档案提供利用

第九节　档案提供利用

一、基本概念

档案提供利用是指档案收藏者以利用者为服务对象，以提供档案馆的库藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案资源为利用者服务的工作。

二、主要内容

1．介绍档案馆的馆藏档案形式和内容，提供各种不同类型的档案检索工具；

2．分析和预测社会对档案信息的需求特点，开展档案深层次开发，积极向社会提供咨询服务，通过各种方式为利用者提供档案和情报信息。

三、档案利用服务工作的类型

（一）阅览服务

档案的阅览服务是档案利用服务工作的主要形式。因为很多档案材料往往只有一份，有的还有一定的机密性，如果不采用馆内或室内阅览方式，又不宜外借，这样很多档案就无法为社会提供服务。因此，阅览是档案利用最好的方式。

（二）外借服务

档案的外借服务是档案利用的辅助手段。它是指为满足某些特殊的利用需求，经审核批准后，允许用户将档案原件带出馆外使用的一种服务方式。

（三）复制服务

档案的复制服务就是为利用者制发档案复制件。这种服务一般都是根据档案用户需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制、摘录等手段，向档案用户提供一至多份的档案复制品。

档案的复制有两种形式：一种是档案的副本，即档案原件的复制；另一种是摘录，是选取档案原件的某些部分：制发档案复制本的方法有手抄、打印、摄影、静电复印和缩微复制等。现在使用得较多的是静电复印方法，其优点是能节省人力、成本较低。随着社会对档案利用需要的不断增长和档案部门科学技术条件的发展，根据档案原件制发各种复制本已成为档案馆提供利用的发展趋势。

（四）举办展览服务

档案展览是指档案收藏部门根据某种需要，按照一定的主题，以展出档案原件或复制品的方式，系统地介绍馆藏档案内容与成分的一种服务方式。它具有用户多、社会影响面大等特点。

（五）制发档案证明服务

制发档案证明是指依据库藏档案的内容，为利用者提供某项事实的证明材料的一种服务方式。它的作用是为了核实某种事实在馆藏中的记载情况。

（六）咨询服务

档案的咨询服务，是指档案工作人员答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。它是档案馆的一项经常性的重要的服务方式。

（七）印发档案目录信息服务

由于档案信息的特殊属性，许多档案文件的内容与成分，档案用户并不知道得很清楚。因此，档案馆可以采取印发、出版、交换档案目录等方式解决这个问题，提高库藏档案文件的利用率。