账目管理与盘库

在抗结核药品库房管理过程中，为了准确了解每一批药品的出入库情况，需要将每批药品的出入库情况记录在相应的药品管理账本上。为了保证药品账目记录与实际库存相符，要定期进行库存盘点。

（一）药品账目管理

药品管理账本包括抗结核药品出入库管理账本、抗结核药品门诊药房明细账本和抗结核药品库房账本。三种账本的适用条件不同，下面分别介绍。

1．抗结核药品出入库管理账本　省、地（市）、县（区）级结核防治机构，在所有免费抗结核药品的接收、发放、库存调整过程中都需要使用抗结核药品出入库管理账本（表6－5），以记录每一个批号药品的出入库情况。如果同一种产品有不同的批号，每一个批号的药品应该用单独一页记录，如果某一批药品发完，库存显示为0，则将这一页登记存档。登记的主要信息包括：药品名称、包装规格、收到数量、发放数量、结存数量、损失／调出数量等。抗结核药品出入库管理账本由各级药品管理员或库房保管员填写，可以方便查询每个批号药品的库存情况，要做到“日清月结”。

2．抗结核药品门诊药房管理明细账本　在我国的部分市、县级结核防治机构为方便肺结核患者取药，在结核病门诊也设立了门诊药房。为确保门诊药房做到“日清月结”，及时记录门诊药房药品出入库情况，因此要求门诊药房人员也相应建立抗结核药品门诊药房管理明细账本（表6－6），每月使用一张表来记录，每日记录，月底结存。

3．抗结核药品库房管理账本　由于省级结核防治机构库存药品数量较大，所供应下级单位的数量也较多，因此省级库房多由库房保管员负责，需要建立单独的库房账本（表6－7），而地（市）、县（区）级结核防治机构是无需建立的。与药品出入库管理账本不同，库房账本目的在于记录每种药品的出入库情况，以流水账的形式填写，即不考虑同一种药品有不同的批号，合并其所有数量用一页来记录。要求做到“日清月结”。通过库房账本，药品管理人员可以清楚地知道每种药品的库存、使用情况，为药品的需求测算、评估现有库存量、药品的申请以及药品使用核查提供依据。目前部分省本级已经使用了电子版药品出入库管理账本，那么也可以不使用库房账本。

（二）盘库

盘库是通过手工清点的方法检查账目记录与实际库存是否相符的过程。进行盘库时，每一种药品、每一个批号都要进行清点，如果库存的药品经费来源不同，即使批号相同，也需要分开清点。

实施盘库既是库房管理的要求，也是财务管理的要求。库房管理上保证账目记录与实际库存相符，如果不符可以及时调整，从而保证储存的药品均可使用；在财务管理方面可以准确反映当前库存药品的资产价值，并评估资金的投入与产出。因此，要求省、市、县级由结核防治机构负责人、药品管理员、库房保管员共同负责，每月末实施一次药品库房的盘库工作。

盘库工作应由结核防治机构负责人来组织实施，提前做好时间、人员安排。在具体盘点中，至少需要两个人共同完成，一个人清点，一个人记录，并将实际数量、抗结核药品出入库管理账本数量以及差异数量等信息均完整、准确登记在盘库单（表6－8）上。同时在进行盘库时，要密切观察库存药品，发现破损、变色、霉变等情况应及时处理，以保证发放给患者的药品是有效、安全的。

盘库工作完成时应将盘库的结果记录在抗结核药品出入库管理账本和抗结核药品库房管理账本上（省级）。

盘库单填写说明如下。

（1）药品名称：填写药品全称或代号，如FDC（HRZE）等。

（2）计数单位：填写片／粒／板／支等。

（3）批号：填入在库药品的生产批号。

（4）实际清点数量：实际清点应包括药品库房和门诊药房，实际清点数量＝出入库登记本＋门诊药房明细账。

（5）出入库管理账数量：填入药品出入库管理账本上的数量。

（6）门诊药房明细账数量：填入门诊药房明细账上的数量。

（7）库房管理账数量：填入药品库房管理账本上的数量。

（8）财务药品管理账数量：填入财务药品管理账上的数量。

（9）剩余有效期（月）：填入该批号药品距其有效期的月份，起到警示作用。

（10）差异：如果实际清点数量小于出入库登记本数量，用“－”表示，如果大于用“＋”表示。

（11）原因：填入出现差错的原因，如账物不符、过期、破损等。

（12）差异处理结果：填入出现差异后，经请示单位负责人及上级，对此的处理方法及结果。

（13）单位名称：填入盘库单位名称。

（三）药品调整

建立持续不间断的药品供应体系，最关键的环节就是保证药品不短缺，同时也应避免储存过量而导致的药品过期浪费，如出现药品储存过量，可能会产生许多不良后果：浪费有限的结核病控制经费；在总数量一定的情况下，本单位药品数量过多，其他单位药品储存数量必然短缺；由于药品储存过量，在相当一段时期内所有供应给患者的都将是近效期的药品，导致患者对结核防治机构的信任度降低；药品过期后，处理过期药品需要一定的费用，处理药品对环境也会有一定的不利影响。因此，各级药品管理员要根据所辖区域内的药品报表情况，密切关注本单位及所辖单位内药品的使用与管理情况，对当地药品使用情况进行定期的监测，必要时应开展药品调整工作，具体的调整要求如下。

1．调整依据　进行药品调整工作，必须要有科学的依据，这就要求各级药品管理员应通过季报表和日常督导情况，及时了解本单位和所辖机构药品的库存数量与有效期，并掌握其动态变化情况。

2．调整原则　因为省间调整的操作十分麻烦，调整时间也较长，并且目前各省药品是由省级自行采购的，因此，原则上不进行省间调整。应由各省级药品管理员负责，建立省内、市内药品调整机制，尽可能在邻近区域内对药品进行调整。根据既往的工作经验，推荐在市内进行药品调整工作。

3．调整时限　盘库时，如果发现大量药品在有效期之内无法消耗尽时，应填写“药品领取（调出）申请单”，向上级申请对药品进行调剂。调剂药品的数量不宜过多，而且药品的剩余有效期应在6个月以上。

4．调整方法　各级药品调整要通过上级单位进行协调，即市级药品调整要通过省级协调，县级药品调整要通过市级协调。进行药品调整时，下级药品管理员要使用领取（调出）申请单，填入信息后，向上级提出调整申请，经上级领导批准后，上级单位开具调整单（表6－4），分别交给调出单位和调入单位一联记账。药品直接发放给调入单位。调整的药品应在抗结核药品出入库管理账本上的“损失／调整”栏目上做好记录。调整药品所需的各种费用，原则上由提出调整申请的单位承担。

5．调整工作流程　详见图6－2。

图6－2　抗结核药品调整工作流程

（四）过期药品及废弃物的处理

在实际工作中，药品可能会出现过期、破损现象，但是鉴于抗结核药品，尤其是二线抗结核药品价格昂贵，为保证有限的抗结核药品经费的有效使用，应杜绝药品过期、破损现象的发生。对于过期／破损药品及废弃物的处理需登记备案，应按照《医疗机构医疗废物管理办法》有关规定执行。具体要求如下。

1．各级负责规划抗结核病药品管理的部门要定期检查本级库房药品的有效期，发现过期药品要立即整理封存，进行登记并作出明确标示。

2．根据《医疗机构医疗废物管理办法》的规定，对于少量的过期药品可以混入感染性废物收集处置。对于大量的过期药品应作为单独收集的药物性废物，注明标签后，交由医疗废物处置中心处置。

3．如果当地医疗机构与医疗废物处置中心签订协议中无此项内容，或是医疗废物处置中心不具备处置药物性废物的资格，应该直接联系药监局和环保局，咨询处置流程。不得随意处置。

4．过期药品的处置须经单位负责人批准后，方可执行。