计划工作的一般步骤

计划的步骤一般分为以下8个阶段:分析形势、确定目标、分析前提条件、拟定备选方案、比较各项方案、确定方案、制定辅助计划、编制预算(图3-2)。

图3-2　计划工作的一般步骤

1.分析形势 收集相关信息对形势进行分析是计划工作的第一步,能否制定切实可行的目标取决于对形势的分析。通过对组织或系统所处的内、外环境进行综合分析作出科学评估,预测将来可能出现的问题,明确自己的优势和不足。调查分析的内容包括:①社会需求。②社会竞争。③服务对象的需求。④组织自身的资源情况。

2.确定目标 目标是计划工作的第二步,是组织在一定时间内要达到的效果,是未来行动的方向和动力的源泉。任何组织都会在分析形势的基础上确定组织的目标。确定目标应明确目标的内容、顺序、时间及科学指标。

3.分析前提条件 前提条件是指计划工作的假设条件,即执行计划时的预期环境。管理人员在制订计划前,必须对组织内、外部环境进行评估。目前常用“SWOT”分析法。“S”指组织内部的优势;“W”指组织内部的劣势;“O”指组织外部可能存在的机遇;“T”指组织外部可能存在的不利因素或威胁。

按照组织的内、外环境区别,可将前提条件分为内、外2种。还可以按照可控程度将计划工作的前提条件分为可控、部分可控和不可控3种。而内部前提条件多数是可控的,外部前提条件多为部分可控的和不可控的。不可控的前提条件越多,越要通过预测工作确定发生的概率和影响程度的大小,对前提条件了解得越细致透彻并应用于制订计划的过程中,则计划的可行性就越强。

4.拟订备选方案 组织为了达到目标必须拟订多种可供选择的行动方案,因为实现某一目标的途径是多样化的,达到某一目标不可能只有一种方案。因此,要运用创新性思维的方法,从不同角度出发,拟订多种实现目标的方案。它包括以下内容:①设立几套备选方案;②运用创新思维分析备选方案;③逐步筛选出最有成功希望的几个方案,以备考察。例如,护理部的目标是提高护理人员的业务素质,则可行的备选方案有聘请护理专家进行专题讲座,招聘大学毕业的或研究生毕业的护理人员,成立护理质量管理检查小组,加强护士的在岗培训,加强在岗护士的学历教育等。

5.比较各项方案 在确定的各备选方案中,由计划部门组织有关专家,根据计划的前提条件和目标,将所有备选方案进行分析、比较,评价各个方案的利弊,并对各个方案进行论证。论证的内容包括计划的可靠性、科学性、可行性、经费预算的合理性、效益的显著性。

6.选定方案 选定方案是计划工作的关键步骤,也是决策的实质性阶段,即抉择阶段。通过对多种方案的利弊权衡,确定最佳方案。确定最佳方案时应考虑:①选择具有可行性、满意性最优结合点的最佳方案。②选择具有高效、低耗、风险性小的最佳方案。

7.制定辅助计划 选定方案后,一般要有派生计划以辅助和扶持该方案的执行,即辅助计划,是总计划下的分计划。总计划是靠辅助计划来保证的,而辅助计划又是总计划的基础。如护理部制定一份短期内提高护理人员素质的总计划,这个总计划中就要包括日程安排的计划、人员轮转计划、课程设置计划、资金使用计划等辅助计划。

8.编制预算 在作出决策和确定计划后,还要把计划转化为预算,使之数字化。预算实质上就是资源的分配计划。通常是预算出各种费用的开支情况和预期成果的数量、质量。在编制预算时,应从目标出发按项目的优先次序和项目的实际需要来分配资源,当资源有限时,应保证优先项目的需要。最后,根据各部门在实施项目中的职责和承担的工作量将预算落实到各部门。