结核病控制中的项目管理

第六章　结核病控制中的项目管理

近些年来，为有效控制结核病疫情，继成功实施CIDA结核病控制项目之后，山东省提出“以实现规划为目标，以能力建设为基础，以提高发现率和治愈率为重点，以项目管理为手段，系统化培训，规范化管理，示范化推进，分类指导，重点扶持，全面提高，实现山东省结核病防治事业可持续发展”的总体工作思路。经过不懈努力，先后成功引进全球基金流动人口结核病防治项目、TB/HIV双重感染防治项目、流动人口结核病防治项目、耐多药结核病防治项目和监狱系统结核病防治项目。国际结核病项目的实施，除带动当地整体工作外，更带来了国际上先进的项目管理理念;藉此，山东结核病防治工作者发挥主观能动性，先后设计并实施了“实现‘五率’阶段性目标提高结核病防治工作质量”、“构建无结核病的和谐校园”等十余项影响力较大的省级实施性结核病控制项目，项目管理的理念逐步在我省发扬光大。

“工欲善其事必先利其器”。作为实施结核病控制项目的重要工具，除项目本身外，项目管理的理念也适用于规划、指导结核病防治常规工作，譬如，对工作任务的分解，对时间的管理与调度等。依托项目管理理念开展工作，对于优化工作流程，规范服务路径，拓展工作思路，提高工作效率以及提升职工业务素质方面大有裨益。

一、什么是卫生项目

项目是指在限定条件下，为完成特定目标要求的一次性复合任务，它具有明确的开始和结束时间(有可能延期)、明确的规模和预算(有可能改变)，通常还有一个临时性的项目组(项目办公室)。项目的其他说法:课题、攻关、专案、工程、行动或任务。

广义项目是在指定好的时间解决问题，组织机构内的大量工作都可以看成是项目，也许并没有正式列为项目来管理，但仍需要某些项目计划与控制的技巧。项目的外延是广泛的，大到巨型工程(项目群)，小到一次几个人的会议。所有组织都可能有项目，任何人都可能成为项目的执行或管理者。

卫生项目是指由卫生组织开展的项目，通常为实现既定的目标，在一定的时间、人员和其他资源的约束下，所开展的有一定独特性的、一次性的工作。主要特点为创造特定的卫生产品或服务而开展的一次性活动。

结核病控制项目是卫生项目的一种，具体来讲，是结核病控制系统开展的为降低结核病患病率和死亡率的特定干预活动。可以是实施全国结核病控制规划这样的大型项目，或全球基金项目这样针对流动人口或耐多药结核病等特定人群的中型项目，也可以是各结核病控制机构发起的如在本辖区内提高患者就诊率的小型项目等。以项目管理为手段，带动规划目标的实施是目前各级结核病防治机构的共识和做法。

结核病项目是卫生项目的一种，除具体项目内容不同外，其管理原则和方法与普通卫生项目基本相同，因此本章仅就普通卫生项目的常识和管理方法做一介绍。

二、卫生项目的特征

要理解卫生项目的特征，首先需要明白项目和日常工作(运营或操作)的区别。日常工作是指在相对确定的环境下连续不断、周而复始的日常活动或业务，像医院的挂号、收费，医生按常规进行的诊疗活动等，它和项目构成人类有组织的两种活动类型。项目是在相对开放和不确定的环境下进行的独特的一次性的活动或工作。日常工作的产出为标准化的产出或服务，项目的产出是独特的产品或服务;日常工作的管理是基于部门的相对不变的，项目的管理是基于过程系统的、临时性的。一句话，项目是开拓和革新，日程工作是守成和稳定。除此之外，卫生项目还有如下特征。

1．目的性任何项目都有明确的目标。目标应符合以下(SMART)原则，一是特定的和具体的(Specific)，如提高结核病患者或可疑者转诊到位率，提高在校学生结核病特定知识知晓率等;二是可测量的(Measueable)，即提出的目标必须是可以量化的，如转诊到位率提高到80%等;三是可实现的(Achieveable)，即项目的目标在投入一定资源和经过一段时间工作后有可能达到，而不是超越现实的和不切实际的;四是项目目标和项目的总目标具有因果关系(Relevent)，五是具有时间限制的(Time－bound)。

2．独特性项目所生成的产品或服务与其他产品或服务相比，具有独特之处。如一种新药的发明，一种新的结核病患者管理方式等。

3．时限性项目有明确的时间起点和终点，而不是不断重复和终而复始的。

4．制约性每一个项目在经费、设备、技术的等方面的资源投入是有一定限制的。

三、卫生项目的管理

项目管理就是通过一个临时的专门组织，综合利用技能、经费、知识等资源，对资源和活动进行计划、组织、协调和控制，以实现项目的要求和期望。

项目管理知识体系(PMBOK)主要包括三大部分:项目管理特有的知识，一般管理的知识，以及项目相关应用领域的知识(美国2000年版)。项目管理分九个知识领域:范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理和整体管理。

项目范围管理是为了实现项目的目标，对项目的工作内容进行控制的管理过程。它包括范围的界定、范围的规划、范围的调整等。

项目时间管理是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动界定、活动排序、时间估计、进度安排及时间控制等项工作。

项目成本管理是为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。它包括资源的配置、成本与费用的预算以及费用的控制等项工作。

项目质量管理是为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。它包括质量规划、质量控制和质量保证等。

人力资源管理是为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效地发挥和利用所做的一系列管理措施。它包括组织的规划、团队的建设、人员的选聘和项目的班子建设等一系列工作。

项目沟通管理是为了确保项目的信息的合理收集和传输所需要实施的一系列措施，它包括沟通规划、信息传输和进度报告等。

项目风险管理涉及项目可能遇到各种不确定因素。它包括风险识别、风险量化、制订对策和风险控制等。

项目采购管理是为了从项目实施组织之外获得所需资源或服务所采取的一系列管理措施。它包括采购计划、采购与征购、资源的选择以及合同的管理等项目工作。

项目整体管理是指为确保项目各项工作能够有机地协调和配合所展开的综合性和全局性的项目管理工作和过程。它包括项目集成计划的制定、项目集成计划的实施、项目变动的总体控制等。

四、项目的生命周期

不管项目的种类或规模如何，项目的最大特点是有始有终。为了管理上的方便，人们把项目从始到终的整个过程划分为若干阶段，这些不同的阶段构成了项目的生命周期。

1．概念阶段　说明要解决的问题，陈述任务和愿景，任务(mission)是项目必须实现的目标或目的，愿景(vision)是最终结果看起来是什么样子。是卫生项目的定义和决策阶段。这一阶段的主要工作包括:

(1)需求识别　首先充分收集资料并开展现状分析，找出本组织的生存和发展面临的关键问题，提出项目的基本设想。然后分析机遇与条件，在发现问题并提出设想的基础上，对卫生系统的内外环境进行分析，明确面临的机遇和挑战。可用SWOT分析技术:强项(S)是什么以及如何利用，弱项(W)是什么以及如何减少其影响，机会(O)有哪些以及如何把握，威胁(T)有哪些以及如何应对。

(2)提出项目建议书　项目建议书的结构基本相同，主要包括项目目标、项目产出与项目活动、项目监测指标、项目假设或风险。总目标(项目目的)是项目要实现的高层次的效果，项目目的应该明确:应符合国家卫生发展战略;应与机构的发展战略一致;应充分说明项目理由;应清晰确定目标人群;应反映期望结果而不是过程。分目标(具体目标)是由于本项目的产出而引起受益者的行为、绩效等方面的变化，具体目标要符合前述的SMART原则。

根据项目目标阐明项目产出和主要项目活动。项目产出为项目实施者提交的产品或服务等实际结果。项目产出应具备以下条件:应为实现目标所必需;现有条件下可行;各产出结果应为整体服务并相互促进;以需方为导向;项目实施的管理系统可作为产出;项目产出+假设，构成实现目标的必要条件。项目活动是为获得项目产出所必须开展的一系列主要活动，是制定项目实施计划的基础。项目活动必须具备以下条件:明确的行动策略;决定项目的资源投入需求，每项产出以5～10项活动为宜;活动、产出、目标、目的之间须有逻辑关系，并在总体上切实可行。

项目监测指标指测定是否达到项目目的、目标、产出、活动等所采取的指标。制定项目监测指标时应注意:指标应可测量;具体描述数量、质量、时间、地点和目标人群;有符合成本效益的评价方法;用过程指标在项目结束前评价目标实现程度;用里程碑指标监测产出进度;用间接指标替代难于测量的指标。

项目假设或风险是指完成项目活动、实现项目产出所必须具备的条件或因素。要求:从正面描述假设;对应于同层次内容;只包括关键性的假设，低风险假设不必列出;具体、明确、可监测，应将风险分级;分析风险并提出管理措施。

2．卫生项目设计阶段　在卫生项目明晰后，提出具体的解决方案，并详细估计所需资源的种类、数量以及所要花费的时间和成本。这一阶段的主要工作包括目标确定、范围界定、工作分解、工作排序、成本估计、人员分工、资源计划、质量保证及风险识别。项目计划必须具有足够的灵活性，以适应环境的合理变化，制定应变计划。实施细节应到可以控制的程度。任务分解时可以参考工作分解结构法(work breakdown structure):必须做什么，各项工作谁来做、要花多长时间，需要哪些资源以及估计成本是多少?本阶段的最后产出为一份详细的项目计划书。

3．卫生项目实施阶段　项目的具体实施阶段，包括制定详细的实施计划、严格执行计划开展各种各样的项目控制工作，以保证实现项目目标。该阶段的主要工作包括项目控制标准的制定、项目实施工作、项目实施中的协调、项目实施中想绩效度量、项目实施中的纠偏工作。

项目控制标准的制定(进度、成本、质量等要素控制标准)是项目实施与控制阶段的首要任务，它提供了项目实施阶段的管理依据和标准。主要包括项目进度控制、成本控制、过程控制。

项目实施工作的开展即项目产出物的生产或形成工作。项目实施中的协调指项目管理人员通过指挥、调度和协调等管理工作，使项目活动处于一种有序的状态。项目实施工作的绩效度量是指将实施工作中的实际结果与项目控制标准进行对照和比较，掌握项目实施情况与项目标准之间的偏差、造成偏差的原因等。项目实施中的纠偏是指采取各种行动去纠正项目实施中出现的各种偏差，使项目实施工作处于受控和有序状态。

4．卫生项目终止阶段　项目终止阶段即完工于交付阶段，是移交项目结果和评估项目绩效的过程。在移交之前，要检查、检测项目的结果是否满足项目要求;进行绩效评价和经验总结，以便为今后执行相似项目积累项目经验。

五、项目的组织实施

1．实施项目的组织机构

(1)领导机构　应包括该计划实施直接有关的部门领导和主持实施工作的业务负责人。领导机构的职责是审核实施进度表和预算、听取项目进展报告，提供政策支持，研究解决计划执行中的困难和问题等。

(2)执行机构　执行机构指具体负责操作和运行计划的机构。除特殊情况需另成立专门机构外，一般执行机构即为卫生专业部门和/或相关业务部门，其成员大多为专业技术人员。

(3)组织协调与合作　由于卫生项目需有社区的广泛参与，因此社区有关部门、机构、团体发动并参与到项目中来，建立相应社区工作网络并充分合作

(4)政策支持　政府部门的支持性政策对于卫生项目实施工作有很大影响，可以动员社区资源投入、开创多部门协调合作的局面、影响群众参与的态度、创建有利于实施工作的环境等。成功的项目工作不因项目的结束而停止，其重要条件之一即为政策的支持。

附件3为山东省结核病控制项目办关于日常工作的管理办法，其内容覆盖了项目办组织项目工作的大多数方面，供大家参考。

2．培训实施工作人员　培训的目的应明确，培训应根据项目的要求，确定学员应掌握的知识和技能;培训应注意理论联系实际。培训的内容和方法要根据项目的要求来选定，同时要适合学员的具体条件及时评估。不断地收集各种反馈意见，随时注意培训遇到的新情况，新问题，及时调整教学内容。

选择培训实施工作人员应注意实施人员应具备的知识、技能和经验、管理知识、专业知识、专业技能能否满足需要。在确定接受培训的学员时，应了解学员是否能满足培训项目的要求，文化程度等。

接下来是制定培训计划，首先是师资的落实，师资的选择，应是为了最佳地达到教学目的，而不可一味为了权威效应。其次是教材准备、设计培训方法、教学场所和设施的落实。

3．实施过程中的质量控制　主要包括对工作进程的监测(依据实施时间进度表)和对活动内容的监测。主要检查实际开展的活动在内容、数量上是否达到计划要求。对项目活动开展状况的监测包括:实施人员工作状况、目标人群参与状况、相关部门配合状况监测。对经费开支的监测要看依据项目经费预算进行。监测实际开支与预算的符合程度，分析原因，及时调整分项预算，控制整体预算，保证计划的顺利执行。

4．项目的总结和评价　总结和评价的目的和意义是保证计划设计和项目实施的质量，科学地说明项目的价值，向公众和资金提供者说明项目实施所取得的结果，进一步丰富和充实理论知识。

总结和评价是项目管理的重要组成部分，贯穿于计划和实施的全过程。评价将客观实际与预期目标进行比较。评价始于计划，即评价计划的适宜性、可行性;还要对于项目执行后是否达到了预期效果，达到目标的程度进行评定。评价的前提确定项目的价值标准即项目目标的确定，然后确定评价的基本工具——指标体系，在确定指标体系时要注意指标的准确定义和测量方法的客观性。

5．项目档案的记录与保存　与项目实施有关的重要活动、记载项目实施主要过程的文件和具有保存价值的各种载体均属于归档范围。可对项目档案实行分阶段归档管理。在设计阶段包括立项发文文件、项目申请书、专家评审意见及相关文件、项目合同书、经费预算表、经费拨款凭证。在项目实施阶段包括项目计划书、重要活动的记录材料、各阶段性工作完成后的小结、项目年度执行情况表、工作报告、技术报告等。在项目终止阶段包括项目总结、发表论著、会议交流材料等。

在项目重大活动的记录和归档工作中，“任务计划书”和“一事一档”是一种有效的管理措施。任务计划书为在项目执行单位在开展项目启动或项目培训等大型活动时的一种计划，包括责任人、活动场所、活动顺序、预算等。具体格式可参考如下格式:

在项目的重大活动中，采用“一事一档”制是行之有效的材料归档和保存办法。将相关材料统一装订保存，便于以后查阅。比如在召开项目启动会时，一事一档的内容可包括如下几个方面:启动会任务计划书、会议通知、会议日程、领导讲话稿、培训课件、启动会照片、签到、会议小结、启动会支出结算单等。

举办×××培训班任务计划书

培训名称

申请科室

培训组成员

培训负责人

培训时间

(张修磊)