会议的基本要素

一、会议的基本要素

在会议活动中,凡是参加会议的人都是和会议内容有直接或间接关系的人,应是“会议主体”的组成部分。会议常有以下几类人员组成:1.会议主持人;2.会议出席人员;3.会议特邀和列席人员及会议来宾;4.会议工作人员。这些人都可称为会议的主体,是会议活动中有意识、有意志的人,对会议同样负有责任。作为会议的组织者,应把所有与会人员作为“会议主体”看待,积极启发和调动与会人员的智慧,认真倾听他们的意见,发挥集中优秀意见的作用。

会议的重要主体是会议的主持人和召集人。主持人是负责引导会议按程序召开的组织者,受会议召集人或有关方面的委托,对会议过程实施组织。与会议召集人不同的是:1.会议主持人对会议直接、全面负责,召集人通常只对会议进行的过程负责,不对会议结果负责;2.会议主持人的身份是法定的或代表大会代表选定的;会议召集人临时接受委托,或被指定而不是选举的;3.会议主持人在会议进行过程中可以回答与会人员提出的有关问题,而会议召集人的责任只是负责向会议有关方面转达与会人员提出的问题。

在会议上,作为参加会议的正式出席人员,每个人的发言都应有一定保障,这种权利称作会议表达权或会议发言权。表达权属于与会人员的基本权利,表决权、选举权属于与会人员享有的特别权利。会议发言必须在会议的职权和计划范围内,针对与会议有关的问题,在会议安排的时间内得到会议主持人的允许后进行。在正常情况下,会议的表达权不应被剥夺。但这种权利也有适当的限制,主要是指发言的顺序和时间,限制的确立或由契约的方式共同商讨,或由会议主席团研究而定。

会议的规模因会议的性质和类型不同,参加的人数有很大差别。一个国家的议会或人民代表会议可由几百或几千人参加,一般研讨会也往往有百人左右,小型会议或分组会议易于使与会人员充分发表意见并得出一致结论,往往限于几十个人。集体心理学的研究表明,用于研究工作或讨论问题的会议,参加的人数不宜超过12人。十几个人的会议不仅与会者都有发言的机会,而且分歧意见少、意见遭到反对的范围小,不至于产生心理压力。对与会人员分组时,每组的人数也最好不要超过12个人,如果超过了12个人,就会助长与会者的惰性,出现滥竽充数或不积极思考问题的人。会议主持人也会因人数多、意见分散而不易概括或抓住重点,如果有几百或上千人参加的会议,一次发言的人数也不要超过12个人。

在会议上,推动舆论活动的人,称作会议舆论能手,他们大多数都善于发表意见,提出有价值的见解。有的利用幽默消除紧张情绪;有的愿意作出让步以求讨论取得进展,起到协调作用;有的称赞和支持别人,使会议消除不必要的纷争;有的提出新的或不同意见供讨论和探讨;有的能够及时澄清问题,提供有关事实,奠定议题的正确方向,等等,对会议统一意见作出贡献。