实上级主管部门下达的有关精神及社领导的有关决议;上报及调整选题计划;协调解决稿酬纠纷、版权纠纷等;接待登门投稿的作者以及反馈问题的读者;上级部门来社检查工作，总编室要做好相应准备;上级主管部门及社领导需要的有关材料，总编室需及时整理上报，等等。从总编室的职责范围不难看出，总编室是出版社的一个重要管理部门。

总编室的常规工作大致如下。

(一)选题管理

选题计划按照年度选题计划和增补选题计划进行申报。年度选题计划每年年初申报一次;增补选题计划按月申报，原则上一月申报一次。具体流程如下:选题形成后，由组稿编辑交编辑室主任审核通过后再报总编室汇总，然后在选题论证会上讨论，通过后上报出版行政部门审核。选题论证会成员一般包括社领导、总编室主任、出版科主任、发行科主任，以及编辑室主任。待出版行政部门的选题意见下发后，总编室要按照批复意见做好选题备案、书稿审读和执行工作，并将批复意见告知编辑，认真督促选题计划的落实，跟踪检查执行情况，对选题执行过程中出现的情况和问题及时与编、印、发相关环节沟通，并向社领导汇报。

(二)书号及CIP管理

书号由总编室集中管理，并由专人负责，要严格按照《中国标准书号》和书号管理有关规定申领和使用书号。2009年4月，新闻出版总署全面推行书号网上实名申领。书号必须在选题获得出版行政部门的审批同意后进行申领。具体流程如下:在书稿三审完成后，总编室通过书号实名申领信息系统填写申领信息、申领书号;出版行政部门相关人员对信息审核通过后，在一定工作日内下发书号;总编室根据此书号向CIP数据中心上报本选题的CIP信息;CIP数据中心在几个工作内审核并核发CIP数据;收到CIP数据后，总编室会通知相关编辑对CIP上的信息进行再次核对，保证信息的准确性;在图书下厂印刷之前，总编室将CIP数据交出版科进行印制。图书印制完毕后，及时、如实填写书号实名申领信息系统中的成书信息。总编室按照季度和年度分别向出版行政部门报送书号使用情况。

(三)发稿管理

选题在省新闻出版局批复后即可进入编审流程，总编室需要做好原稿情况登记，并对审稿实施情况和出版流程进行监督检查。对于未经出版行政部门批准或者未按批复意见执行的选题，应不予发稿。书稿在发稿时必须达到“齐、清、定”，“齐”指稿件完整齐全，除了正文及目录应完整外，凡有前言、序言、图表、后记、索引、附录等其他辅文的，也需完整无缺;“清”指稿面清楚，即文字形体、图标、公示等清楚;“定”指稿件内容确定，一般不再改动。对于出版流程不规范、未达到发稿“齐、清、定”要求的，应退回相关责任人员重新加工，直至符合要求后方可安排发稿。

(四)合同管理

编辑通过出版管理软件上报合同后，总编室负责审核，具体审核合同内容的规范性，审核通过后再提交财务室和总编审核。合同一式两份(甲乙双方各保存一份)由总编审核通过并且经签字盖章后，由总编室保存一份。书稿出版后，将合同与本书的其他资料一同存档，以备日后查阅。

(五)档案管理、样书缴送

在档案管理中要做到一书一档，资料齐全。档案内通常包括样书、合同原件、发稿单、审稿单、流程表、编辑费结算表、稿酬结算表、质检单等。档案管理工作比较烦琐，需要工作人员具备极大的耐心、细心和较强的责任心。图书档案一经存档，必须保证资料不能遗失、不能混淆。因档案中有样书、合同、质检单、审稿单、书稿的电子光盘等资料，在日后的工作中编辑、出版科等部门可能会随时调阅，档案管理人员必须在第一时间提供档案，积极配合各个部门的工作。

按照出版管理规定，出版社要做好样书缴送工作。每个季度按时向新闻出版总署、中国版本图书馆、国家图书馆、省新闻出版局缴送样书。

(六)图书评奖工作

负责牵头组织图书评奖工作，积极参加国家级、省级、部级以及行业协会组织的图书奖的推荐、参评工作。在评奖推荐工作中要做到信息公开、程序公正、材料规范、报送及时。在评选结果公布后，应及时反馈给社领导和相关编辑。

(七)图书质量管理工作

在分管领导的指导下，负责社内图书内容质量、编校质量检查的组织管理工作，根据上级主管部门和社内的质量工作安排，与出版社质检部门密切配合，负责社内图书内容质量、编校质量检查的组织管理工作。出版社每年应开展图书质量自查不少于两次，自查均应同时包括图书编校质量的自查和图书装帧质量的自查。协助质检部门对质量检查结果进行分析、汇总，提出改进措施和奖惩意见。对上级主管部门交办的图书质量检查工作，按照要求认真完成，及时上报检查结果。

要做好以上日常工作，就要求总编室工作人员必须具备一定的专业能力和素质，要求总编室人员需具备服务意识、管理意识、创新意识、大局意识、版权意识以及政策学习能力、制度建设能力、文件处理能力、选题分析、跟踪能力、组织协调能力、综合的信息分析能力、团队协作能力、熟练的网络办公能力。作为总编室工作人员，应当牢记“总编室是编务机构的组织者和管理者。它是总编辑的智慧和参谋机构，基本职责是组织编辑工作各项计划的制订、实施，协调各环节的关系，联系作者、读者，管理版权业务，为编辑工作提供优质服务，促进图书质量的提高”，并认真履行自己的工作职责。

近几年，随着我国出版行业管理体制和运行机制改革的日益深入，各出版社转企改制陆续完成，图书市场的竞争越发激烈，这对出版社提出了更大的挑战。同时，处于这一新时期的总编室的职能在不断增多，对总编室的要求也在不断提高。总编室要明确自身职能定位，通过更新观念、加强内部管理、提高工作人员素质来全面提升服务质量和水平，争取在出版社改革和发展中发挥更大作用，做出更大贡献。

参考文献

［1］唐允．总编室人员需具备的意识和能力［J］．现代出版．2014(1)．