一、控制的含义
(一)控制思想和理论的产生与发展
控制思想和概念在很早就已经存在,人类从第一次使用石头当做工具时就开始了控制活动。我国古书云:“聘马曰磐,止马曰控”,《新唐书·王忠嗣传》:“劲兵重地,控制万里”。可以说一切带有目的性的活动,都渗透有一定的控制思想。
控制思想发展成为控制理论经历了3个阶段。
第一阶段:是在早期管理以及科学管理阶段的前期,此时认为控制就是监督,控制是简单的指挥职能的继续,强调实行自上而下地、消极地、带有惩罚性地监督。
第二阶段:在20世纪30年代前后,管理学家注意到人的作用,开始从人际关系和劳动者的心理需求出发,研究社会、心理因素对劳动者的影响,产生了行为科学管理理论。控制职能也随之发生了变化,从过去简单的监督变为对人的“关心”,促使人们自觉地按预定的计划和目标进行工作,变消极的监督为积极的监督。这一阶段主张上级和下级多沟通,上级要了解下级工作,并作指导。
第三阶段:在20世纪40年代后期,这标志着控制思想发展成为控制理论(cybernetics),美国数学家、生理学家诺伯特·维纳(Norbert Wiener)创立了控制论。控制论认为:在许多系统发挥作用的过程中都存在着信息传递和控制工作。组织根据内部和外部条件的变化,施控系统通过系统的变换和信息传递发出指令,调整受控系统的行为,以期达到预定的目的,使系统趋于或达到稳定状态,这就是控制作用。
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控制论的诞生和发展是与美国数学诺伯特·维纳的名字联系在一起的。维纳少年时是一位天才的神童,他11岁上大学,学数学专业,但喜爱物理、无线电、生物和哲学,14岁考进哈佛大学研究生院学动物学,后又去学哲学,18岁时获得了哈佛大学的数理逻辑博士学位。1913年刚刚毕业的维纳又去欧洲向罗素和希尔伯特这些数学大师们学习数学。正是多种学科在他头脑里的汇合,才结出了控制论这颗综合之果。维纳在1919年研究勒贝格积分时,就从统计物理方面萌发了控制论思想。第二次世界大战期间,他参加了美国研制防空火力自动控制系统的工作,提出了负反馈概念,应用了功能模拟法,对控制论的诞生起了决定性的作用。1943年维纳与别格罗和罗森勃吕特合写了《行为、目的和目的论》的论文,从反馈角度研究了目的性行为,找出了神经系统和自动机之间的一致性。这是第一篇关于控制论的论文。这时,神经生理学家匹茨和数理逻辑学家合作应用反馈机制制造了一种神经网络模型。第一代电子计算机的设计者艾肯和冯·诺依曼认为这些思想对电子计算机设计十分重要,就建议维纳召开一次关于信息、反馈问题的讨论会。1943年年底在纽约召开了这样的会议,参加者中有生物学家、数学家、社会学家、经济学家,他们从各自角度对信息反馈问题发表意见。以后又连接举行这样的讨论会,对控制论的产生起了推动作用。1948年维纳的《控制论》出版,宣告了这门科学的诞生。控制论的研究表明,无论自动机器,还是神经系统、生命系统,以至经济系统、社会系统,撇开各自的质态特点,都可以看做是一个自动控制系统。在这类系统中有专门的调节装置来控制系统的运转,维持自身的稳定和系统的目的功能。控制机构发出指令,作为控制信息传递到系统的各个部分(即控制对象)中去,由它们按指令执行之后再把执行的情况作为反馈信息输送回来,并作为决定下一步调整控制的依据。这样我们就看到,整个控制过程就是一个信息流通的过程,控制就是通过信息的传输、变换、加工、处理来实现的。反馈对系统的控制和稳定起着决定性的作用,无论是生物体保持自身的动态平稳(如温度、血压的稳定),或是机器自动保持自身功能的稳定,都是通过反馈机制实现的。反馈是控制论的核心问题。控制论就是研究如何利用控制器,通过信息的变换和反馈作用,使系统能自动按照人们预定的程序运行,最终达到最优目标的学问。现在,控制论已形成以理论控制为中心的四大分支:工程控制论、生物控制论、社会控制论(包括管理控制论、经济控制论)和智能控制论。它横跨工程技术领域、生物领域、社会领域和思维领域,并不断向各门学科渗透,促进了自然科学和社会科学的紧密结合。几十年来,控制论有了很大的发展,并且随着科学技术的进步,被广泛地应用到许多领域。
除了控制论外,系统论和信息论也是控制的理论基础。
系统论是美籍奥地利人、理论生物学家L·V贝塔朗菲(L.Von.Bertalanffy)创立的。系统论研究的是系统一般模式、结构和规律的学问,它研究的是各种系统的共同特征,用数学方法定量地描述其功能,寻求并确立适用于一切系统的原理、原则和数学模型,是具有逻辑和数学性质的一门新兴的科学。系统论的核心思想是系统的整体观。任何系统都是一个有机整体,它不是各个部分的机械组合或简单的相加,系统的整体功能是各要素孤立状态下所没有的新质。同时认为,系统中各个要素不是孤立地存在着,每个要素在系统中都处于一定的位置上,起着特定的作用。要素之间相互关联,构成了一个不可分割的整体。要素是整体中的要素,如果将要素从系统整体中割离出来,它将失去要素的作用。就像人手在人体这个整体系统中是劳动器官,但一旦手从人体中分离出来,将不再是劳动的器官了一样。系统论的基本思想方法,就是把所研究和处理的对象,当做一个整体系统,分析这个系统的结构和功能,研究系统、要素和环境三者的相互关系和运动的规律性,并优化系统观点看问题,世界上任何事物都可以看成是一个系统,系统是普遍存在的。大至渺茫的宇宙,小至微观的原子,整个世界就是系统的集合。
信息论是由美国科学家申农(Claude E Shannon)在1948年提出的。它起源于通信理论,是研究信息传输和信息处理一般规律的学科,信息论的基本思想和方法完全撇开了物质、能量的具体运动形态,而把人和通信和控制系统都看做是一个信息交流使系统维持正常的有目的的运动。事实上,任何时间活动都可以简化为各种流:如人员流、物质流、资金流和信息流等,其中信息流起着支配作用,它调节者其他流的数量、方向、速度和目标,通过系统内部信息流的作用才能使系统维持正常的和有目的的运动。
控制论研究的是利用信息进行控制,包括信息产生、存储、显示和利用等问题,信息论则主要是处理信息的传输和变换问题;作为系统的一个重要特征,信息是联系系统内部和系统之间必不可少的重要因素,它使物质系统以最为经济的方式进行调节和控制。
系统论、信息论、控制论都是第二次世界大战后诞生并发展起来的综合性学科。实际上,他们是从不同侧面处理同一个问题——系统中的信息问题。
(二)控制的概念
《现代汉语字典》中解释控制为:掌握住不使任意活动或越出范围。简单的理解控制就是驾驭、支配。在控制论中,控制是指为了改善或发展某个或某些受控对象的功能,通过信息反馈,加于该对象上的作用。控制的基础是信息反馈,一切信息的搜集传递都是为了控制,因此控制与被控制、施控与受控,是控制过程的基本矛盾。
在管理学中,控制是指管理人员为保证下属的执行结果与计划相一致,对执行中出现的偏差及时采取纠正措施,以便实现预期目标和计划的管理活动。换言之,作为管理的一项职能,控制是一种监视工作活动的过程,主管人员对下属的工作成效进行测量、衡量和评价,发现偏差,并采取相应纠正措施的过程。其含义主要包括三方面内容:控制活动是一个动态过程;控制活动的完成是通过监督和纠正偏差来实现;控制的目的是为了保证组织目标按计划实现。
控制与其他管理职能既有区别又有联系。控制与其他管理职能的联系表现在控制有助于评价计划,组织及领导的好坏以及控制系统的效率。控制与计划的关系最为密切,计划目标决定控制方向,控制工作为实现目标服务,控制要时时刻刻以实现目标为中心。控制本身需要组织机构作保证,控制活动是按一定的组织层次进行的,各层次都有不同的责任要求才能保证控制系统正常运转。控制为领导决策提供必要的信息,领导依据控制系统所反馈的信息做出修改或更正计划、目标的决策。五项管理职能之间的关系从逻辑关系来看,通常是按发生先后顺序,即先计划,继而组织,然后领导,决策,最后控制;从管理过程来看,在控制的同时,往往要编制计划,或对原计划进行修改,并开始新一轮的管理活动;从五项管理职能的作用看,计划是前提,组织是保证,领导是核心,决策是关键,控制是手段;五个职能之间是一个相辅相成,密切联系的整体。
总而言之,控制是对系统的信息进行分析、比较、判断进而执行的过程,是一个有组织的按预定目的往返调节(反馈)的动态过程。这个过程反映了系统联系普遍联系的观点、有机整体的观点,以及确定性与随机性辩证统一的观点。
在医院,控制职能是从院长、护理部主任到护士长在内的每一位管理人员的职能,护理部作为医院护理系统的施控系统,发挥着传递大量信息的作用和控制工作,经常对下属工作进行监测,看其是否按既定的计划、标准和方向运行,如有偏差就要分析原因,并发出相应指令给各科室护士长和护理人员即受控系统,通过调整和改进各科室护士长和护理人员的行为,来纠正医院护理组织目标实现过程中的偏差,以确保实现护理组织目标。如医院为了贯彻“以病人为中心”的护理宗旨,保证高水平的护理目标,需要增加第一线护士直接护理时间,那么原来由她们所做的大量的准备工作如制作棉签、清洗物品等间接护理项目就得由别人替代完成。护理管理者就必须采取变革举措,改变原有组织结构、人员配备条件、职能、计划,改由供应中心来完成这些工作。形成护士围着病人转,辅助人员围着一线转的结构形式,以保证既定目标的实现。但一些基层的管理人员对自己施控的职责认识不完全,对控制有所忽视。而在护理系统中护士对服务对象来说也是管理者,因此,护士同样对于患者来说也具有控制职能。
(三)控制的意义
1.控制在管理的各项职能中起着关键的作用 控制是管理者的重要职能之一,控制活动贯穿在管理活动的全过程中,通过纠正偏差的行动与其他管理职能紧密结合。一方面,它能保证管理活动的正常运转;另一方面,在必要时可以通过纠正偏差改变其他职能的活动,使管理的决策、计划、组织等职能与控制职能密切联系在一起,有机地形成管理工作的有效循环,在其充分发挥各项管理职能的基础上,完成管理任务实现预定的目标。此种循环是呈螺旋式地连续不断地上升,每一次循环的完成都将把管理工作推向一个新的高度,管理者的责任就是要运用控制职能来监督、推动这种循环向前发展。
控制在护理管理工作中也是一个连续不断的过程。在这一过程中,它要不断地检查和考核各项护理活动是否符合标准,能否达到预期目的,并分析偏差的所在,采取有效措施,及时纠正偏差,最终实现预期目的,以保证护理工作在既定的轨道上正常运转。护理管理中的控制工作实际上就是护理各级主管部门对护理工作控制和调节的过程。为了使病人受到良好的护理,实现康复的目的,护理管理者的责任就是在自觉运用客观规律的基础上,对护理人员及护理工作的运行进行有效的控制和调节,发挥护理工作者最大的潜能,最佳完成护理工作目标,保证实际工作与计划相一致,也就是护理工作的结果与护理组织的预期目标一致。
2.控制对计划的有效执行起着保障的作用 控制与计划是互相依托、密不可分的,是管理工作的两个重要环节。在护理组织中,因为护理管理领导层次较多,常使用分级管理和目标管理,除了高层领导者制订的总体目标、总体计划外,还存在被分解的多个分目标、子计划。管理者的自身素质、管理经验、知识技能都有不同,对情况的估计也不尽相同,因此,在制订计划时可能不完全准确、全面;而同时护理工作的特点是复杂、琐碎、多变,受到内、外多种环境因素的影响,因此,在计划执行过程中也会出现偏差,常有突发事件、紧急事件发生,影响计划的正常实施,甚至于需要改变原有的计划。护理人员独立工作的机会较多,她们本身的素质、知识、技能、经验也不同,会对计划的实施产生各种影响。因此,为了保证计划的有效尽行,必须建立一个完善的控制系统,通过控制系统就能及时发现计划执行中的偏差,通过反馈信息来修订原计划。因此,控制工作在对衡量计划的可行性,监督其执行进度,揭示执行中的偏差,及时提出纠正措施等方面都起着主要作用,从而保障了计划正确、有效地执行实施。
3.控制是护理质量管理的关键 护理质量是护理管理工作的核心,也是护理管理工作的重点。各项护理管理工作中离开质量控制,就意味着管理工作的失控,质量控制是护理管理的基础,是护理管理的生命线。护理管理工作的有效性主要是通过护理质量反映出来的,控制过程的每一个步骤都与护理质量紧密联系。控制标准的明确化、制度化,对于规范组织成员的工作行为,提高护理质量有积极的促进作用。另外,控制的监督、检查、评价活动也是护理质量持续改进的关键环节。
4.控制在护理科研管理中具有重要作用 护理科研管理包括护理科研规划管理、技术成果管理和科技情报管理。在护理科研计划的实施和管理中,对于已确定的科研计划的执行情况进行监督控制,能促使科研在最短时间内,以最少的人力、物力和财力取得最好的高水平的成果。例如在科研计划的施行过程中,掌握科研课题的进展以及计划的执行情况等信息,与确立的科研目标进行衡量,找出偏差并做出纠正,可以减少失误,使科研课题顺利进行。在护理科技成果的鉴定过程中,也离不开控制,首先要采纳或制定好鉴定标准,例如采纳现行的中华人民共和国国家科学技术委员会第19号令发布的《科学技术鉴定成果办法》,在鉴定过程中不断将科研成果与标准对照,检查鉴定工作中是否存在偏差,如成果归类不当、拔高或者低估成果的应用性、科技含量等,进行及时纠正,使鉴定工作客观公正、讲求实效。
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