会议舆论活动的要求

三、会议舆论活动的要求

舆论性会议成功的标志并不都以取得意见一致为准。在一定议题下,有时一致意见是很难取得的。因此,会议舆论活动是否成功的标准主要是“人和”、“共识”、“节时”和“节约资金”。

强调讨论圆满,全体意见一致,要看是否具备条件。从理论上讲某种结论正确,但因反对者太多,可能造成事后不愉快,与其会议引起两种意见的争论,不如马马虎虎选择稍有缺陷而能产生皆大欢喜的结论。“人和高于一切”,恰恰是达成一致意见的前提。

为了使会议对议题达成高度一致,需要做好开会前的一系列准备。会议活动是由众多人员参加的动态过程,准备工作包括确定议题和出席人员、会议文书和会议辅助材料,会议的各项服务和应变措施也是不可缺少的。只有与会议活动有关的各项准备工作充分完成后,才可召开会议。开会之前,由会议组织者向与会者直接告知有关内容,使与会者在一定程度上消除对某些问题的不确定性。

正式会议召开之前,按照会议程序的安排,需要召开预备会议。预备会议不是凡会必有的形式,而是代表大会和重要会议才有。预备会议有程序性和非程序性两种。程序性预备会议是整个会议程序中的组成部分,在正式会议召开之前为正式会议作组织准备。程序性预备会议的主要任务是,通过大会主席团和秘书长名单,通过代表资格审查委员会名单,通过大会议程确认有关的事项。非程序性预备会议,一般是为提供重要文件特意安排的,主要是为正式会议作思想准备,以保证正式会议在召开之后能顺利进行。

主持会议的技巧,是会议成功的重要因素。会议开始后,主持人在会议开始时对会议的任务和目的进行说明,简要做一些理想化的勾勒,为会议的讨论确定一个方向,使到会人员围绕会议的目的充分地进行思考和建议。会议开始后,主持人只倾听意见,不必再继续发表意见;与会者只发表自己的意见,对别人的意见不管对错,都不应评论,形成自由发表意见的气氛有利于产生更好的建议。允许与会者发表不同意见,旨在推动突破性思维,寻求新的思想或建议,以提高会议质量——顺利地统一最好的意见。

会议的成功还表现为会议以最小的代价达成共识。会议时间很长,浪费很多时间,花了很多钱,也就提高了会议成本。会议的舆论活动必须以最少的人力、物力和时间投入换取最大的效益。会议的效率如何,不光决定着会议的进程、节奏和成果,还决定对会议事项的落实。主持人对会议进程的安排和掌握应尽量合理和紧凑,引导与会者集中思考和讨论议题,防止一切与议题无关的或空洞的发言,以最少的人员、时间和财力投入,达到统一意见的最好效果。