第六章开放参观在组织的外部公关活动中

第六章　开放参观

在组织的外部公关活动中,为了让社会公众全面了解组织的状况,密切内外关系,有时需要组织一些对外开放参观的活动。所谓组织的开放活动,是指有意识地请公众到组织里来参观,旨在密切与社区公众和某些目标公众的联系,增进公众和社会对组织的了解,增强沟通,展示自身的实力与成就,为组织营造良好的社会环境。

一、基本程序

1.开放参观对组织的社会影响关系重大,组织要成立专门的组织机构,负责人应是组织的决策层面的有关人员。

2.要充分利用组织自身具备的优势和特点,确定开放参观活动的主题和内容,合理(如选择与组织有关的特别日子,最好有其他活动配合)安排时间,这样可以一举多得。

3.审慎确定和邀请参观对象。根据活动主题的特点和实际需要,可分别邀请员工家属、社区公众、有关协作单位或组织、股东和其他投资者公众、新闻媒体、同业公众、与组织有关的各类专业团体、行政机关、社会名流、科教文化单位、海外客商、投资者、观光者,以及各种慈善组织和社会福利团体等等。

4.会同组织的有关部门,成立专门的对外开放活动的筹备机构,统一安排各种准备工作,如美化环境、布置主要参观处所等,确定开放参观活动的范围和路线,提前准备好参观活动所需的各种宣传品,同时通过新闻媒介让更多公众了解并注意到组织的开放活动,吸引社会公众的参与。

5.重点安排专业人员做好解说和接待工作。这是开放参观活动的最关键的一个环节。要提前训练好足够的接待人员,为参观者提供交通、伙食、休息、娱乐、医疗、讲解、向导、欢送等方面的周到细致服务。

二、主要注意事项

1.参观活动一般人数较多,要采取积极有效的各项预防性、保障性措施,确保参观人员安全。

2.参观活动是对组织的一次全面检阅,员工的表现十分重要。组织要采取有效措施强化职工的全员公关意识,所有员工对参观者都要做到态度热情、服务周到。

3.事先应做好各种应急准备,做好活动的保密工作,以防出现意外。

4.对所有的参观者都要一视同仁,热情接待,并认真听取参观者的意见和建议。

5.适当安排一些参观者可以参加的活动,丰富活动内容,使其开心,从而增进他们对组织的感情。