第二章 庆典活动
庆典活动是组织围绕自身重大事件、活动而面向社会和公众开展的,旨在展现自身组织能力和文化素养的典礼、庆祝、仪式等的总称,是组织经常使用的一种十分有效的公关传播形式。它可以是一种专题活动,也可以是大型公共关系活动的一项程序。通过邀请知名人士和媒体记者参加,既可以营造热烈喜庆的氛围,又可以充分展示组织的综合实力及其领导者的组织能力、社交水平和文化素质,成为社会公众取舍、亲疏的主要标准。如果庆典运用得当,可以产生很好的社会影响,大大提高组织的知名度、美誉度和和谐度。
庆典活动的种类比较多,常见的庆典活动有节日庆典、开业庆典、开工典礼、落成典礼、开幕仪式、奠基仪式、闭幕典礼、周年庆典、特别庆典和签字仪式等。每一类庆典活动对策划的具体要求都不一样。这就需要公关人员区别对待,根据公关活动目标而对策略、程序和内容有所侧重。当然一些基本的要求是共通的。
庆典活动涉及面比较大,持续的时间也往往较长,社会公众的关注度较高,往往会给人们留下第一印象。基本原则是:
1.事先要准备充分,要把庆典活动纳入组织的整体规划,通盘考虑,重点突出,主题鲜明,使其服务于提高组织整体效益之目的。
2.要选择好恰当的时机,使庆典活动与组织、市场相吻合,这样可以吸引更多社会公众的关注,进而扩大组织的社会影响。
3.活动安排有序。庆典的每一个环节都要讲究科学设计,合理组织,忙而不乱。
4.热烈隆重。既然是庆典活动,就要在议程安排、会场布置等方面力求符合公众节庆的心理,以期振奋员工精神,展示组织的实力和精神风貌,制造宣传效应。
5.具有新闻报道价值。庆典活动一般都会邀请新闻记者参加。新闻记者报道新闻的前提是有他们感兴趣或者公众感兴趣的新闻素材。庆典活动就要设法制造这样的素材。
6.要有应对出现特殊情况的预案。一般大型活动都可能出现意想不到的突发情况。成熟的组织要提前做好可能出现状况的防范措施,以减少不利情形出现给庆典活动带来消极影响。
举办庆典活动一般应注意的具体事项是:
1.精心确定庆典活动的主题,做好对外宣传的各项策划工作。
庆典活动向外展示的是自身形象。所以庆典活动的主题选择要充分考虑组织的实力表现和公众的心理期待。一般而言,主题要独特新颖,有深刻内涵,还需要有艺术美。这样才能加深公众对庆典活动的印象,从而有利于树立良好的组织形象。
2.拟定出席庆典仪式的领导和其他重要宾客名单,并事先发出邀请。
庆典是一个综合性的公共关系活动,涉及到方方面面,邀请的对象也涵盖很多行业。所以一定要精心选择好对象。一般来说,来宾应包括政府官员、社区领袖、知名人士、社团代表、同行代表、员工代表、公众代表和媒体代表等。邀请函或请帖要诚恳、稳重、大方,重要的邀请对象要亲自上门递送请帖,以示尊重。
3.制定相互衔接紧密、日程安排合理的庆典程序。
庆典程序的确立是个非常敏感但又很规范的工作,这里面很有讲究。常见的程序是:主持人宣布活动开始,介绍上级领导和其他重要来宾,组织负责人或来宾代表(一般是上级领导和重要来宾)致辞和讲话,剪彩或参观,座谈和宴请,以及文体节目表演等。
4.事先确定致辞、致答谢词、剪彩、揭牌人员的名单。
在重要活动中露面和进行其他活动反映一个人的社会地位。典礼选择的致词或致答谢词人员一定要有权威性和代表性,为大家所认同。在人选确定的时候一定要慎重考虑,反复征求各方面的意见。否则造成的后果可能是很严重的。
5.妥善安排接待、送行等物质、后勤、保安等项事宜。
庆典活动参加的人多,工作人员要做好组织分工。提前准备好签到或题词的纸张、休息室,剪彩用的剪刀、彩绸带,布置会场的标语、音响器材、摄录器材、锣鼓、鞭炮等,宴会地点,赠送给来宾的礼品,交通车辆等都要提前落实。每个环节都要做好保安工作。
6.准备好给各媒体单位的新闻通稿。
公关新闻是不花钱的广告,对于组织来说,争取媒介的支持十分重要。
在庆典活动期间,一般会邀请新闻记者前来参加,公关人员要及时把庆典活动的基本情况、背景材料、图片等素材送给新闻记者,如果有比较重要的媒体记者未到现场,可以把这些材料及时送达给他们,让他们根据情况编辑和播发,扩大庆典活动和组织信息的覆盖面,进而提高组织的知名度和美誉度。
7.举办座谈、留言等活动征求公众意见。
庆典活动搞得好不好,公众的评判最有价值。在庆典活动进行过程中或者结束之后,公关人员要举办活动征求公众对庆典的意见、检讨得失,以便改进工作。
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