学术期刊编辑与作者的沟通应保证“四性”

学术期刊编辑与作者的沟通应保证“四性”

陆宜新

（《南阳师范学院学报》编辑部，南阳 473061）

摘　要：本文从编辑和作者的心理出发，阐述了编辑在审稿、退修以及校对过程中，应该如何与作者进行有效沟通，从而达到提高刊物质量以及在刊物周围形成固定作者群的目的。

关键词：作者；编辑；沟通；策略

Title：“Four Functions”of Communication Between Editors and Authors for Academic Periodicals

Abstract：According to the psychology of editors and authors，the paper discusses the problem of how to effictively communicate with authors in the course of peer reviewing，modifying and proofreading，so as to improve the quality of academic periodicals and have a stable group of authors.

Key Words：author；editor；communication；tactics

沟通即信息交流，是沟通主体将一定的信息传递给特定的沟通对象并获得预期反馈的整个过程。它既可以是单纯的信息交流，也可以是思想、态度、情感的综合交流^［1］。在整个学术期刊的工作流程中，编辑始终处于作者、审者、读者这一链条的中间位置。为了提高工作效率，提高刊物的质量，编辑作为沟通主体在接受或传递信息时就要讲求一定的策略，以达到有效的沟通目的。编辑与作者的沟通，一方面有利于在编辑与作者之间建立相互信任的机制，使作者与编辑对文章中存在的问题达成共识；另一方面，可以通过沟通使编辑了解作者的科研动态，以便于编辑统筹计划发稿的目标。编辑与作者沟通的基本出发点还是基于文章，并且编辑与作者之间的沟通交流主要是在文章经过二审后、编辑加工前的修改以及校对过程中。文章二审后在退修时的沟通，主要是编辑根据专家的审稿意见和编辑对文章的见解将具体的修改意见准确地反馈给作者，使作者明白具体的修改内容和要求；而在校对过程中与作者的沟通主要是针对校对中遇到的细节问题与作者交换意见，并达成共识，以使校对工作能够顺利进行。因此，为了提高编辑工作质量，提高刊物的水平，编辑在与作者的沟通中要讲求一定的策略。

1　消除位差效应，保障沟通的畅通性

由于成员之间地位的不同而造成的心理障碍，被管理学者称为“位差效应”。其意思是指：由于地位的不同使人形成上位心理和下位心理，具有上位心理的人因处在比别人高的层次而有某种优越感，具有下位心理的人因处在比别人低的层次而有某种自卑感^［2］。而期刊编辑和作者之间常常被误认为是选择与被选择、支配与被支配的关系，编辑常常有一种优越感，往往认为自己掌握对稿件的生杀大权，作者也往往认为编辑是高高在上的。在这种情况下，如果编辑和作者进行沟通，作者就处于被动地位，编辑有可能有一种咄咄逼人的态度，在沟通交流时作者就不敢将自己的意见完全表达，从而影响文章质量的提高。编辑和作者之间是否能够实现无障碍交流，首先取决于编辑对待稿件的态度和对待作者的态度，只有当编辑以朋友的身份、将自己放在与作者平等的地位来同作者交流沟通时，才能使沟通的氛围和谐。也就是说，编辑要保持一种温和的态度，要有虚心、严谨的心态，要有尊重知识、尊重人才的职业责任感，要尊重作者的劳动^［3］。从编辑的角度来讲，就是要能够站在作者的角度来看待稿件以及存在的问题，也就是要换位思考。

其次，编辑与作者的沟通要坦诚，避免虚伪。坦诚的交流和沟通是信息准确传达的基本保障。坦诚在沟通中不仅表现为传达准确真实的信息，更体现在知无不言、言无不尽上^［4］。稿件是刊物的立刊之本，是刊物向社会提供优质精神食粮的源头活水。编辑对来稿要尽快处理，并且要及时将处理结果主动告诉作者。处理结果无外乎两种情况，一种是不能采用，另一种是修改后采用。无论哪一种情况，编辑在与作者的沟通中都要抱着诚恳的态度，认真、坦诚对待稿件和作者，特别是对退稿这种情况。编辑在与作者沟通时，首先要肯定作者稿件的优点，在此基础上指出稿件的不足，把稿件中存在的问题一一指出，无论是规范方面的还是文章的论点论据方面的，即使不采用稿件，也要指出作者今后的努力方向，这样既有利于作者提高写作水平，作者在得到审稿结果后，又会对期刊和编辑产生一种信任感。在与作者沟通时，不能闪烁其词，要有诚恳友好的态度，文章的内容好就要肯定，有缺点就要明确指出。对于退修的稿件，编辑所提修改意见必须语言准确、思路清晰，特别是对于专业术语较多的内容，编辑要以学生的身份、探讨的语气和作者进行商讨，并找出所修改问题的实质，并允许作者保留学术上的不同见解，欢迎作者质疑。编辑只有工作细致，才能给作者以可亲、可信的印象，作者才会对期刊更加信任和支持，有了好的论文才愿意投至期刊^［5］。

2　语言简洁准确，保障沟通的有效性

编辑与作者的沟通交流过程，实际上是信息的传递与接纳的过程，而且沟通能使沟通双方都受益。在此过程中，编辑传递信息的目的是让作者能够理解编辑的意图，那么，此时编辑传递信息的语言表达就必须简洁、准确、清晰，以方便作者理解并接受编辑所传递的信息。

首先，编辑在与作者沟通交流之前要熟读作者的作品，能够从作者的角度理解文章的内容以及作者的观点，了解作者研究领域的发展动态和趋势。只有这样，编辑才能和作者在文章的科学性、逻辑性、新颖程度、内容的表达等方面进行有效地交流、沟通，也才能明确回答作者提出的问题。对要退稿的作者，编辑要能够明确告知退稿的原因，把文章中存在的问题和缺陷明确告诉作者，并鼓励其再次投稿，以达到退稿不退人的目的。其次，编辑的思路要清晰。在与作者讨论稿件时，对稿件的处理必须有一个清晰的思路。如对于要修改的稿件，在修改意见中首先要明确作者稿件中哪些不符合本刊的要求，哪些需要作者进行规范处理，哪些需要进行顺序调整。对于文章的观点、方法等涉及文章主要内容的问题，要与作者反复商讨，但编辑切不要把自己的观点强加给作者。对于修改意见还必须逻辑清晰，要做到观点明确、理由充分，只有把清晰的思路和观点展现给作者，用符合语法规则的语言准确表达更多的信息，才能帮助作者理清思路^［6］，作者才能认真对待编辑所提出的问题。如果编辑所提意见不具体、不准确、思路不清晰，作者就有可能产生误解，从而就达不到退修的目的。笔者曾遇到过这样的情况，编辑和作者交流一篇关于高校体育课堂教学“拓展延伸”研究的文章的修改意见后，作者反复修改也没有达到发表的要求。经过作者几次修改后，编辑进行了反思，认为作者可能没有理解编辑所表达的意思，最后编辑仔细斟酌准备，又和作者进行了一次交流，此时作者才恍然大悟。

再次，沟通时要注意语气和措辞，虽然是同一句话，语气不同，所表达的意思就有可能不一样。一般情况下编辑要用商讨的语气和作者交流，避免其出现抵触情绪，以确保沟通能够有效、顺利进行。

另外，编辑与作者的沟通交流时，编辑还要了解作者的语言特点、受教育程度、年龄以及文化背景，只有当编辑全面了解作者的情况时，才能做到针对不同的作者特点采取不同的语言表达方式，使每一位作者在沟通时都能够明白沟通的内容，从而提高沟通的效率。

3　运用现代化手段，提高沟通的时效性

在与作者的沟通中，一般情况下，编辑都希望能够与作者进行面对面的沟通交流，以增加彼此间的了解，并及时传递编辑意图，指导作者修改稿件，增加作者对刊物的认可度，使其积极性和创造力得到更好的发挥^［7］。面对面沟通对本地作者来说是一种很好的沟通方式，而对异地作者来说就没那么方便了。但随着通信技术的飞速发展，异地之间双方的沟通交流也变得非常方便快捷，并且编辑工作的网络化已经成为大趋势。因此，在与作者的沟通交流中，除了面对面的沟通交流外，还完全可以采用电话、E－mail、手机短信、QQ、飞信等现代化的交流手段。这样不仅能节约彼此的时间，而且对作者来说，及时的反馈和交流能够使作者感受到编辑的工作效率和业务能力，提高作者对刊物的信任度^［8］。

要想运用现代化的交流沟通手段和作者沟通，编辑一定要收集作者的各种联系方式，建立与作者联系的信息库，以方便今后和作者的联络。对于作者的网上查询和咨询，责任编辑一定在两日之内给予答复，使作者能够及时了解稿件的进展情况。对于文章存在的较简单的问题，编辑可以用电话或者短信与作者取得联系。

4　区别对待，使沟通具有针对性

根据期刊所收稿件的情况，可以把作者分为几类：一类是初出茅庐的新手，他们没有写作经验，写作水平因人而异，但写作态度认真，渴望得到编辑的理解、支持和帮助；一类是写作的熟手，这类作者有一定的写作经验，但水平有待提高，他们是刊物作者群中的绝大部分；还有一类作者是写作经验丰富的高手，在某些领域具有一定的威望，一般属于比较知名的专家，他们是刊物的中坚力量。要想使不同类型的作者都能为刊物贡献自己的力量，编辑就要区别对待不同类型的作者（这种区别对待就是在和作者的沟通中要采取不同的方法）。

对于不同的作者，编辑在沟通时要采取不同的策略，只有方法合理，才能使作者产生共鸣，才能得到作者的理解和支持。对初出茅庐的新手，如即将毕业的研究生或刚参加科研工作的新人，编辑应首先在肯定作者付出的努力的情况下根据作者写作的实际情况给予详细的指导，督促作者准确修改，如在写作方面多提一些指导性的意见^［9］，从写作规范、中英文摘要的写法、量和单位的表达方法、参考文献的标注方法以及表格的用法等规范方面给以指导，对于文章结构如何安排、内容如何删繁去冗等给以详细的说明、解释，使作者明白这样修改的原因，只有这样作者在修改稿件时才有章可循，才能有的放矢，并且通过改稿使写作水平有所提高。甚至在有些情况下，可以给作者提供有关的参考文章，开阔作者的思路，拓宽其视野。对于具有一定写作经验的熟手，他们有一定的工作经验，并且积累了一定的资料素材，具有驾驭文章的能力，编辑就要根据文章的具体内容以及专家的审稿意见和作者共同协商，解决文章中的遗留问题，使文章经过修改后能达到出版要求。而对具有一定学术成就的高手，编辑在尊重作者学术观点的基础上，要把握好沟通的时机和交流的态度，主动和作者联系，在沟通时要抱着学习的态度，主动向他们请教有关专业问题，并指出出版方面的规范要求，使其能够理解编辑的良苦用心，理解编辑的劳动，从而提高沟通的效能。只有这样，才能使不同的作者有不同的收获，才能使作者和编辑达成共识。也只有这样，才能在编辑周围形成一个固定的作者群，使他们源源不断地为刊物提供优质的稿件，从而使刊物质量不断提高，实现可持续发展。

5　结语

编辑在与作者的沟通交流过程中，只有抱着虚心求教的态度，采取积极有效的工作方法，区别对待具有不同特点的作者，才能构建有效的沟通渠道，促进编辑工作质量的提高，为作者提供优质的服务，共同提高刊物的质量。

参考文献

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［2］高中华.管理沟通中位差效应的消除［J］.企业改革与管理，2010（5）：51－52.

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［9］鲁立，汤黎明，孙学信，等.医学研究生论文常见写作问题分析［J］.医疗设备信息，2007，22（9）：60－62.

作者简介

陆宜新（1964—），男，《南阳师范学院学报》编辑部，副主编，编审。通信地址：河南省南阳市卧龙路1638号《南阳师范学院学报》编辑部（邮编：473061）。电话：0377－63523103。电子邮箱：lyx268@126.com。