会议的主持

三、会议的主持

经过上述准备后，便可按计划召开会议。为了使会议达到目标，会议主持必须善于控制、领导会议。

(1)会议的开始

会议的开始十分重要，只有通过这一关，整个会议才得以顺利进行。会议开始时，应尽力吸引与会者，提高他们参加会议的兴趣，满足他们的要求。一般情况下，与会者互不相识，为此应对每位与会者做必要的介绍。常用的介绍方法有:

①自我介绍。与会者分别做自我介绍，说明自己的姓名、社会身份。自我介绍可以是一定次序的，也可以是随意的，介绍时应起立、脱帽。

②相互介绍。这实际上是将自我介绍与他人介绍结合起来，每一个人先做自我介绍，然后再被他人介绍。其具体做法是:依照座位的次序或按照事前编排好的次序，每两个人成为一组，相互介绍。如与会者24人，座位相邻近的两个人为1组，共有12组。在每组的两人相互简单地说明了自己的情况后(大约5～8分钟)，再按顺序一组一组地彼此介绍。

③主持人介绍。由会议主持人一一介绍参加会议人员的情况。介绍到哪一位，被介绍者应起立脱帽，向大家点头示意。这种方法适合与主持人对与会者姓名、身份等比较熟悉的情况。

④名片介绍。名片是印有姓名、身份等的卡片。通常是长方形的，长9～10厘米，宽5～6厘米，男子的可略大些，女子的可略小些。名片的颜色可以是白色、米黄色、浅灰色或浅米色等。名片的左上角以较小字体写明身份、职务，正中央用较大字体印姓名，左下角和右下角所在单位地址，邮政编码，住址，电话等。名片常在正反两面印出不同语种的文字，一面中文，另一面外文。与会者相互递交名片也是相互介绍的一种好方法。

在介绍了与会者的情况后，应设法使会议比较自然地进入正题;其方法有两种:一种是比较正式的会议，可以以主持人或比较重要的人物的正式讲话开始;另一种是非正规的或不十分严肃的会议，可以用一个与主题有关的故事或用幽默的玩笑引入正题。

会议开始时创造出一种良好的或适宜的气氛是必要的。会议是众人交流的场合，众人的交流会造成一种超于个人之上的、热烈的、互动的会议气氛。会议主持人就是这种气氛的“管理者”，为此，可考虑采用以下技术:

①造成“我群感”。“我群”是社会学的一个专门术语，是指人们对自己所属的社会群体或社会组织有强烈归属感的社会现象。如人们常用“我们的家”、“我们的学校”、“我们的单位”等说法，这就体现了“我群感”。会议是由众多四面八方的社会成员聚集在一起而形成的临时群体，为使所有与会者能积极认真地开好会议，承担起与会者的职责，树立起会议的“我群感”是十分重要的。“我群感”可使会议增强内聚力，有利于会议目标的实现，其具体技巧有很多。例如，会议主持人在讲话中重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”这样的语句，使全员与会者产生“我们是一个整体”的感觉。又如，可使用特殊的会议标志，如会议代表出席证、会标等，以此造成会议群体与非会议群体之间的界限。

②深入、细致地研究所有与会者参加会议的目的，并按不同的目的进行归类和分组。在掌握会议进程时，要注意这些目的是否达到，只有使会议既达到了组织者的目的，又达到了全体与会者的目的，会议才可能获得较大的成功。

③尽快地实现近期目标和较易达到的目标。会议的目标有近期的、较易达到的和远期的、较难实现之分。在会议安排上，应使近期的、较易达到的目标尽快实现，这样会使与会者因实现其某种利益或目标而兴趣大增。实践证明，最初的成功能激发与会者的信心，有利于会议顺利地进行。

④处理好会议的显在目标与潜在目标的关系。会议的显在目标即会议所公开宣布的目标，一般情况下，会议的主持者在会议一开始就应明确、清楚地将之告诉全体与会者。会议的潜在目标是会议未公开宣布，但在实际上却随着会议的进行而逐渐达到的目标。对于这类目标，会议的主持者应始终保持清醒的头脑。对会议目标的把握是创造良好会议气氛的关键。

⑤利用与会者过去的经验。在会议开始时，与会者对会议的情况还不甚了解，但每个与会者都有不同的学识、文化、经历或经验等。会议的主持者应尽力调动这些潜在因素，使它们为会议发挥作用。

⑥与会者的错误采取宽容的态度。会议的参加者在会议中有时会有不适当的言谈举止。应该相信，绝大多数的与会者会随着会议的进行而逐渐采取更为得体、更为文明的言谈举止。因此，对与会者的不良言行，一般不宜采取激烈的批评态度，而应采取宽容态度。相信其会接受会议气氛和环境的影响而有所修正和改进。不适当地批评会破坏会议的气氛，使整个会议的人际氛围紧张起来。

(2)会议的进行与结束

良好的开端固然重要，但会议的真正成功需要主持人或管理者在会议进行中持续不断地努力。换句话说，需要将良好的气氛贯穿于会议的始终。

①讨论。任何会议都是与会者之间思想、观念、感情等的交流与交换。而讨论是进行这种交流、交换的重要形式。会议主持者的基本责任之一就是鼓励和促进讨论。

对某一问题进行讨论就意味着这一问题尚未找到统一的答案。因此，会议的组织者不要在讨论之前就规定某种答案。讨论中应允许各种不同的意见充分地表达出来，取长补短，最终形成某一种或某几种意见。参加讨论的人员地位是平等的，不存在谁服从谁的问题，讨论的双方都应服从于事实。

会议的主持者应注意使参加讨论的每一个人都有机会发表意见。讨论中尽管会产生主要发言人，但一定要避免被某几个人垄断。必要时可限定每个人的发言时间。会议的主持者还应随时把握讨论的方向，使讨论不偏离会议的主题。主持者的艺术还包括通过一些必要的插语，简短的小结，使讨论的内容集中在某一或某几个重要的问题上。讨论切忌与会者的发言没有联系，各唱各的调，使讨论的问题很分散，这就无法发挥讨论的正常功能。

为保证参加讨论者都有机会发表意见，参与讨论的人数不宜过多，当与会者人数较多时，可分成若干小组进行讨论。分小组时应尽量把兴趣相近的人分在一起，这样有助于集中讨论焦点问题，有助于形成融洽的关系。另一种是将专业、素质、年龄不同的人分在一起，这种方式有助于从各个角度比较全面地研究问题，避免片面性。

②提问。会议主持者的一项重要技巧是提出问题。提问可以吸引全体与会者的注意力，有助于人们深入地思考问题。提问要注意掌握时机，例如，当讨论已涉及某个方面而焦点又不十分明确时，及时地提出问题，常常可使讨论形成高潮。提问在用语上切忌含糊，问题要明确而具体。

有人将问题分为开放型问题和封闭型问题。开放型问题是指没有固定答案，由被问者自由回答的问题。如卫生部门领导组织职工讨论“深化卫生改革的措施是什么”，让职工各抒己见。封闭型问题是提出问题者已经设计了两个或两个以上固定答案，让被问者讨论这几种答案的利弊。

另外，还有人将问题分为全体问题和个人问题。前者指全体与会者提出的问题，后者指某一与会者提出的问题。全体会议与个人会议有递进关系。一般情况下，主持者先向与会者提出全体问题，如果提出深化改革的措施问题，在无人回答的情况下，主持者再点某人的名，请他谈谈对这个问题的看法。

③对不同意见的处理。由于与会者的知识、文化、素质、经历等的不同，在会议进行中常会出现不同的意见，甚至发生争执。事实上，意见不一致并不一定是坏事，因为唯有这样才能引起人们的思索与讨论。主持者要巧妙地将争论问题作为会议的主题之一，选择适当的有争议的问题供全体与会者谈论，这同时也是将会议引向深入的一种好方法。如果经过处理，问题暂时难以解决，可将其暂时放下，按照会议议程进入下一项活动，以免因分歧而干扰了整个会议。

④总结。及时对会议做出总结是会议主持者的重要职责。不善于总结的人往往会将会议的成果丢掉或错过宝贵的时机。总结实际上是对会议成果的概括，任何成功的会议都是达到了开始设计的会议目标的会议。会议的成功与否必然要通过总结反映出来。当然，总结可以是分阶段的，即随着会议的进行，及时总结成功的经验和失败的教训。总结时要归纳会议中提出的主要观点和问题，不要将会议的精华遗失。总结的中心仍是检查会议目标的实现情况。一个会议是否继续开下去，关键取决于其目标是否达到，如果目标已经达到就应立即总结并结束会议。

【注释】

[1]朱丽莎.后勤公共关系.大连海运学院出版社，1994:163.