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打电话时应该注意哪些事项?

时间:2023-03-01 理论教育 版权反馈
【摘要】:同时应注意通话长度,遵循电话礼仪的“3分钟原则”,即应当自觉地、有意识地将每次通话的时间长度限定在3分钟以内。接到别人的“错号电话”时应温和地说:“对不起,您打错了”,不能狠狠地挂断电话。
电话礼仪_护患沟通技巧

在“信息就是资源”、“信息就是财富”的今天,作为传递信息的电话、手机等通信工具,则是走向市场的桥梁。通过通信手段进行的沟通和交流,虽然是一种不见面的人际交往,但是否遵守其中的礼仪规范,将直接影响到交际的效果。

(一)打电话礼节

电话交际是现代人常用的交际方式,双方的声音、态度、举止虽可能远在千里之外,但相互都可以感受到。通过听电话往往可以判断一个人的教养和社会文化程度。为了正确使用电话,塑造良好的“电话形象”,无论发话人还是受话人,都应遵循电话应对的“四原则”——声音谦和、举止文明、态度恭敬、内容简洁,把握好打电话和接电话的礼节。

1.选择通话时间:按照惯例,打电话的最佳时间应是双方预先约定的时间或是对方方便的时间。除有要事必须立即打电话外,不要在他人的休息、用餐之时打电话。给海外人士打电话,则应先了解时差,以免打扰他人。给单位打电话时,应避开刚上班或快下班时段。同时应注意通话长度,遵循电话礼仪的“3分钟原则”,即应当自觉地、有意识地将每次通话的时间长度限定在3分钟以内。

2.拟好通话要点:打电话前就通话要点等通话必不可少的内容拟“腹稿”,这不仅利己利人,而且容易使接电话一方感到自己办事条理,训练有素。

3.重要事情应重复一遍,并询问对方:“不知我讲清楚了没有?”

4.若打错电话应及时道歉,不能丢下话筒就走。

(二)接电话礼节

1.接听及时 电话铃声一旦响起,应尽快予以接听,遵循“铃响不过三”原则。接听电话是否及时,实质上反映着一个人待人接物的真实态度。因特殊原因,致使铃响过久才接电话时,须在通话之初向发话人表示歉意。如“对不起,让您久等了”。

2.应对得体 接电话时,受话人应努力使自己的所作所为合乎礼仪。接电话时注意礼貌用语。通常个人接听时要自报姓名,如果是工作电话在接听时要报单位名称或部门名称,而录音电话通常是报本机号码。接电话时认真聆听发话人的谈话,重要内容还要边听边记录。记录时要明确几项内容:是谁、什么单位、电话号码是什么、是否需要回复、回复电话及时间、接听电话的时间及通话内容的要点。关键信息在接听电话之后并向对方复述一遍以确保正确。

通话时,应聚精会神地接听,听电话时应说些“是”、“好”之类的话语呼应,让对方感到你在专心聆听。

接到别人的“错号电话”时应温和地说:“对不起,您打错了”,不能狠狠地挂断电话。

3.分清缓急 一旦拿起电话,即应以电话为自己的活动中心,不应当不分缓急,继续做其他事情。

4.挂机适宜 通话结束,要说“再见”。当通话因故暂时中断,要等候对方再拨进来。通话结束时,通常是地位高的人先挂机。即和上级、长辈通电话,上级、长辈先挂;客人来电话时,客人先挂机;两人地位完全相似时,主叫先挂机。

(三)手机礼节

使用手机除要遵守一般电话礼节外,还应讲究使用手机的礼节。

1.遵守公德 在需要保持安静的公共场合,诸如教学场所(包括课堂、实验室、自习室、图书馆)和医院、会议室、礼堂、法庭、音乐厅、美术馆、影院、戏院等,手机铃响是极不礼貌的。若进入上述场合应立即关机或改为振动式提示来电。在电梯内、车厢中、餐厅内等人群中打手机,应降低音调,对方能听清即可。

2.尊重对方 若正在与别人谈话中需接手机,除礼貌地说“对不起”外,还应走到无人处或面向无人的地方,不宜面对他人接电话。

3.确保安全 不要在电磁波敏感的地方使用手机。如在飞机上使用手机有可能会使飞机“迷失航向”。

4.放置到位 从形象的角度出发,适宜放在随身携带的手袋里,而放在衣服口袋里或挂在脖子上、别在腰间的做法在正式的社交场合均不太美观得体。

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