即时通讯软件的主要功能在编辑工作中的应用

即时通讯软件的主要功能在编辑工作中的应用

张凯英，段桂花，张维维，张婉博

（《高等学校化学学报》编辑部，长春 130012）

摘　要：介绍了即时通讯软件的在线聊天与视频电话、屏幕截图、群/讨论组与共享文件、邮箱、点对点断点续传文件和文件中转站等功能。在编辑工作中合理使用这些功能，可以有效提高信息传递质量和速度，节约出版成本和时间成本。

关键词：即时通讯；腾讯QQ；信息；交流

Title：Application of Main Function of Instant Messaging Software in Editorial Work

Abstract：Chat online video and telephone，screen shots，group/discussion group and share files，E－mail，peer－to－peer breakpoint continuing files and file transfer station etc.functions of the instant messaging software are introduced.Reasonable uses of these functions in editorial work can effectively improve the quality and speed of information transmission，save publishing cost and time cost.

Key Words：instant messaging；Tencent QQ；information；exchange

1　即时通讯的主要功能

1.1　在线聊天与视频电话

在线聊天功能，可以与好友实时进行信息交流，即时发送和接收电子文件，是QQ的最基本功能。这项功能被命名为“在线聊天”，仅突出了其在休闲交友方面的应用，实际上该功能在机关办公、商务洽谈和服务等很多领域都大有用武之地，称之为“在线通讯”、“在线消息”似乎更准确些。上下级的联络、电子文档的收发、技术问题的研究、各部门工作的协调，都可以通过“在线聊天”来完成，无论对方是否在线都可以发送消息和文件。这种通讯方式对双方联络人的手头工作影响很小，接收方可以在方便的时候再进行沟通和处理。当然，复杂的、重要的、紧急的消息还是采用面谈或电话方式进行交流更稳妥。

视频电话功能，通过网络能够实现多人视频语音即时交流，可以一对一，也可以一对多。视频电话与在线聊天最大的区别就在于，视频电话的声音、视频能够同步传输，让双方联络人轻松实现面对面地交流，不必受到时间、地域、网关等限制。不会计算机打字也可以视频电话，在联网的计算机上安装麦克风、耳机及摄像头就能实现互视通话、传输文件，无需担心别人窃听，而且费用极低。

1.2　屏幕截图

登录QQ客户端，点击“屏幕截图”图标或按下快捷键“Ctrl＋Alt＋A”，即可实现屏幕截图，通常与在线聊天配合使用。当计算机系统、操作使用、文件内容等方面出现问题，一时又无法用语言表达清楚时，把出现问题的画面截取出来，通过在线聊天或电子邮件传递给对方，加上简单的说明，就可以表达得非常清楚了。

1.3　群/讨论组与共享文件

QQ群的功能是为多人同时在线交流提供服务，群主创建QQ群以后，可以邀请朋友或者有共同兴趣爱好的人加到一个群里。在群内，成员既可以采用基本方式进行信息交流，还可以使用群空间中的BBS、相册、共享文件等多种方式进行交流。讨论组是一个人数上限为20人的临时性对话组，加入对象可以是创建者的所有好友和其所在群的所有成员。讨论组成员范围比群广，但成员数量有限，相当于临时召集的小型讨论会。群成员的数量可达500人，相对固定，有共同话题，能够分享图片和文件。

1.4　邮箱

QQ邮箱，向用户提供安全、稳定、快速、便捷电子邮件服务，并为超过1亿的邮箱用户提供免费和增值邮箱服务。QQ邮箱具有如下特点。

（1）QQ邮件服务以高速电信骨干网为强大后盾，独有独立的境外邮件出口链路，免受境内外网络瓶颈影响，全球传信。采用高容错性的内部服务器架构，确保用户的正常使用，随时随地稳定登录邮箱，及时收发邮件。

（2）拥有QQ号码，可直接登录邮箱（无需注册），使用“QQ号码@qq.com”作为邮箱地址。进入QQ邮箱的方式相当便捷，无需打开IE浏览器、找到邮箱网址、输入用户名和密码等一系列动作，只需将QQ客户端设置为开机自动登录，然后点击“QQ邮箱”图标即可快速登录邮箱。

（3）QQ邮箱的容量策略为：按需扩容，足够大的邮箱容量！QQ邮箱可以手工方式免费扩容，或者当实际使用量达到邮箱容量的50％时，容量也会自动翻倍。邮箱容量可充分满足不同用户的需求（容量默认从2G起）。

（4）QQ邮箱支持的普通邮件附件大小为50MB（群邮件附件依然限制为2MB）。需要注意的是，一些外部邮箱不一定能收这么大的附件，这时可以选择给对方的QQ邮箱发送或用支持2GB文件的超大附件功能来发送。

1.5　点对点断点续传文件、文件中转站

点对点断点续传文件，指当前文件传输过程中意外中断，再次传输时将从断点处继续传输，前提是文件的位置没有发生改变。这项功能在进行50MB以上超大附件传输时发挥很大作用，超大文件传输一般用时较长，短则几分钟，长则几个小时，如果每次中断后都重新传输就会耗费使用者大量的时间和精力，也会更多地占用网络资源。文件中转站提供大文件网络临时存储服务，为普通用户提供2GB的存储容量（不占用邮箱容量），支持上传最大2GB的文件，文件上传后保存30天，QQ会员根据等级还享有更高的服务标准。

2　在编辑工作中的应用

QQ在技术上体现了具备海量用户的支撑能力、海量信息量的传输能力、海量用户的信息安全保护能力、复杂功能的融合能力以及快速更新版本能力。QQ在信息传递方面的快速、准确、大容量、多方式、价格低廉的特点，为编辑工作中的信息交流提供了更便捷的渠道^［12］。

2.1　管理方面

《高等学校化学学报》编辑部与各数据库的联络，除了纸版刊物需邮寄外，数据传递均采用QQ邮箱超大附件的方式。QQ邮箱的强大功能，吸引了很多数据库选择QQ邮箱作为常用联络邮箱（详见表1）。

表1　数据库常用联络邮箱

未开通QQ邮箱时，由于某些原因导致对外网FTP的访问受限，编辑部只能通过电子邮件发送期刊数据。由于普通邮箱附件容量小，接收容量一般也都在10MB以内，每期几百兆的文件压缩后还要分成几个部分分别发送，偶尔还有收不到的情况发生。实践证明，使用QQ邮箱的超大附件功能传送期刊数据，方便、快捷、准确、安全，大大提高了工作效率。

《高等学校化学学报》编辑部与管理部门的联系除了使用传统的电话方式外，大多建立了QQ联系方式。吉林省新闻出版局、吉林省报刊发行局等管理部门有时通过QQ发送通知、消息，我们也时常通过QQ向管理部门咨询、请示、汇报工作，报送的电子文档通过QQ视窗可以实时观察文件传输的过程，不会出现文件丢失的情况，也免去了电话确认环节。

还有与纸版印刷、技术支持、文件处理、打字社等服务单位的联系，基本都是通过QQ，常用功能有在线聊天、屏幕截图、邮箱超大附件等。

2.2　业务方面

在日常的编辑工作中，编辑、读者、作者、审稿人之间的信息交流十分频繁且重要。利用QQ在线聊天功能，可以与相关人员进行文字、语音、视频的即时交流。可以根据问题的多少、难易程度选择以下四种方式：①文字描述，适用于简单、明了的问题，几个字或几句话就可以解决；②屏幕截图，适用于描述起来复杂、问题不多、有电子文档的，则可以将有问题的部分进行屏幕截图，然后粘贴到聊天窗口，再配上文字说明；③网络摄像头，适用于描述复杂、问题不多、没有电子文档的情况，可以利用网络摄像头进行展示；④发送电子文档，适用于问题较多、改动量大的问题，可将修改意见与电子文档一起发送给对方。张维维等^［13］在应用即时通讯软件进行稿件退修方面的研究，取得了一定效果，不但提高了退修稿件的质量和时效，而且对提高作者群的科技论文写作能力也有很大帮助。

目前，在线交流已经运用得非常广泛，但QQ群的功能还有待进一步开发和利用。《高等学校化学学报》编辑部现已建立了内部办公群，在群内发布通知、进行业务交流、信息传递等，内部电话少了很多。常用的电子文档上传到共享文件中，编辑部每个人都可以随时调用或修改，保证所调用的文档都是最新版的。

如果能建立编委QQ群，编辑与编委的沟通将更加方便，编委之间也有了互相交流的平台。有机会实现多人在线交流，甚至召开网上视频编委会，不受时间和地点的限制，也免去了编委的异地奔波之苦。学科编辑分别建立各学科的专家群、作者群，加强编辑与专家、作者互动，提高沟通的时效性、扩大信息传播范围。

由于QQ群的建立很容易，使得QQ群种类多、范围广、数量大，我们可以有选择地加入。加入学术群，可以关注学科动态、了解学科前沿方向；加入编辑群，可以进行出版理论学习、工作经验交流；加入会议群，可以随时了解会议活动、组织方面信息，同与会代表交流。加入专业化程度比较高的QQ群，对编辑开拓视野、结识同行、交流经验大有裨益。

商素芳等^［14］在长期的QQ使用过程中，研究出了利用QQ的屏幕截图功能获取高质量的Word文档图片的简便、快捷的方法。具体方法：登录QQ客户端，对Word文档的科技论文中的图片进行截图，然后存储为PNG或BMP格式，即可获得高质量的图片文件。通过与常用的几种截图方法比较，该方法完全能够满足科技期刊对图片质量的要求。

3　结束语

即时通讯软件的发展非常迅速，现已成为装机必备软件之一。科技期刊的编辑应该熟练掌握即时通讯软件，充分利用即时通讯软件的各项功能，发挥即时通讯软件的优势，进一步做好信息时代的编辑工作。

参考文献

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［2］亿邦动力网.http://www.ebrun.com/20120314/42361.shtml.

［3］QQ2012官方网站.http://im.qq.com/qq/2012/.

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［13］张维维，臧庆军，吴立航，等.应用即时通信软件在线进行稿件退修的方法［J］.编辑学报，2009，21（1）：70－71.

［14］商素芳，邓晓群，张建芬.利用腾讯QQ获取科技论文图片的简便方法［J］.编辑学报，2011，23（1）：70－71.

作者简介

张凯英（1970—），女，本科，《高等学校化学学报》编辑部，副编审。通信地址：长春市南湖大路5372号综合楼207号（邮编：130012）。电话：0431－88499216。电子邮箱：cjcu@jlu.edu.cn。